未読メールを整理して業務効率をアップさせる方法
Outlook アプリを開くたびに、「一体どうして私には 1 日 1,000 通ものメールが来るんだろうか?」 「いったいいつからこんなにメールボックスがぐちゃぐちゃになってしまったんだろうか?」と頭を抱えたことはないでしょうか。
実際のところ、業界や会社のサイズを問わず、多くのオフィス ワーカーが同様の悩みを抱えています。今回の記事では、Outlook にたまった 未読メールを整理して業務効率をアップさせる方法 5 件 をご紹介します。
1. メールボックスの残容量を確認する方法
「メールボックスがもうすぐ満杯になります」という通に「もうすぐ、って、具体的にはいつ?」と感じたことはないでしょうか。この場合は、メールボックスの残容量を確認してみましょう。
メールボックス の残容量は、Outlookのデスクトップ アプリを開き、ストレージを確認したい受信トレイを選択して右クリックし、[プロパティ] > [フォルダー サイズ] の順番に進むことで確認可能です。
残容量はキロバイトでのみ表示されるため、メガバイトに変換する場合には換算が必要です。上記の例では、このユーザーのデータは266.410 MBです。
2. Outlook メールボックスが容量に達してからストレージを整理する方法
メールボックスが容量に達したときが、実はデータ整理をするいいタイミングです。 Outlook の標準機能にはメールボックス クリーン アップツールがあり、過去に受信した大量のメールを簡単に整理できます。
【実行方法】
1. Outlook のデスクトップアプリを開きます。
2. [ファイル] > [ツール] ドロップダウンから > [メールボックスの整理] をクリックします。
メールボックスのクリーンアップでは、以下のような操作が可能です。
・自動アーカイブ機能を利用したアイテムのアーカイブ
・メールボックスと個別のフォルダーの合計容量サイズを確認
・指定した日付より前のメール、または指定したサイズより大きいサイズのメールを検索
3. Outlook メールボックスが満杯になるのを防止する方法
上記の方法でメールボックスは整理できますが、一番良いのはメールボックスがそもそも満杯にならないようにすることです。これは以下のような方法で実現できます。
古いメールのアーカイブ: 保存しておきたいメールをアーカイブして、残容量を増やしましょう。アーカイブすることで、あとで検索しやすくなります。
「削除済みアイテム」フォルダーを空にする: 「削除済みアイテム」フォルダーの中身は定期的に削除しましょう。
「迷惑メール」フォルダを空にする: この操作をすることで、Outlook メールボックスのスペースが、実際に必要なメッセージ用として利用可能になります。
添付ファイルをメールボックスの外に保存する: 意外かもしれませんが、メールボックス容量のかなりの部分を占めているのは、実は添付ファイルであるということは決して珍しくありません。添付ファイルはチーム サイトや OneDrive for Business に保存して、限られた容量を有効活用しましょう。
4. Outlook によるメールの自動削除機能を停止する方法
Outlook には、メールを自動的に消去し、ユーザーが気が付かないうちに削除済みアイテムフォルダーへ移動する機能があります。自動削除を停止するためには、以下の手順に従います。
【実行方法】
1. Outlook のデスクトップ アプリを開きます。
2. [ファイル] > [オプション] > [詳細設定] の順に移動し、Outlook の開始と終了 セクションの [Outlook の終了時に、削除済みアイテム フォルダーを空にする] チェックボックスをオフにします。
5. 他のアプリで済むことは他のアプリで行う方法
メールボックスがいっぱいにならないようにする最も簡単かつ有効な方法は、「メール以外でできるコミュニケーションは、メール以外で行う」 ことです。特に Microsoft Teams の使用頻度を増やすことにより、「メールでなくてはいけない連絡だけがメールで来る」 状況をつくることができます。
これは、「メールが得意なコミュニケーション スタイル」「Teams が得意なコミュニケーション スタイル」 を把握することで、効果的に達成できます。
AvePoint のオリジナル eBook 『はじめてみよう! Office 365 Groups & Microsoft Teams』第 3 章には、メール、Teams、Yammer など、それぞれのコミュニケーション ツールの比較表が掲載されています。無料ダウンロードは こちら から↓
(この記事は、米国 AvePoint のブログに掲載された記事 “Is Your Outlook Mailbox Full? 5 Tips to Get Rid of Clutter!” を日本語編訳したものです。)
