【私の Office 365 在宅勤務 体験記】
AvePoint ブログ読者の皆様、こんにちは。AvePoint マーケティング チームの Violet Zhang と申します。
AvePoint の活動を中国から支える私たち在中 AvePoint メンバーは、新型コロナウィルスの拡大への対応として、Office 365 を最大限に活用しつつ、全国的な在宅勤務を行いました。今回の記事では、これまでにない規模での中国での在宅勤務に、Office 365 がどのように貢献したかを振り返りたいと思います。
【春節明けからの全国規模在宅勤務】
春節に続くコロナウィルス感染拡大という事態を受け、中国の AvePoint メンバーは自宅勤務を余儀なくされました。しかし、以前から Office 365 を使いこなし、日本を含む全世界の AvePoint メンバーと共同で仕事をしていた私たちには、自宅での勤務も大きな混乱なく進めることができました。
在宅勤務体制を受け、ジェネラル マネージャー・ディレクターといった各オフィスの責任者陣は、絶えずコロナウィルスの拡大状態をモニタリングし、各メンバーが安全に、安心して業務を遂行できるよう、在宅勤務期間の延長などの対策を講じました。
また、IT チームは、モバイル機器や Office 365 スイートの設定が完了したラップトップ PC 等、必要なインフラとデバイスを可能な限り迅速に用意し、リモートワークが支障なく行える環境づくりに尽力してくれました。
これらの対策は、数年かけて AvePoint がグローバル規模で進めてきたデジタル トランスフォーメーションの基盤があったからこそ行うことができた、と確信しています。
ここで、Office 365 の各ツールが、どのように私たちの在宅勤務に貢献してくれたかを解説してみたいと思います。
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【Microsoft Teams のチャネルで情報収集 & タブでワンストップ ロケーションの実現】
私は AvePoint 長春オフィスを拠点として、マーケティング関連データの分析やデジタル アセットの管理などを業務として行っています。このような業務には、各オフィスの状態や最新情報を常に知っておくことが非常に重要です。
在宅勤務期間、まず毎朝最初に行ったのは、Microsoft Teams 上のマーケティング部門向けチームのチャネルで、重要な情報のキャッチアップを行うことでした。
ある程度情報を把握したところで、同じく Teams のオンライン会議機能を使い、グローバルのデザインチームや Web チームと、既存の問題や今後のタスクなどを確認するミーティングが入ります。
会議で確認した内容やフィードバックなどは、担当している地域のメンバーに Teams 上で共有し、各拠点のメンバーに、最新の情報が常に伝わる状態を維持するように心がけています。
伝えた内容を受け、各地域のチーム メンバーから、例えばカタログの更新や各地域に合わせたグラフィック デザイン変更の依頼が届きます。依頼は、Teams タブに埋め込まれている SharePoint Online のリクエスト ページから実行できるため、Teams を離れることなくスムーズに作業ができます。
【複数名・遠隔地からのタスク管理に OneNote が活躍】
このような非常事態には、フレキシブルに業務を行うことができる環境が重要です。AvePoint では、中国拠点所属の自宅勤務メンバーに対し、「1 日計 8 時間勤務すれば、業務のタイミングはいつでも構わない」 という通達を出しました。
各チームのリーダーは、「『今日の目標』 を設定する」 という具体的なアクション、そしてチーム メンバーとのコミュニケーションで確立した、自分が率いるチームへの信頼の両面から、継続的な自宅勤務という事態に臨みました。
もちろん、在宅勤務はオフィスでの勤務と異なり、「同居者・家族からの理解」「フォーマルな雰囲気の欠如」「家庭での出来事に対応するための中断」 など、様々な障害が発生しえます。特にその中でも課題となって浮上したのが、「お互いの状況が具体的にわからないため、タスクのトラッキングに支障が出る」 という問題点でした。
この問題を解消するため、大いに役立ったのが OneNote でした。チェックボックスやマークなどでタスクを見やすく管理できること、必要なときにマネージメント チームもメンバーもアクセスし、自由に複数名で編集ができることなどが、マーケティング チームのタスク管理に大きく貢献してくれました。
さらに OneNote では、編集を行ったメンバーの名前が表示されるため、タスクのトラッキングや責任範囲の切り分けにも役立つことが改めてわかりました。
最適なツールを最適なタスクに利用することで、業務効率は格段に上がります。また、タスクの進捗共有が見える化することで、チーム リーダーは問題が悪化する前に手を打ち、必要なヘルプを行うことができます。これは、同じ空間で仕事をするチーム同士でも、全員が離れた場所にいる状況下でも変わりません。
【Yammer でいつでもエキスパートとつながる環境づくりを】
AvePoint には、全世界で 1,600 名を超えるメンバーが勤務しています。新型コロナウイルスの影響で、対面式でのトレーニングはおろかオフィスへの出社も困難となってしまい、加入して日が浅い社員にとっては厳しい状況ともいえました。
しかし幸いなことに、AvePoint では Yammer の利用が大変盛んなため、全世界の AvePoint メンバーたちの視点によるウェブセミナーの報告や顧客からの質問、トレーニング ドキュメントの所在確認がワンストップで実施できる場所を提供できました。
CEO や CMO 等の上位役職にいるメンバーはもとより、製品開発部から営業、マーケティング、総務など様々なメンバーが常に書き込みをしているため、情報に一早く接することができ、エキスパートからの助言を受けることができるのもポイントです。
【対面式の四半期定期ミーティングをオンラインでやってみたところ…】
在宅勤務に慣れたころ、通常は在中国のマーケティング チームが四半期に一度行う定期ミーティングを、Teams ビデオ会議で開催することになりました。
初の試みで、しかも全員が自宅から参加という状況に、不安がなかったといえば嘘になります。いざ行ってみると 「招待メッセージのハイパーリンクをクリックしてすぐに会議に参加できる」「背景ボカシ機能を使い、発言者に集中する」 など、Teams の様々な技を駆使して効果的な会議ができ、「今までで最高のミーティングだった!」 という声が上がるほどでした。
また、会議の開催後には Forms を利用してフィードバックを集めるという試みもあり、対面や紙ベースでの意見収集以外の方法もあると改めて認識しました。
もちろん、もともと Teams ベースで行っていたグローバル チームとの隔週会議も滞りなく行うことができました。
グローバル マーケティング チームでは、OneNote での議事録・タスク共有などは以前から行っていたため、参加場所がオフィスから自宅に変わっても大きな混乱もなかったのは幸いでした。開始までの待ち時間にそれぞれの地域の状況をアップデートしあったりすることで、絆もさらに深まったように思います。
【一か月以上の在宅勤務を経験して】
業務効率を維持しながら効果的に仕事ができたことは嬉しいながらも、長期間の在宅勤務は良いことばかりではもちろんありませんでした。
2 月は、暦の上からすると最も短いはずですが、毎日の在宅勤務のせいか、時間が過ぎるのが非常に遅く感じられました。そう思ったのは私だけではないようで、同僚たちのほとんどは 「早くオフィスに戻りたいね」 と口にしていました。
オフィスには座り心地の良い椅子、広々とした業務用デスク、スクリーンなどが揃っているのはもちろんですが、何よりも同僚たちと直接顔を合わせて会話できる機会が恋しくなりました。
しかしこのような状況下で、各メンバーが新しいワークスタイルにスムーズに適応していく様子に力づけられる思いでした。
また、小さな子供がいるメンバーは、家族の協力を得て業務に完全集中できる時間を設ける、フレキシブルな業務時間を有効活用するため、普段は外で家族や友達と過ごす時間を、語学や料理などのオンライン講座の受講に充てるなど、皆がそれぞれの方法でこの危機を乗り越えようと頑張る姿にも感銘を受けました。
【おわりに: 大きな挑戦を乗り越えるために】
Office 365 在宅勤務 体験記はいかがでしたでしょうか?
時間をかけて準備してきた対面式のイベントが次々とキャンセルになる、同僚たちと直接顔を合わせてのコミュニケーションができなくなるなど、先の見えない状況下での業務には大きな不安がありました。
しかし、対面式のイベントを ウェブセミナー に切り替える、デジタル コンテンツにこれまで以上に注力するなど、できることは数多くありました。そして Office 365 のツールを適材適所で使いこなすことで、自分たちでも驚くほど効率よく業務を遂行することができました。
この危機を経験して、どのような困難が待ち構えていても、解決策を見つけ、自分たちの手で未来を切り開いていこうという思いが生まれたように感じます。
そして、Office 365 でのコミュニケーションを通じて、中国国内はもとよりグローバルの仲間たちと支え合い、ともに働くことができることを、とても感謝しています。冷静に、いまできることを、確実にやっていきたい。それが今の目標です。
※この記事は、2020 年 3 月 12 日に米国 AvePoint にて公開されたブログ記事 “Agility with Microsoft 365: How I Worked Remotely During the Coronavirus Outbreak” を抄訳したものです。
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