Microsoft 365 を導入・活用することは、業務生産性の向上が図れるだけではなく、データの置き場所としてのファイルサーバーやクラウドストレージ、コミュニケーションのためのチャットツールやコラボレーションツールなど、Microsoft 365 に含まれる各アプリと機能が重複するほかのツールを集約することで、大幅な IT コスト/管理コスト削減につなげることが可能です。
しかし、Microsoft 365 の導入から数年が経ち、Microsoft 365 関連コスト自体が企業課題となっているお客様も少なくありません。特に、ライセンスコストとストレージコストについては、企業の成長や活用の広がりとともに年々膨れ上がり、来期予算の確保のためにも、何らかの対策を講じる必要に迫られているという担当者の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
Microsoft 365 のライセンスコストとストレージコスト、この 2 大コストの増加にはどのような背景があるのでしょうか。
■なぜ、ライセンスコストが問題になるのか？
近年では為替変動の影響をうけたこともあり、ライセンスの値上げが実施されました。Microsoft 365 を業務基盤としてメインで利用されているお客様では、E3 以上のライセンスをご利用中のお客様も多くいらっしゃいますが、E3 ライセンスに関しては 2022年、2023 年と連続でライセンス値上げが行われ、2 年間でなんと 27％ もの大幅増となっています。E5 ライセンスにおいても 2023 年の値上げで 15% の増加となりました。
Microsoft 365 をご利用中のお客様にとっては、次回更新に向けて上層部への予算稟議は頭の痛い問題となっているのではないでしょうか。
■なぜ、ライセンスコストが増えてしまうのか？
ガートナーの試算によれば、2027 年までに SaaS コストの約 25 ％が余剰に消費されている状態になると予測されており、多くの場合、必要以上にライセンス費用を支払っているという可能性があります。ライセンスの購入・利用に無駄がないかを見直すことで、コストの削減を図れるかもしれません。
ライセンスが余剰に契約される背景には以下のような原因があります。
- バッファの契約・・・従業員数の 10～20％ をバッファとして契約しているが、実際には未割当の状態になっている
- 一時的なライセンス・・・プロジェクトに参画したゲストや派遣社員に一時的に付与したライセンスがそのまま放置されている
- 個別アプリのライセンス・・・ユーザー部門からのリクエストで購入したアプリのライセンスがその後使われているか不明な状態で放置されている（例：Power Platform ライセンスなど）
- 重複したライセンス・・・EA 契約で E5 にアップグレードする前に契約した Power BI Pro などのアドオンライセンスが残っていて、機能が重複している
- マルチテナントでのライセンス・・・事業会社ごとのテナントに分かれている企業において、兼務やプロジェクトで複数テナントで機能が重複したライセンスが同一ユーザーに付与されている
実際に自社のライセンス契約状況を思い返すと、思い当たるケースがいくつか当てはまっているのではないでしょうか。
■なぜ、ストレージコストが問題になるのか？
次にストレージコストの問題についても見ていきましょう。Microsoft 365 のライセンスを契約すると、テナントごとに既定のストレージが割り当てられます。Microsoft 365 E3 であれば、既定のストレージとして 1TB + (10GB × ユーザー数) 分のストレージが割り当てられています。
例えば 3,000 ユーザーの場合、30.3TB が既定ストレージとなります。それ以上のファイルを保存したい場合は、Office 365 Extra File Storage を追加購入する必要があります。追加容量の購入は、1GB あたり年間 300 円となり、10TB の追加で、年間 307 万円の費用が発生します。実際にある企業では、直近のデータ増加傾向を分析した結果、4 年後にはストレージだけで年間数億円の追加コストが必要となることがわかりました。
■なぜ、ストレージコストが増えてしまうのか？
ストレージコストが増える背景としては以下のような原因が考えられます。
- ファイルサーバーからの移行・・・数十 TB ～ 数 PB のデータを SharePoint に移行する場合
- SharePoint の活用促進・・・使われていないファイルや重複ファイルが大量発生
- Teams の活用促進・・・使われていないファイルや重複ファイルが大量発生
- 文書管理での利用・・・文書管理用途での利用促進により、長期保管文書が増加
SharePoint に業務データを集約することで、情報検索性の向上や業務効率化が進むというメリットがありますが、使われていないファイルや重複したファイルを放置し続けてしまうことで、知らず知らずのうちにストレージ容量が増加し、結果追加コストがかさんでしまうのです。
■無駄なコストを削減するための、3 つのステップ
業務に必要不可欠な Microsoft 365 を利用継続していくためにも、本当に必要なものを見極め、無駄なコストが発生していないかを見直し、最適化していくことが重要です。ライセンスを必要以上に購入したり、不要なファイルが残り続けることでストレージ容量がいっぱいになり追加容量を購入するといった、無駄なコストを削減するために、以下のような 3 つのステップが必要です。
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- 無駄を発見する
・ライセンスの契約状況、利用状況を確認し、削減できるライセンスを特定する
・一定期間アクセスのないファイルや重複したファイルを特定する - 無駄を削除する
・利用されていないライセンスの再割り当てや、時期契約の本数を見直す
・不要なファイルをアーカイブ・削除する - 無駄のない状態を保つ
・継続的にライセンスとストレージの無駄を発見し削除を行う
- 無駄を発見する
余剰ライセンス、不要なファイルの発見・削除を一度実施しただけでは、継続的な無駄なコストの削減にはつながりません。一定期間が過ぎると日々の業務・運用の中でまた無駄なコストにつながる状況に戻ってしまいます。常に無駄のない状況を保つための自動化・仕組みづくりを考えていく必要があるでしょう。
■AvePoint のコスト削減ソリューション
ライセンスコスト・ストレージコストの無駄の見直し、無駄のない状態の維持は簡単な作業ではありません。AvePoint のコスト削減ソリューションは、無駄の発見から削除、そして無駄のない状態を保つために必要な機能を提供し、各ステップにおいて担当者の負担を軽減し、自動化していくことで、ライセンスコスト・ストレージコストの削減を実現します。
自社の環境でどれだけのライセンス・ストレージの無駄が存在し、AvePoint のソリューションによってどれだけのコスト削減につながるのかを試算することも可能です。貴社の課題にあった Microsoft 365 コスト削減ソリューションをご提案可能です。ぜひお気軽にご相談ください。
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