【ワークスタイル変革実現のツール、テレワーク】
7 月 8 日 (水) から 10 日 (金) まで東京ビッグサイトで開催中の 「ワークスタイル変革 Expo」。第2 回目となる今年、特別講演のトップ バッターとして、日本マイクロソフト (株) の樋口泰行・代表執行役会長が 「社会・組織の未来を創る～テレワークを取り入れた企業経営の実例～」 と題した特別講演で登壇されました。
日本におけるテレワーク導入の強力なプレイヤーの役割を担い、これまでに資生堂や富士通といった日本を代表する企業から、テレワーク導入の主導者である総務省まで、様々な組織・企業へのテレワーク導入をサポートしてきた日本マイクロソフト。また、同社自ら 「テレワークウィーク」 を導入し、生産性向上やペーパーレス化の実現、女性離職率の抑制などを実現してきた実績を持っています。今年 7 月まで社長としてテレワークを主導してこられた樋口氏は、テレワークをどのように位置付け、どのような戦略で展開していこうと考えているのでしょうか。今回は、氏の講演内容を簡単にまとめてみたいと思います。
【なぜテレワークが必要だったのか】
品川に拠点を置き、2100 名余 (2015 年 7 月現在) の社員を抱える 日本マイクロソフト。以前は合計 5 拠点を置き、各社員に固定席を用意していたそうですが、例えば営業社員の多い拠点では昼間の空席率が 60% 近くまで上昇する、社員による拠点間の移動が1 カ月のべ 5500 回にも及ぶなど無駄が多く、オフィス スペースのもっと効率のよい使用方法を模索していたそうです。加えて、育児・介護などで働き続けることが不可能となり退職する女性社員が多く、男性社員の 1.8 倍にのぼるという高い離職率にも悩まされていました。
以上のような背景から、同社はフォーマルな会議／紙／メール依存のワーク スタイルからくるコラボレーションの困難さを打破するため、ひいては労働生産性を向上させるとともに経営の近代化を実現し、加速度的に変化する市場、そして社会で勝ち残っていくことのできる競争力を強化するための変革を迫られるという状況にあったといいます。
しかし、一口に 「競争力強化」 といっても、うわべだけの変革ではすぐに限界が来てしまいます。真に生産性を高めるための、企業風土そのものの改革には、例えば若手社員のイニシアティヴや明確な目標を持った経営ビジョンなどが必須でした。そして、改革が確実に根を張り、社員にとって働きやすい環境を実現するために必要とされたのが、「自宅にいても海外にいてもどこにいても、社内の人とスムーズにコミュニケーションをとることができるツール」 でした。この目標のため同社が活用したのが、Skype for Business (旧Lync) でした。
【テレワーク改革とその成果】
2012 年にまずは自社全体で 「テレワークの日」 を開催した同社では、Skype for Business (旧Lync) の 「誰がオンラインか一目でわかる」 特性を活かし、自宅や別拠点など、「自席以外」 の場所でも、関係者と簡単にコミュニケーションが取れるようにしました。講演会場では、樋口氏自ら演台の上で実際に端末を操作して、展示会会場にいる社員とのテキスト チャット・ビデオ チャットを実演されました。
こうした試みを5年間続けた結果、ワークライフ バランスへの満足度が 40%・生産性が 26%向上する一方で、女性退職率と男性退職率の格差が大幅に解消されました。
【Surface Hub 登場】
また、成功するテレワークには、仕事の基盤となる本社のインフラや、オフィス環境の整備も欠かせません。同社オフィスには、「ちょっとした意見のすり合わせ」 に使える、「ワーク ポイント」 と呼ばれるスペースが複数導入されました。フォーマルな会議を設定しなくても、例えばチャットで関係者と話し、より詳しい話はワークポイントで、という意見交換スタイルを導入したことにより、迅速で活発な意見交換が行われるようになったといいます。
今年はさらに、社内に電子ホワイトボード “Surface Hub” 25 台を設置し、例えば海外拠点や自宅勤務者とオフィスにいるメンバーの間で、ドキュメントの同時編集などを実行可能にするということです。樋口氏によると、特に設計図やデザイン図面など複雑な内容を検討する際、複数拠点にいるメンバーが同時に閲覧・編集することにより、誤解も生まれにくく、スムーズな意思決定やコラボレーションが可能になるとのこと。
Surface ファミリーでは最新となるこの Surface Hub は、2015 年 1 月に発売発表があり、米国でも 7 月 1 日から受注受付を開始したばかりの、ピカピカの新製品です。ヴァーチャル カンファレンスから文書同時編集まで、複数拠点会議・コラボレーションに活躍が期待されているそう。YouTube 上のデモ ビデオは こちら。Microsoft 公式ページ によると、出荷は 2015 年 9 月開始予定とのことです。触ってみたい！
【高まるテレワーク導入の機運 – セキュリティ対策は？】
今後も引き続き地方創生など多くの分野にテレワークを導入し、雇用の創出や女性の就業促進に活かしていきたいと語る樋口氏。AvePoint も、テレワーク導入・展開を検討されている組織・企業が安心して使えるツールを送り出し、テレワークの普及に貢献していきたいと考えています。
自宅・取引先、果ては海外まで、地理的制約の壁を超えたワークスタイルを実現するのがテレワークです。しかし、「どこにいても、オフィスと同じように仕事をする」 ことが可能になるためには、組織のネットワークにある機密文書の保護や、セキュリティ対策を万全にする必要があります。
また、内部のユーザーとはテレワーク中にスムーズにコラボレーションや文書共有ができても、関係者や取引先など、外部のユーザーに対して文書共有をするのは意外に難しいもの。せっかく社内では SharePoint 等を活用してドキュメント共有・共同編集ができても、いざ客先に送ろうとなるとメールの添付を使わざるを得ず、せっかくのバージョン管理が途切れてしまう・・・これでは困りますよね。
そんなお悩みにこたえるのが、AvePoint のセキュアな共有ツールである Perimeter です。日本語版の準備が現在絶賛進行中のこのツールの強みは、オフィス外でもまるでオフィス内にいるかのように使用可能なドキュメント共有にあります。あらかじめユーザーの使用する端末を登録しておくことにより、信頼できるユーザーから、信頼できるデバイス経由で、信頼できるローケーションからコンテンツへのアクセスが実行されていることを確認でき、データ リスクの抑制に役立ちます。
また、ワンタイム パスワードの発行や閲覧権限の期限設定など、外部ユーザーとのドキュメント共有にも役立つ機能が用意されているため、ドキュメントを SharePoint に置いたまま、外部ユーザーとのコラボレーションを行うこともできます。
多様な働き方が模索される中、テレワークの社会的なニーズは今後ますます高まることが予想されます。Skype for Business (旧: Lync) や Surface Hub といった ICT テクノロジーが、この流れをどのように支えていくのか注目されるところです。AvePoint も、Perimeter などワークスタイル変革を支援する新しいツールを今後も次々と発表していきますので、どうぞご注目ください！
