最も効果的で利用されているコラボレーション ツールのいくつかはクラウド上にあり、物理的制約を超えてビジネスの継続性をサポートします。SharePoint は Microsoft の効率的なツールのひとつで、サイトの作成に理想的です。さらにドキュメント ライブラリとして機能するとともに、組織内外のコミュニケーションに役立つその他多くの機能を備えています。また、Teams、OneDrive、Yammer などの他の Microsoft 365 ソリューションとも統合されており、これらのツールがすべて連携して、優れたコラボレーション エクスペリエンスを提供します。
ただし、ユーザーは自分でサイトを作成したり、外部とドキュメントを共有したり、適切な権限がなくてもユーザーを追加できるため、管理の点から課題が発生します。権限管理が不十分なままで組織内で広く使用すると最悪の事態となります。一方、IT 管理者とセキュリティ管理者は、ユーザーからのリクエストやアクションを常にすべて監視できるとは限りません。ユーザーがタスクを完了するために必要なリクエストを送信できるようにしながら、すべてのコンプライアンスと安全を徹底するためには、ガバナンスが不可欠である理由はそこにあります。
※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 6 月 29 日付で公開された記事 “How SharePoint Governance Integrates With Other Microsoft 365 Apps” を日本語編訳したものです。
今回のブログでは、SharePoint ガバナンスがどのように役に立つか、他の Microsoft 365 ソリューションやサービスの設定とどのように関連しているかを見てみましょう。
SharePoint ガバナンスとは?
ガバナンスは、SharePoint Online でもオンプレミスの場合でも、使用する前に誰もが最初に検討する必要があることのひとつです。Microsoft は、ガバナンスを「組織のビジネス部門と IT チームが目標を達成するためにどのように一緒に作業を行うのかを制御する一連のポリシー、役割、責任、およびプロセス」と単純に定義しています。前述のように、SharePoint は他の Microsoft 365 アプリと統合されているため、SharePoint のガバナンスについて話すときは、Microsoft 365 のコラボレーション ガバナンスについても考えなければなりません。
Microsoft 365 グループと SharePoint 間の設定の相互作用
Microsoft からは、SharePoint と、Microsoft Teams、Outlook、Yammer、Microsoft 365 グループなどの関連アプリ全体でガバナンス ポリシーを有効にするさまざまなオプションが提供されています。Microsoft 365 の Microsoft 365 グループおよび SharePoint の一部の設定 (特に共有とグループ/チームとサイトの作成に関連する設定) は、互いに重なっています。次の図は、Microsoft 365 グループの設定が SharePoint の設定とどのように重複するかを示しています。
Microsoft ウェブサイトより抜粋
では、これらは互いにどのように影響するのでしょう。これらの設定の関係を示すいくつかのシナリオを次に示します。詳細については、この Microsoft 社のサイトをご覧ください。
- 組織とサイトの外部共有: これはユーザーが、ファイルやフォルダーを組織外のユーザーと共有できるかどうかを指定する SharePoint 設定です。SharePoint の設定がグループの設定と一致しない場合は、グループ内のゲストがサイトへのアクセスをブロックされたり、サイトとグループ内以外の外部アクセスができなかったりする状況が発生します。これを解決するには、グループ設定およびグループに接続された SharePoint チーム サイトの設定の両方を確認する必要があります。
- ユーザーが SharePoint スタート ページと OneDrive からサイトを作成できるようにする: この設定は、ユーザーが新規 SharePoint サイトを作成できるかどうかを決定します。この設定が無効になっている場合でも、ユーザーはグループを作成する過程でグループに接続されたチーム サイトを作成できます。
Microsoft 365 グループと Microsoft Teams 間の設定の相互作用
上の図は Microsoft 365 グループと SharePoint の設定の関係を示していますが、下の図はこれに Teams 設定との関係を追加しています。
Microsoft ウェブサイトより抜粋
これら 3 つの Microsoft サービス間の関係のサンプル シナリオを次に示します。ただし、一部の SharePoint 設定は、チームでのユーザー エクスペリエンスには直接影響しません。
- 特定のセキュリティ グループのユーザーのみが外部と共有できるようにする: この SharePoint の設定で、特定のセキュリティ グループのメンバーがファイルとフォルダーを外部と共有できるようになります。これにより、チームの所有者が外部とチームを共有することを妨げずに、チームのゲストが関連する SharePoint サイトにアクセスできるようになります。
- SharePoint サイトの共有設定: この設定は、チーム外でサイトを共有できるユーザーを決定します。チームまたはサイトの所有者が設定します。これにより、ユーザーをサイトに追加しつつ、チーム自体やチーム内のコンテンツにはアクセスできないようにすることができます。
SharePoint だけを管理することは、特にアクティブなユーザー ベースを持つ大規模な組織にとっては面倒な場合があり、他の Microsoft ソリューションと統合するとさらに複雑になります。ただし、適切なコラボレーション ガバナンスが実施されていれば、これらすべてを適切に管理できます。サードパーティのソリューションを利用することで、SharePoint やその他のサービスのガバナンスのメリットを最大化することもできます。AvePoint Cloud Governance (アブポイント クラウド ガバナンス) がガバナンスの問題をどのように改善できるかを是非チェックしてみてください。
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