Microsoft Teams の11 月のアップデート新機能で、組織に所属するユーザー全員をメンバーとしたチーム 「 全社チーム 」 が作成可能となりました。
今回の記事では、この Microsoft Teams 新機能を解説し、この 「全社チーム」 ではどのようなことができるのか、Yammer 等の他の Office 365 コミュニケーション ツールとの違いは何か、などについて探ってみたいと思います。
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【Microsoft Teams 新機能解説:「全社チーム」 とは】
「全社チーム」 は読んで字のごとく、Microsoft Teams を利用している会社・組織のライセンス保持者全員が自動的にメンバーとなるチームを意味します。
【Yammer とはどう違うか】
「え? 企業・組織を全体としたコミュニケーションは Yammer の担当分野じゃないの?」 と首をかしげる方もいらっしゃるかもしれません。確かに、以下のような点は Yammer とかなりの部分で共通しています。
・同じ企業・組織に所属するメンバーが気軽にコミュニケーションを取ることができる
・タグや @メンションが使える
・事業所・部署などの縛りにとらわれず、横断的にコミュニケーションができる
今回リリースされた 「全社チーム」 では、所属可能なメンバーの最大数は 2,500 人 (注意: リリース当時は 1000 人だったのが改善された模様) という制限があります。このため、2,500 人以上が所属している企業・組織は、全社連絡手段としては Yammer を引き続き使う以外の選択肢は今のところないともいえます。
【全社チームは何が便利なのか】
この 「全社チーム」 には、現在のユーザーはもちろん、新入社員など 今後追加されるユーザーも自動的に追加されます。
作成できるのは全体管理者のみとなっていますが、所有者にはどのユーザーでもなることができるため、「IT 部門の全体管理者が作成し、コミュニティ マネージャーが所有者となって実際の管理を実行する」 という流れが一般的となると考えられます。
この 「自動ユーザー追加機能」 以外には、一般的なチームと特段の差は存在しません。つまり、一般的なチーム同様、メンバー管理サービスとしては Office 365 グループが利用され、SharePoint チームサイトやドキュメント ライブラリ、OneNote、Planner などが共通利用可能になるということでもあります。
【設定管理上で気を付けるべきポイント】
このチームには、企業・組織に所属する全員がアクセス可能となるため、ガバナンスは他のチームにもまして注意する必要があります。
Microsoft Teams は Yammer と比べて、より粒度の細かい設定が可能であることを勘案すると、以下のような設定でまずは使用開始してみるのが効果的であると思われます。
このような設定にすることで、チャネルやタブの追加などのアクション、はコミュニティ管理者となるユーザーのみが実行可能となります。また、「一般」 チャネルへの投稿を所有者のみに限定できます。
また、制限をかけることで、知識のないエンド ユーザーがうっかり Planner を作ってしまったり、タブのレイアウトを変えてしまったり、あるいはコネクタを追加してしまったりという事態を防ぐことができます。
【@メンションにはご注意】
同様に、混乱を防ぐ意味で、チームの一般メンバーが組織全体のメンバーを @メンションすることは避けたほうが無難といえます。組織全体に周知が必要な連絡などは、所有者が @メンションすることで実行できます。
【ミームやステッカーはどうする?】
Teams ではミーム (Memes) やステッカーなど、Yammer では Gif を利用することで、ノリよく楽しく、カジュアルにコミュニケーションを取ることができます。
「仕事はまじめに!! 絵文字やおふざけアニメなんてもってのほか!」 と眉を吊り上げる向きもあろうかと思います。しかし、例えばプロジェクトの成功などの小さなお祝い事や、逆になんとなく気まずい流れになってしまった会話などは、ちょっとした絵文字やミームの使用で盛り上がったり、和んだりもするため、ぜひ上手に活用したいものです。
とはいえ、絵文字やステッカーが不適切である雰囲気のプロジェクトやチームも確かに存在します。Yammer と Teams の最大の違いは、Teams では所有者が GIF を利用するかどうかを設定で決定できるため、どのような雰囲気で会話するかを所有者本人がある程度決定できる ところにあります。
これは 「全社チーム」 でも同様で、会社の雰囲気に応じて利用の可不可を選択すれば OK です。
【既存のチームを 「アップグレード」】
Office 365 を導入してしばらく経過した企業・組織 (特に中小企業) では、すでに 「全社チーム」 同様の利用方法をもったチームを立ち上げている場合もあるのではないでしょうか。
この場合はわざわざ新しい全社チームを立ち上げる必要はなく、チームの編集 を選択して プライバシー ドロップダウンから “Org-wise” を選択すれば変更できます。
【おわりに: いつ何を使うべきかは、ケースバイケースで判断】
Office 365 の他のコミュニケーション ツール同様、この 「全社チーム」 にも、「このような場合には絶対何としてでも利用すべき」 というシナリオは存在せず、組織のサイズやコミュニケーション スタイルに応じてユースケースを判断することが最適といえます。
前述のように、2,500 名以上のユーザーが所属している組織の場合はそもそも利用できません。また、すでに全社向けの効果的なコミュニケーション チャネルが確立されており、特に不便もない場合は、わざわざ全社向けチームに乗り換えるのは実際的ではないかもしれません。
ノイズ レベル (会話発生の頻度)、アプリケーション アプリケーション インターフェイス、ガバナンス、エンドユーザーの期待値など、自社の様々な要素を考慮して決めるのが望ましいといえます。もちろん、全社チーム導入の前にこれらの要素を検討し、会話の雰囲気や内容に応じて柔軟に対応することも重要です。
自動で新規メンバーが追加されていく機能は非常に便利であるだけに、うまく使えば組織内コミュニケーションの強力な武器となってくれる可能性を秘めています。ガバナンスに注意しつつ、自社に最適の方法で使いこなしたいものです。
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