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2022年4月 Microsoft 365 の新機能をチェック! Viva・Stream・Teams の気になるアップデートを紹介

microsoft teams

どうも、Microsoft MVP の中村太一です。

季節の変わり目という感じで寒暖差の激しい毎日ですが体調いかがでしょうか?僕は元気です!

今回は4月に展開された(展開中の)Microsoft 365 の新機能から、僕の独断と偏見で3選を紹介します。

 

Microsoft Viva インサイト :インスピレーション ライブラリ(プレビュー)登場

みなさん、 Viva インサイト( Viva Insights )を利用していますか? Microsoft Teams にアプリとして追加できるので是非使ってみましょう。まだまだ発展途上なモジュールですが、今でも実用的なのはフォーカス時間の予約ですかね。そして今回紹介するのは突然プレビューとして登場した「インスピレーション ライブラリ」です。 Microsoft Teams の Viva インサイト アプリの上部タブ内にメニューが表示されていると思います。

Viva インサイト の インスピレーション ライブラリ

こちらは Microsoft 曰く「業界の専門家による思考リーダーシップが集い、人生と仕事の両方を生き抜く力を得る目的で設計されています。」との事です( Microsoft Docs より引用)。

つまり平たく言えば元気になれる・ポジティブになれるような記事を大手メディアの記事からキュレーションされて表示されているというものです。

従業員エンゲージメントの一環という事で、休憩中や通勤時間などに気になる記事を読んでみると良いと思います。読む時間の目安も記載されているのも親切ですね。

企業側としてもこういうものは別途お金を払ってサービスを契約して従業員に利用してもらいますが、 Microsoft 365 を導入していれば追加費用なく従業員に促せるので良いですね。

 

【関連記事】

Microsoft Vivaとは?Teamsを活用したワークフローを実現

従業員エクスペリエンスを変える Microsoft Viva の 4 機能

 

Microsoft Stream :ビデオにサムネイル・タイトル・説明を付与可能に

Microsoft Stream は非常に簡単に言えば「社内版 YouTube 」という言い方をすればすぐに理解してもらえると思いますが、その Microsoft Stream は元々 Azure ベースだったものを OneDrive / SharePoint ベースにしている途中です。

現時点では、前者を「 Microsoft Teams (クラシック)」と呼び、後者を「 Microsoft Teams (SharePoint ベース)」と呼んでいます。

詳細は Microsoft Docs の以下のページを参照ください。

Microsoft Stream の新しいバージョン – Microsoft Stream | Microsoft Docs

 

今回はその新しいほう、「 Microsoft Teams (SharePoint ベース)」の機能です。つまり、 OneDrive や SharePoint のライブラリにアップロードした動画ファイルに、サムネイルやタイトルや説明を付与する事ができます。

ファイル名以外で動画にタイトルをつけられ、説明文に適切な説明を入れれば検索にも有効です。

動画ファイルにタイトルと説明文を付けられる

Microsoft Teams :会議の録画の有効期限

Microsoft Teams の会議の録画機能は便利ですよね。おそらくユーザーの多くが利用していると思います。

一方、 Microsoft によると「録画されてから60日後までに視聴している動画は5%未満、120日後までに視聴している動画は1%未満」という統計があるようです。

その統計に基づいて、会議の録画に有効期限の項目ができ、自動で期限を切られるようになりました。既定で切られる有効期限は60日もしくは120日のようで、これはカスタムポリシーの設定次第との事なので、是非ご自身の環境で確認ください。自動で切られた有効期限は後から変更する事もできます。

会議チャットの録画ファイルへのリンク(下に有効期限の説明文あり)

このように会議を録画完了すると会議チャットにリンクが表示されますが、有効期限の機能が展開されると下部に有効期限の説明文が表示されます。

会議を慣習的に録画しているけど会議後にほとんど視聴されていない…という場合はストレージの無駄になるので、有効期限の自動設定は良いですね。

 

【関連記事】

Teams 会議とは?予約・参加方法を1から解説

 

Teams 会議の有効期限設定の注意点

しかし、もし例えば「半年後」「1年後」に録画動画が見られる可能性がある場合(社内研修・社長のありがたいお言葉、など)、有効期限の設定には気を付けておきましょう。

怖いのは有効期限の事をウッカリ忘れていて、有効期限が切れて更に一定期間が過ぎると、動画ファイルは完全削除され、復元できなくなってしまいます。

撮り直しができないような大事な動画が消えてしまったら大変ですよね。そして、ユーザーの誤操作などによって削除されたデータは Microsoft の責任範囲の対象外なんです。

そのため、 Microsoft 365 のユーザー企業側で別途バックアップを取っておくと安心です。

AvePoint にも Cloud Backup という製品があるので、是非チェックしてみてください!

AvePoint Cloud Backup 製品ページ

 

5月以降のアップデートもお楽しみに!

という事で4月のアップデート情報から3選でした。

今後も大きなアップデートが控えています。ワクワクドキドキしながら正座で待機いたしましょう!

 

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