水曜日, 9月 30, 2020
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Microsoft Teams 徹底活用! Microsoft Teams アプリで手に入れる、大雪にも負けないコラボレーション力 (前編)

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【Microsoft Teams 活用で、雨にも負けず風にも負けない! AvePoint を実現】
「帰りたい…けど仕事どうしよう」

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東京 23 区で 4 年ぶりとなる大雪警報が発表される、都心で最大 23 cm の積雪が記録されるなど、2018 年に入って初の降雪日となった 1 月 22 日の大雪は、首都圏の交通に大混乱をもたらしました。

ウェザーニュースの調査 によると、帰宅困難者を出さないようにという会社の配慮もあってか、36% の回答者が 「指示があり早退」、15% が 「自ら早退」 していたそうです。

しかし、「帰るのはいいけど仕事がなくなるわけではないし、この大雪の中 PC を持って帰るのはちょっと怖いし、どうしようか…」 と頭を悩ませた方も少なからずいたことと思います。品川駅や新宿駅など主要ターミナル駅にも、重そうな PC バッグや膨れ上がった書類カバン・資料を必死で抱えて歩いている方の姿が目立ちました。

2012 年から 2016 年の間に上場企業と主要子会社での個人情報漏洩が公表されたインシデントのうち、45% のケースで 「書類等の紛失や誤廃棄」 が原因として挙げられている ことを考えると、大混乱の中を重要書類・大切なデータの入った PC を持って帰宅することに躊躇する方も多いのではないでしょうか。

・そんなときには Microsoft Teams アプリ!
phone

そんな時に絶大な威力を発揮するのが、新時代のコラボレーション ツールとして Office 365 の一角を担う Microsoft Teams です。

Microsoft Teams は、すべての会話、ファイル、ツールを 1 つのチーム ワークスペースで管理することができる 「チャットベースのワークスペース」 として、Line やメッセンジャーのような感覚で使えるチャット機能、会議機能のほか、ドキュメントの共有や編集など、SharePoint の便利さを手軽に手に入れられるツールです。

Microsoft Teams の特長の一つに モバイルとの親和性の高さ が挙げられます。

会社の目の届かないサード パーティ アプリ (Google Docs や Facebook、Line など) に会社の機密情報や個人情報が載る心配もなく、会社のOffice 365 アカウントだけでサクサクコミュニケーションができる上、Office アプリを入れればモバイルで Word、Excel などのチェックや編集まで可能になるという、移動の多いユーザーの強い味方となってくれる優れものです。

そして 「4 年ぶりの大雪」 という非常事態に、この Teams が大いに活躍してくれました。

・移動中でもすぐに 「つながる」 & どこでも仕事が確認できる
「オフィスを出るメンバーは、自分のチームに一声かけてから」 との注意書きを添え、降雪が本格化する/帰宅ラッシュが始まる前に帰宅するよう、日本のカントリー マネージャーから東京オフィスのメンバーに指令が飛んだのは、1 月 22 日のお昼過ぎのことでした。

14 時半頃には 「子どものお迎えに行きます」 と席を立つ育パパたちの姿や、「帰れなくなったら大変だから今のうち」 とコートを着込む遠距離通勤メンバーたちの姿が目立ち、16時には一部メンバーを除き、ほぼ全員が帰路についていました。

ping me on Teams

しかし、ラップトップを持ち帰るメンバーはほとんどいません。Microsoft Teams アプリをモバイルに入れていれば、簡単なコミュニケーションなら問題なくこなせる上、作業中のドキュメント、チャットの会話履歴、さらには会議のスケジュールなども問題なく確認できるからです。

例えば、既に帰宅してしまったメンバー宛に、「明日の朝の打ち合わせはキャンセルしましょう」 とから入電があったとしましょう。

いったん社外に出てしまったら電話・メールしか連絡手段がない場合 (かつ先方がメンバーの携帯番号を知らない場合)、帰宅してしまったメンバーがメールをチェックし、返信してくれるのを待つか、場合によっては携帯にかけて電話を促すか…という、非常に手間のかかるプロセスが必要となります。

電話を取った側も、伝言した相手がきちんと返信したかどうかは気にかかるところでしょう。

万が一キャンセルの話が伝わらず、超満員電車で無理してやってきたところ、先方は来ていない…打ち合わせがないなら自宅待機してもよかったのに! となっては、生産性もモラルも上がりません。

【こんなとき Teams】

Teams SS

左の画像は、22 日にAvePointメンバーが実際にやり取りした内容を一部再構成して再現したものです。

緊急で伝えたい内容も、Teams Chat 機能を利用すれば、大混雑中の電車で移動中に電話が取れなくてもモバイルにメッセージが直接届き、Line などのチャット アプリ同様にスムーズなコミュニケーションが可能になります。

また、以下の図のように、写真もタップひとつで簡単に送信することができるため、わざわざメールに添付して送る必要もありません。

しかも送信した写真はライブラリにまとまっているため、誰に送ったかさえ思い出せれば、いつでも簡単に見つけることができます。

 

【「何かあったらすぐ連絡できる」=「安心して帰宅できる」】Teams SS_2
Teams モバイルアプリを入れた AvePoint メンバーに話を聞くと、「安心して外出できるようになった」「帰ろうかな、と思ったときに、すぐに決心がつくようになった」 と感じるユーザーはとても多いようです。

必要ならいつでも連絡が来る、対応できる、と思うことでフットワークが軽くなり、状況に臨機応変に対応できるようになります。

そしてこの機動力の高さは、「状況に応じてすぐに仕事に着手でき、必要なコミュニケーションが取れる」ことにもつながります。

後編では、Teams を活用することにより、わずか半日でキャンペーンを実施することができた経緯をご紹介します。

■□Microsoft Teams アプリのダウンロード□■
□Windows Store: https://www.microsoft.com/ja-jp/store/p/microsoft-teams/9nblggh4n9tw
■App Store: https://itunes.apple.com/jp/app/microsoft-teams/id1113153706?mt=8

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