テレワークへの関心と需要の高まりを受け、AvePoint Japan ブログでは、先月から 「テレワークに AvePoint が成功した 5 つの理由」 と題したシリーズの連載を開始しました。2015 年 8 月に開催された、日本マイクロソフト主催の 「テレワーク週間」 に、AvePoint から 参加したメンバーがなぜ、通勤時間の短縮や家族との時間の充実など、テレワークの利益を享受しつつ、普段とほとんど変わりなく業務を遂行することができたのか? その理由は、AvePoint で働く社員がオフィスで使いこなしている ICT ツールの存在を抜きには語ることができません。第3回目となる今回のテーマは、「ペーパーレス化 （電子化）」 です。
営業担当者のテレワークとその課題
今回は、営業担当者がテレワークを実践する際のシナリオを考えてみましょう。皆様よくご存じのように、営業担当者は、顧客訪問などのために外出することが多いですね。例えば、顧客との打ち合わせの後、見積書の社内決済を上長から取得する、もしくは注文処理を実行するため、外出先から帰社するという行動パターンは少なくありません。しかし、ワーク・ライフ・バランスや業務効率性を重視する多くの組織では、移動の手間や負担を考え、営業担当者が出先で見積もり・注文処理などの業務を完結できるよう、各種のタブレット端末・ワークフロー製品・クラウドサービスを導入していることも多いように見受けられます。
テレワーク中、見積書に入れる製品の値引き率について上司から承認をもらうには
それでは、弊社 AvePoint では、これら一連の流れをどのように実行しているかご紹介いたしましょう。日本マイクロソフトのテレワーク週間には、営業部から複数のメンバーが参加しました。テレワーク中の直行直帰のワークスタイルを支えた ICT ツールの 1 つが、顧客管理ソリューションである Microsoft Dynamics CRM です。弊社では、顧客情報・見積もり・ライセンス情報まで Dynamics CRM を使って一括管理をしています。
営業部のメンバーが値引き価格で見積書を発行する場合、値引き率によっては、当然ながら上長の承認・決済が必要になります。AvePoint が使っているシステムでは、Dynamics CRM 上で値引き率を入力後、「Get Approval」 (承認を取る) というボタンをクリックすると、上長にメールが送られます。値引き率によって承認を実行する上長の職位も、直属の上長・営業部門トップ・会社のトップと異なるわけですが、ここでユニークなのは、値引き率に応じ、自動的に該当する上長が選択され、その上長宛てに承認依頼のメールが配信されるという点です。メールを受信した上長は、メールを開いてリンクをクリックし、Dynamics CRM 上で承認を実行します。
以上の簡単な操作により、社内の承認プロセスが自動的に実行され、現場の営業担当者は顧客に見積書を発行できるという仕組みになっています。見積書をメールに添付してやり取りする必要も、見積書を紙に印刷して上長のサインを求める必要もありません。
このように文章にまとめるとちょっと地味なようですが、営業担当者にとっては 「いつでも」「どこからでも」 Dynamics CRM から申請を実行することができ、承認をする上長もタブレット端末とインターネット環境があれば、同じく 「いつでも」「どこからでも」 部下からの見積書の値引きを承認することが可能になります。これは、営業担当者は紙の見積書に上長のサインをもらうためだけにわざわざ帰社する必要がなくなり、上長もサインに備えて待機する必要もなくなるという、全員にとって嬉しい仕組みといえます。
「なるはや」 で見積書を顧客に提出したいのに、上長の承認がまだ!! というピンチの際には、統合コミュニケーションツール Skype for Business を搭載した Surface などのモバイル機器を介してインターネットに接続し、上長にテキスト メッセージを送信して承認を依頼する、などというアクションを起こすこともできます。
テレワーク中の経費精算や休暇申請、どうやってる?
ただでさえ忙しい営業担当者。せっかくテレワークを行うなら、交通費などの経費精算の処理・休暇申請といった各種の申請タスクも、会社に戻ることなく、いつでもどこからでも実行可能であれば理想的ですね。弊社の場合は、こうした申請も SharePoint 上で実行可能になっています。営業チームに所属する人なら避けがたく経験する 「電車で移動中のすきま時間」 を活用し、モバイル上で休暇申請を行うなどという時間活用法も。
まとめ
テレワーク週間に実践参加したAvePoint は実際にどのように ICT ツールを活用し、テレワークを実行したのかについて、これまで 3 回にわたりご紹介してきました。次回では、より踏み込んで、外出先にいるメンバーを社内にいるメンバーの安全なファイル共有について考えます。
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