本シリーズでは、AvePoint の世界の顧客にスポットを当て、Office 365、SharePoint データの移行・運用管理・保護に取り組んでいる海外の導入事例をご紹介します。
今回は、「監査レポート作成の手間」 というお悩みを抱えていた 2 つの組織が、DocAve Online のレポート作成機能を活用し、監査対応にかける時間と手間を大幅に削減することに実現した事例をご紹介いたします。
【PartyLite Europe Technology】
PartyLite Europe Technology は、ドイツ・ハイデルベルクに拠点を置くキャンドルなどのホーム アクセサリーの直接販売業者です。同社では、IT 管理者のメンテナンス・運用管理による負担を軽減し、ヨーロッパのすべてのユーザーに対して使用可能なサービスを提供するため、Microsoft クラウドの導入を決定しました。
欧州部門向けの試験導入の成果が非常に高かったため、グローバル規模での導入が決定されたのですが、ここで懸念となったのが、法的データ保持要件準拠関連作業の煩雑さでした。同社の拠点であるドイツでは、最大 10 年間分の財務およびメール データを保持し、通常バックアップの証拠を提供することが組織に対して義務付けられており、関連作業が煩雑化することが懸念されました。
同社が選択したのは、Azure 上にホストされる Office 365 向け SaaS ソリューションである、AvePoint の DocAve Online でした。バックアップ ジョブの記録をレポートとして出力することのできる DocAve Online の機能を援用することにより、手間と時間がかかりがちな監査対応の時間を大幅に削減することが可能になりました。
DocAve Online の導入により、PartyLite Europe Technology IT チームは既定の SharePoint Online では対応していない、「SharePoint Online コンテンツの最小単位バックアップ&リストア」 にはじまり、コンテンツ管理・権限管理など、数多くの機能を手に入れました。
【導入効果】
- 自社ニーズに最適のスケジュールで増分･プラットフォーム バックアップを自動実行。誤削除されたコンテンツも、メタデータ等も含めた完全形で復旧可能に
- サイト／サイト コレクション間でのコンテンツの移行･コピーを、メタデータを保持したまま実行可能に
- ロールを引き継ぐ新しいユーザーへの権限クローンが可能になったことにより、引き継ぎ作業の手間と時間を削減
◎Office 365 を対象とした最小単位バックアップ・リストアの使用シナリオについては、こちらの PDF でご覧いただけます。
【BDO New Zealand】
ニュージーランド最大規模の独立会計事務所組織である BDO New Zealand では、870 名以上のユーザーのため、エンド ユーザー用のコラボレーション プラットフォームとして Microsoft クラウドを導入しました。
SharePoint Online 上にポータルを構築し、Yammer・ドキュメント テンプレート・ワークフローなど生産性向上のための機能をエンド ユーザーに提供することにした BDO New Zealand では、内部での利活用が進むにつれ、「外部ユーザーとコラボレーションをしたい」 との声が組織内から上がるようになりました。
しかし、企業の情報システムに外部ユーザーを招待する場合は、ニュージーランド政府の定める基準に従って運用管理を実行する必要があります。例えば、外部ユーザーにポータルへのアクセスを許可する場合は、最長で 10 年間、記録を保存する必要があり、この記録作成・保存の手間が懸案事項となっていました。
この懸念を解消したのが、DocAve Online でした。DocAve Online には、業界規制・法規制に従ってアーカイブを実行できる機能が存在します。この機能の活用により、ニュージーランド政府の要求に従った形でのコンプライアンス順守・監査対応が格段にシンプル化しました。
【導入効果】
- SharePoint Online の増分バックアップ・プラットフォーム バックアップをスケジュールに従って自動実行
- 870 名のユーザー リソースをアイテム・ライブラリ・サイト レベルで最小単位リストア
- 組織の情報保持ポリシーに従った形式でバックアップ データを簡単に保存
