Microsoft Teams タブ 活用法
競合製品にはないシンプルさ、そして便利な機能。それが、Microsoft Teams が Fortune 100 企業のうち 90% 以上の企業に採用される など、全世界の数多くの企業に愛用されている理由のひとつです。その中でもとりわけ便利な機能として、各チャネルにタブを設定できる機能があります。
タブを設定することで、Teams インターフェイスを離れることなくアプリや Web サイトにアクセスできるため、ワークスペースとしての Teams が一層便利に利用可能になります。
とはいえ、タブを必要以上に作成しすぎてしまうと、情報の氾濫につながり、却って不便になってしまう可能性もあります。今回の記事では、すべてのチームが活用すべきタブ 5 選をご紹介します。
タブ (1): [ファイル] タブ
[ファイル] タブには、チャネル上に保存されたすべてのファイルが格納されます。アップロードしたすべてのドキュメントも、自動的にファイル タブに追加されます (この部分は、後半の内容を理解するためにも重要です!)。
チャネルの作成後、ファイル タブに移動し、アップロードされるすべてのファイルが適切な場所に保存されるように、あらかじめ保存先のフォルダーを作成しておきましょう。
チーム メンバーがそのチャネルにファイルをアップロードする際は、まずフォルダー タブ内に作成した適切なフォルダーにそのファイルを保存してもらい、そのリンクを取得してチャネルに共有することを推奨します。
このステップを踏むことで、大量のファイルが「ファイル」 タブに無秩序に防ぐことができます。最初にフォルダーの設定をせずに後で整理しようとすると、チャット内のファイルへのリンクが壊れ、利用できなくなるため、注意が必要です。
タブ (2): Web ページ タブ
チームのメンバーが頻繁にアクセスする (または、今後アクセスする可能性がある) Webサイトをタブに追加しておくのも便利です。もし特定のチャネルで頻繁に共同作業を実行している場合は、作業に必要な Web サイトを Web ページ タブから直接アクセスできるようにしておくと便利です。メンバーの Microsoft Teams 利用促進にも貢献し、チーム メンバー全員が同じ環境で、ストレスなく作業することができます。
タブ (3): 個別ファイルのタブ
リファレンスとして頻繁にチームがアクセスする可能性のあるファイルのために、個別のファイル タブを追加すると、さらに便利に作業を進められるようになります。例えば営業部の場合、週例会議で全員が参照する Excel ファイルなどをタブに埋め込んでおくと、ファイルを探し回る手間が解消され、便利です。
タブ (4): チームの目標・ルール説明のタブ
チーム共通で実行しようとしている四半期計画や、達成を目指す年次のミッション、プロジェクトのタイムラインなど、そのチームの目標そのものに関連するドキュメント等があれば、是非タブに入れておくことをお勧めします。 また、チーム利用のルールがある場合は、タブに追加しておくのはとても良いアイディアです。
これは、そのチームに新規参加するメンバーが、そのプロジェクトのミッションと方向性、各タスクの担当者などを、簡単に把握することができるようになります。
加えて、 プロジェクト/タスク管理アプリである Microsoft Planner と Microsoft Project を利用している場合は、こちらもタブに設定することで、より業務効率が高まります。
タブ (5): Wikiタブ
最後に、チャネルを作成したときに自動で生成される wiki タブをご紹介します。 wiki タブは必ずしもすべてのチームに必要とはいえないながら、社内ナレッジの共有や管理、あるいは FAQリストとして活用することもでき、非常に便利です。
Wiki の利用を組織全体に根付かせるためには、定期的に Wiki に記載された内容を周知することが最も有効です。できる限り自分でも Wiki を参照してみることをお勧めします。
【おわりに】
Microsoft Teams タブ 活用法 はいかがでしたでしょうか? ここまでご紹介したタブを活用することで、誰もが作業中のチームの全体像をつかむことができます。ファイルタブ以外は必須のものはありませんが、これら5つのタブすべてがワークフローを効率化するのに役立つはずです。
(本ブログ記事は、2019 年 9 月 12 日に米国 AvePoint ブログに発表された “5 Microsoft Teams Tabs Every Team Should Have” を日本語抄訳したものです)
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