管理者を悩ませる Office 365 – SharePoint Online のガバナンス問題
クラウドサービス Office 365 のアプリケーションの一つ、SharePoint Online は社内情報共有基盤として使うことができます。その SharePoint Online の管理方法ですが、各 SharePoint Online サイトに管理者を立て、自主管理・使用を許可している組織は数多くあります。しかし、すべてユーザーの勝手に使われてしまっては、サイトの乱立やアクセス権限の整理などに IT 管理者が頭を悩ませるという事態に・・・。
AvePoint では、これまで全世界 14,000 企業・組織を対象に、SharePoint 導入や利活用のお手伝いをしてまいりました。 その経験からみると、SharePoint 導入後の管理体制は、大きく 2 つのタイプに分類できるようです。
- タイプ 1: IT 部門が全組織の SharePoint 環境を完全に管理する
- タイプ 2: IT 部門は SharePoint の基盤部分のみを管理する。サイトにはそれぞれ関連部署から管理者を立て、自主管理・運用を原則とする
どちらの運用方法にも利点と欠点がありますが、今回のブログではタイプ 1、つまり 「IT 部門が全社の SharePoint Online を一括管理する」 パターンについて考えたいと思います。
IT 部門が全社の SharePoint Online を一括管理する場合のメリットとデメリット
IT 部門が全社の SharePoint Online 環境を管理する場合のメリットには、以下のようなものが挙げられます。
- SharePoint Online サイトの状態・状況などを完全に把握できる
- 組織単位で策定した SharePoint Online の使用ポリシーに沿った運用ができる (各ユーザーに最も適切なアクセス権を付与できるなど)
これに対して、デメリットには以下のようなものが考えられます。
- エンド ユーザーからの積極的な SharePoint Online の活用が進めば進むほど、リクエストが増加し、IT 部門の業務が増えてしまう
組織全体で設定した SharePoint Online の使用ポリシーやルールをエンド ユーザーに守ってもらうには、IT 部門の担当者が充分なサポートを提供することが必要です。しかし、往々にしてこのような万全なサポート体制を提供するには、IT 部門は予算・人手不足であることも多く、なかなか満足のいくレベルの業務をこなせないという現実があります。「しっかりとした管理体制」 と 「ユーザーの自主管理」 のバランスを取るには、どうすればよいのでしょうか?
SharePoint Online の運用管理・ユーザーからのリクエスト処理の自動化で、管理者の負担を軽減
その答えは、「自動化」 にあります。
ユーザーに 「自動的に」 適切な権限が付与され、使われていないコンテンツには「自動的に」 削除警告が送信され、サイトの払い出しなど割合に単純な作業は 「自動的に」 実行される…そんな状況が実現すれば、IT 部門の負担が格段に低くなることは、簡単に想像していただけると思います。
AvePoint では、Office 365 の運用管理強化・データガバナンスの有効化などを実行できる、SaaS 型オンラインサービス AvePoint Online Services (AOS) を提供しています。AOS のモジュールの一つ、Governance Automation Online （ガバナンス・オートメーション・オンライン） は、上記のような自動化のシナリオを実現してくれる製品なのです。
まず、Governance Automation Online の概要を説明します。
Governance Automation Online では、「IT 管理者」 と 「ビジネス ユーザー」の、権限の異なる 2 種類のユーザー タイプが規定で定義されています。大まかな区分としては以下のとおりです。
- IT 管理者: 主に企業・組織の IT 管理者が使用。エンド ユーザー向けに提供するサービスの定義、レポートによる各サービスの利用状況確認等を実行可能。
- ビジネス ユーザー: 主にエンド ユーザーが使用。サイトの新規作成などの申請を実行可能。
IT 管理者は、サービスを定義する際に、所属している企業・組織のガバナンス ポリシーや実際の業務に合わせ、サービスの影響範囲・権限・承認・通知などを詳しく設定することができます。
次回は、Governance Automation Online を使った自動化シナリオの実践例として、ガバナンス ポリシーを織り込んだ SharePoint Online のサイト払い出しを実行する方法について説明いたします。
＜後編に続く＞
