Microsoft 365 でのライセンス管理に関して言えば、集中型 IT 事業部門には、さまざまな事業部門に製品とサービスを提供し管理を任せる以外にも、やるべきことがたくさんあります。さらに集中型 IT 事業部門には、スマートに計画を立てることも求められています。
費用を予算内に抑えつつ、業務に適切なツールをすべての社員 (もしくは事業部門) に提供することを徹底するため、各事業部門の管理職社員は、ライセンスの割り当て先、そして利用状況について正確に把握する必要があります。そのために管理職社員は、次の質問の答えを考えなければなりません。
- ユーザーが必要としている Microsoft 365 のサービスを提供できているか?
- 提供しているサービスを社員がどの程度利用しているか? 利用頻度は?
- 利用中のライセンスは、予算の最善の投資先か?
残念ながら、これらの質問に対する答えを見つけるのは簡単なことではありません。なぜなら、これらの質問は長年にわたって、IT 事業部門の責任者と、IT 事業部門がサポートしている事業部門を悩ませる頭痛の種だからです。そしてこれは決して取るに足らない問題ではありません。事実、昨年 Gartner 社のバイス プレジデントは、2020 年 SaaS (Software as a Service) に投じられた資金の 30% 以上が使用されなかったと指摘しています。金額にするとこれは約 300 億ドルに相当します。
※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 7 月 13 日付で公開された記事 “3 Ways AvePoint’s New Cense Solution Supports Microsoft 365 License Management” を日本語編訳したものです。
Microsoft 365 のライセンス管理の謎を解明する
そもそも Microsoft 365 は、情報をまとめて確認できるように作られていません。Microsoft 365 では、単一のトップダウン (テナントごとの) フォーマットでしかライセンスへの支出を確認することができません。このネイティブ機能では、特定の社員または特定の事業部門がライセンスに費やしている費用を確認することができないため、必然的に Microsoft 365 の利用状況に応じてライセンスを調整することや、効率化を図ることが難しくなります。
では、ライセンスの利用状況を必要としている程度まで明確に把握できる手段はないのでしょうか?
カスタマイズされ、コスト効率に優れた、企業のあらゆる変更に対応できるエコシステムをサポートするには、優れた Microsoft 365 のライセンス管理ツールの有無が鍵となります。
ここで AvePoint の Cense をご紹介させていただきます。Cense は、Microsoft 365 のラインセンス管理を簡単にし、より情報を把握できるようサポートすることを目的としたソリューションです。この種のソリューションは (規模を問わず) 企業はもちろん当社の Elements ポータル経由で複数のお客様にサービスを提供しているマネージド サービス プロバイダー (MSP) からも熱望されているのです。
Cense の価値を主軸とした機能があれば、常に情報を把握し、思いのままにライセンスを管理できます。当社のソリューションが、Microsoft 365 の効率的な利用をサポートできる仕組みをご紹介します。
1.予算の確認 & Microsoft 365 のライセンス管理を簡単にします
Microsoft ライセンス管理ツールがなければ、投資がどのように利用されているか、もしくは利用されていないかを把握することはできません。つまり、最終的な請求金額しかわからないという事態に陥ります。例えば、4LDK の住宅を購入する場合、間取りや設備がご自身のニーズに合っているか確認したいと思うのは当然のことではないでしょうか。
もちろん、IT 事業部門はライセンスの利用状況をモニタリングするため、自分たちで独自のソリューションを開発できるでしょう。ただし、その場合 IT 事業部門は、別の手段 (自分たちで PowerShell スクリプトを書いたり、サードパーティ製ツールで Excel のレポートを実行したりなど) を取らなければならないでしょう。IT 事業部門の規模を問わず、膨大な時間を要する複雑な作業となることは間違いありません。
各事業部門や社員による Microsoft 365 のライセンスの利用状況に基づき、データを参考に意思決定することを可能にするため、Cense は明確な情報、カスタマイズされた提案、分散された管理権限が表示されたダッシュボードを提供します。
Cense は重要な情報を簡単かつ速やかに掘り下げて確認する上で役立ちます。以下、Cense で掘り下げて確認できる情報をいくつかご紹介します。
- サブスクリプション タイプ別の Microsoft 365 の利用状況 & 採用状況
- Microsoft が提供している項目割引、ライセンス アップグレード、プレミアム SKU の影響
- 十分に利用されていないプレミアム ライセンス タイプの主体的な追跡 & 特定
これらの情報を把握していれば、重要なデータを可視化し、Microsoft 365 のライセンスへの支出を調整できる可能性のある事業部門を対象に評価を実施できます。TechRepublic が実施したアンケート (英語) の結果、新型コロナウイルス感染症の影響を受け、企業の約 3 分の 2 が今年度の IT への予算を削る予定であることが明らかとなりました。たとえ予算が削られたとしても、ライセンスに関する情報を把握できれば、重要な経費節減を実現することができるでしょう。
2.予算を追跡し変更を行うため管理権限の一元化と分散化を可能にします
当社のスマートなダッシュボードは、全社規模で SaaS のオペレーションを簡易化することを求めている共有型 IT サービスのみを対象としているわけではありません。Microsoft 365 のサービスの費用は通常、企業経営者が負担しています。そして企業経営者はほぼ例外なく、実情を把握していません。ところが Cense を導入すれば、企業経営者が積極的な役割を担うことができるようになります。
例えば、Cense にログインし、予算や各社員の動向 (社員がメールボックスを最後に利用した時間や Power BI に最後にログインした時間など) を確認し、入手した情報を活用し、社員のライセンスに直接変更を加えることができるようになります。
このように、Cense を導入することで、多忙な IT 事業部門の業務負担が軽減されます。また、各事業部門の責任者は、ライセンスの展開や更新を効率よく進め、投資利益率を最大化できるようになります。同様に、Cense は、MSP による顧客の Microsoft 365 へのトランスフォーメーションをサポートします。MSP は、Cense を利用することで、価値を実現するまでの時間を短縮し、顧客に支出に見合う価値を提供する簡単な方法をクライアントに提供できるようになります。
「知識は力なり」と言いますが、知識はお金でもあるのです。かつてないほど目まぐるしい日常に追われる一方で、今まで以上に経費削減が求められる今、Cense はすべての企業、そして MSP にとって成功に欠かせないソリューションとなります。
3.潜在的な問題 & 調整できる可能性を自動的に特定します
Cense のリアルタイムレポート機能を活用することで、管理職社員は、Microsoft 365 のライセンス タイプが一目でわかり、各ライセンス タイプの説明責任の所在を把握できるカスタマイズされた経費の内訳を確認できます。レポート機能はオンデマンドで利用できることはもちろん、利用状況や支出に関する項目をモニタリング対象として事前に設定すれば、項目と紐付けてあらかじめ設定したアラート経由でレポートを確認することもできます。
例えば、Microsoft Teams 内で通話ができる機能を有効に設定したとします。この機能は、コラボレーション プラットフォーム内の従量課金機能です。Cense を利用してアラートを通知する基準値を設定すれば、社員または事業部門による支出が予算を超えた場合に通知を受けることができます（下図は英語版です）。
また、SKU への支出を月ベースで追跡することもできます。もちろん、価格変更による SKU への支出も追跡できます。例えば、企業が販促割引を利用して新しいライセンスを追加したばかりだと仮定してください。新しいサービスを導入し、サービスについてユーザーに関心を持ってもらうことは悪いことではありませんが、サービスを利用するコストが上がった場合どうなるでしょうか? コストの変動を確認する責任は誰にあるのでしょうか?
Cense があれば、請求書を見て大慌てするような事態にはなりません。当社のツールは、ライセンスにかかる費用をすべて正確に把握し、変更が必要かどうかの見極めに役立ちます。つまり、Microsoft 365 のライセンスの利用状況を把握することと、予算の範囲内でライセンスを首尾よく管理することは別なのです。
AvePoint のソリューションは非の打ち所のないコラボレーション セキュリティを実現します
Microsoft のライセンス管理は、効率的に業務を遂行するためのライセンスが事業部門に不足なく提供されていることを確認し、無駄をなくすために欠かせない作業です。しかしながら、ライセンス管理はあくまで 安心して共同作業を行うことを可能にする Microsoft 365 ワークプレースのエコシステムの一部に過ぎません。
Microsoft 365 データ管理ソリューション プロバイダー最大手の企業として、AvePoint はデータを移行、管理、保護するために SaaS ソリューションの総合的なラインナップをご用意しています。ライセンスの利用状況を追跡する場合には、Microsoft 365 のユーザーの管理方法、セキュリティの脆弱性の確認方法、重要なデータのバックアップ方法についても検討することが重要となります。当社は、このすべての課題を解決するために、企業をお手伝いできる万全の体制を整えております。今すぐデモのご登録を行ってください!
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