官民を問わず、様々な組織で Microsoft 365 の導入が増えつつあります。普及を続ける一方で、「膨大なソフトウェア群をどのように管理すればよいのか」という懸念を持つ方も多いかもしれません。
Microsoft 365 が提供するサービスは Outlook、SharePoint、Planner、Groups、Teams、Yammer など多岐にわたります。これらすべてを管理することは、プラットフォームの完全な制御に慣れた管理者にとって大変な作業です。特に Microsoft 365 をサービスとして提供するテナント所有者にとって、その負担は一層大きなものに感じられるでしょう。
大規模で性質の異なる組織や機関がコスト削減を目指す中、サービスの統合は大きなテーマのひとつとなっています。Microsoft 365 は、異なる部門や部署間での共有サービスとして利用されることが少なくありません。コスト削減という観点では有効な手法ですが、自ら運用して、環境を完全に管理することに慣れた人にとっては困難が伴うこともあります。
共有テナントのモデルで運用する場合、ある管理者が自分の部門のコンテンツだけを閲覧でき、他の部門のコンテンツは見られないように管理者権限を分けることは不可能です。SharePoint の管理者 (サイト コレクションの管理者とは異なります) は、テナント内の SharePoint サイト コレクションをすべて閲覧できます。同様に、Exchange の管理者はテナント内のすべてのメールボックスを確認できます。これに伴い、以下の 2 つの対策が考えられます。
- 各部門の管理者に対し、自分が監督するサービスの関連コンテンツすべてにアクセスできるように、より高い管理者権限を付与する。
- 管理者により高い権限を与えることなく、サービス プロバイダーがすべてを管理する。
また、この 2 つの対策を取った場合、以下の 2 つの問題が発生するおそれがあります。
- 自分たちのコンテンツ (非公開または機密にすべきコンテンツ) に対して高度な権限を有する管理者が追加されることに反対する部門が出てくる可能性。
- 部門で考慮すべきガバナンス関連事項があるため、管理者が追加の特権を申請する可能性。
しかし、これは過去の習慣を引きずった考え方であることが少なくありません。部門にかかわらず、こういった懸念は共通しているのが普通です。だからこそ、この状況を変えるには、グローバル管理者が共有テナントでガバナンス ポリシーを定義することが大切になります。テナント所有者は、同じポリシーを何度も設定するのではなく、全員が対象となる基準を設定し、必要に応じて独自のニーズを考慮して設定することも可能です。これはまさにトップダウンによるガバナンスの手法です。
上図では、この手法のコンセプトを分解し、どのように導入すればよいかを示しています。
テナント レベル
テナント レベルでは、全部門に共通の一般的なニーズに対応するガバナンス ポリシーを導入します。一般的には、セキュリティやコンプライアンス上の懸念に対処するポリシーが設定されます。
部門レベル
ビジネス特有のニーズについては、部門レベルで対応可能です。これらのポリシーは、部門自体や従業員の共同作業、ビジネスの進め方などにより大きな影響を与えます。ガバナンス面でこういった制御を行うことで、外部共有のコントロール、権限の設定、メタデータの懸案事項などに対処できます。
アドホック
特殊なニーズや独自のニーズについては、その都度対応できます。また、特定の個人グループに特有のニーズがある場合も、ケース バイ ケースで変更することが可能です。標準的な設定とは異なる、懸念が生じた際の対応計画を備えておく必要があります。
利用環境における設定方法が分からない場合は、AvePoint のガバナンス ソリューションをご検討ください。AvePoint のソリューションでは、上記のような委任構造を導入できるほか、設定されたポリシーを自動で実施する機能を備えています。
データ ガバナンスから困難な要素を排除しましょう。適切なチーム、枠組み、ツール、そして少しの忍耐さえあれば、ガバナンスは容易になります。
※この記事は、米国 AvePoint で 2019 年 3 月 27 日付で公開された記事 “How to Develop a Top-Down Office 365 Governance Strategy That Won’t Falter” の内容を日本語抄訳したものです。
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