※こちらは 1 月 23 日に公開されたブログ「Microsoft Teams 徹底活用! Microsoft Teams アプリで手に入れる、大雪にも負けないコラボレーション力 (前編)」の後編になります。前編のブログは こちら。
【Microsoft Teams 活用で、在宅勤務でもサクサク仕事が進む】
・「帰ってもスムーズに仕事ができるだろうか? 何か忘れていないだろうか?」
東京 23 区で 4 年ぶりとなる大雪警報が発表された 1 月 22 日。3 日後の今日も、場所によってはまだまだ雪は残っており、スノーブーツや長靴で危なっかしげに出社する人々の姿も多く見受けられます。
雪に足を取られて転び、怪我をしてしまう、寒い中、電車やタクシーを待ち続けて風邪をひいてしまう、もしくは遅延中の満員電車に閉じ込められて気分が悪くなってしまうなど、極端な悪天候の中の出社・帰宅には多くの健康リスクが伴います。
折しも風邪・インフルエンザ大流行の時期でもあり、「こんな危ない思いをして出社しなくても、家から仕事ができれば楽なのに」 とお思いになる方も多かったのではないでしょうか。
前編 でも書いたとおり、AvePoint Japan メンバーには午後の早い段階で帰宅を促す通知が届き、16 時にはほぼ全員がオフィスを出ていました。
ここまで全員が速やかに帰宅することができたのは、多くのメンバーが Microsoft Teams を活用して仕事をしており、「必要なときはいつでも、負担のない方法で連絡できる」 環境ができていたためでもあります。
Teams 愛用者の AvePoint メンバーたちが口をそろえるのが 「しかかりの仕事もチームメイトに投げたドキュメントも、同じ場所にまとまっているのがとても助かる」「共同編集がとても楽」「作るのが簡単なので、面倒な権限付与をしなくても、すぐに共同作業ができる」 というメリットです。
そしてその利点は、大雪という非常事態の中での仕事にも充分に活かされました。
・「雪をテーマにした号外を出したいなあ!」→「出しましょう!」
雪と風と超満員の山手線を潜り抜け、迂回に次ぐ迂回と遅延とでいつもより数時間長い帰宅ルートを耐え抜き、あと少しで自宅というバスの中。eDM や製品カタログの文章執筆を担当しているドキュメンテーション担当者の Teams アプリが反応しました。
「ドキュメンテーションさん、マーケティングさん、お疲れ様です! そっちは雪大変みたいですね、大丈夫ですか?
で、こんなときに何ですが、明日、雪にからめた号外メールを出せないものでしょうかね?」
…現在暖かな国で仕事中のマネージャーからの無茶振り、もとい、突然の指令に、寒さとは関係なくしばし凍り付く担当者。
しかし、このような難題にも果敢に立ち向かうのが AvePoint スピリット。担当者 2 名は俄然奮起しました。
・チャット形式でスムーズに打ち合わせが進む
号外メールを出す場合、「題名を決める」「使用するイメージの種類を決める」「内容の文章を書く」「リンク先を選定する」 など、いろいろな作業が必要になります。
このような打ち合わせをメールで進める場合、一番問題になりがちなのが 「スピードの遅さ」「可視性の低さ」 です。
メールは一度に 1 人の返信が表示される仕組みになっているため、同じメールに同じような内容で複数のメンバーが返信して話が錯綜してしまったり、一度話した内容の再確認に時間がかかったり、返信が埋もれてしまったりという問題が起きがちです。
「誰かがもう返信してたらどうしよう」「ここは挙手すべきか、でも自分よりも田中さんの方がよく知ってる気もするし」 など、「お見合い」 状態になってしまって自発的な意思決定が損なわれてしまうという難点もあります。
このため、リアルタイム・複数メンバーでのスムーズなやりとりには、残念ながらあまり向いているとは言い難いのが実情です。
左の画像は、22 日にAvePointメンバーが実際にやり取りした内容を一部再構成して再現したものです。
誰が参加しているのかがはっきりわかり、また送信したメッセージはすぐに画面に反映されるため、スムーズに意思疎通をはかることができます。
前編 でもご紹介したとおり、モバイルからもチャットアプリと同じ感覚で使用できること、写真やドキュメントもスムーズに共有できることも利点のひとつです。
Teams のおかげで、海外にいるマネージャー、雪の中をバスで移動中のドキュメンテーション担当者、自宅で仕事中だったマーケティング担当者がスムーズに連絡を取り、「誰が何をやるか」「いつまでに何をやるか」 を確認しながらタスクを進め、何と準備開始からわずか半日で 「雪の日号外メール」 を送り出すことに成功しました。
【「家でも移動中でも、途切れずにコミュニケーションができる」 利点】
上記のように書くと何だか壮大な大仕事を成し遂げたように聞こえてしまいますが、作業に参加した担当者 2 人は 「確かに無茶振りだとは思ったけどびっくりはしたけど、割と気軽にスムーズに作業できて、気が付いたら終わっていた感じだった」 と口を揃えます。
カジュアルな口調でやりとりできるので、「ごめん、ちょっと待ってて」「今日はちょっと難しいけど、明日ならどうですか?」 などの内容も、あまり角を立てずに送信することができるようです。
また、返信をタイピングしている間はアイコンが表示されるため、メールのように 「もう読んでくれただろうか? 返事はまだか?」 と気を揉む必要もなく、お互いの都合のよい時間を見計らってやり取りすることもできます。
【Microsoft Teams、はじめてみませんか?】
このように緊急時に大きな威力を発揮する Microsoft Teams ですが、非常時だけに限って使うのは非常にもったいない! というのが、AvePoint の Teams ファンたちの共通した意見です。
むしろ、「緊急時も、いつもと変わりなくコミュニケーションができるのがいい」「ちょっとした外出がしやすくなって、今まであきらめていたセミナーや勉強会にも積極的に出るようになった」 など、「普段の業務」 をより便利にし、生産性をアップすることに一役買っているようです。
しかし、自由度の高さは 「エンド ユーザーが Teams を乱立させすぎてカオス状態」 などの、ちょっと困った事態を招く危険性もはらんでいます。
また、自由でカジュアルなコミュニケーションが売りのツールであるからこそ、安全・便利に使いこなすためには、エンド ユーザー任せにしない導入・展開計画が必要になってきます。
「とはいえ、どこから始めてよいものか」 とお悩みの IT 担当者様に向けて AvePoint が作成したのが 無料 eBook・『はじめてみよう! Office 365 Groups & Microsoft Teams』 です。
特色、Office 365 Groups との違い、使いこなし方まで、Office 365・そしてコラボレーションを知り尽くしたAvePoint が総力を込めて作成した 1 冊です。是非ご活用ください!
