火曜日, 10月 26, 2021
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Microsoft 365 のデータ損失の原因:5 つのシナリオとは?

avepointデータの損失は、どの組織にとっても絶対に避けたい悪夢のような事態です。ひとつのドキュメント ファイルを誤って削除してしまっただけでも、ビジネスに深刻な影響を与える可能性があります。

クラウド技術が普及した現代、特に Microsoft 365 を取り巻く環境においては、意図的であるかを問わず、様々な形でデータが失われる危険性があります。誤ってクリックしたり誤った設定や権限を割り当てたりなど、データ損失のリスクはいたるところに存在しており、あらゆる権限レベルの従業員がその危険性に備えておく必要があります。 

AvePoint の John Hodges Jay Leask は、先日行われたウェビナーで、様々な組織で発生しうる誰もが知っておくべきデータ損失のシナリオを紹介しました。こういった損失がいかにして発生するかを知ることで、それを防ぐ方法やサードパーティのバックアップや復元ソリューションがどのように役立つかが見えてきます。 

データ損失の原因①バージョニングによるファイルの破損 

ドキュメントの破損は、企業で最も頻発するデータ損失の一つです。一つのドキュメントで沢山のバージョンを作成する従業員は少なくありません。社内で一つのドキュメントから、名前を変えて次々に別バージョンが作られていく。こんなことが起きていませんか?ですがこれを行うと、ファイルが破損した場合にも、すでにチームの他のメンバーに行き渡っていて、必要なバージョンを復元できなくなります。 

そこで役立つのが、サードパーティによる効率的なバックアップ ソリューションです。これにより、特定のファイルだけでなく、復元したいバージョンも復元できます。ウェビナーでは、AvePoint の Cloud Backup による復元ポイントの選択と、必要なバージョンの復元方法について Jay と John が紹介しました。 

※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 7 月 28 日付で公開された記事 “5 Ways to Lose Microsoft 365 Data & How Backup Solutions Can Help” を日本語編訳したものです。

データ損失の原因②ユーザーによる Planner タブの削除 

Microsoft 365 では大規模なデータ損失が起きる場合もありますが、このシナリオは個々のファイルの損失に関するものです。比較的新しいサービスなため使っていないユーザーも多いかもしれませんが、Planner はタスクや進捗状況の管理に便利なソリューションです。チームのコラボレーションの場を作り出すことができ、権限についてもさほど厳しくないため、ユーザーが簡単にタスクを削除できるようになっています。 

一方、削除の取り消し操作を受け付けるのはほんの数秒で、アイテムが削除されてしまえば復元するのはほぼ不可能のようにも思えます。ですが、こちらも同じバックアップ ツールを使うことで、復元したい対象のアイテムを復元できます。実際、前述のウェビナーのデモでは削除されたバケットを一瞬で復元することに成功しています。

データ損失の原因③チーム オーナーまたは管理者によるサイト コンテンツのロールバック 

Microsoft Teams もまた素晴らしいツールとして多くの人に利用されていますが、ここでもやはりデータ損失は懸念事項です。

チームのオーナーは、Team や SharePoint のチーム内において最高の権限を持っており、特定のアクションを実行できます。ウェビナーでは、ある時点からロール バックすることでデータのバージョンを戻すことはできるものの、選択されなかった復元ポイントは全て破棄されてしまうため、コラボレーションに関連しうる変更やドキュメントまで全て失われてしまうことが示されました。

ここでも役立つのが AvePoint Cloud Backup です。Cloud Backup は Microsoft Teams の様々な種類のアイテムについて、大まかなところから細かいところまで復元設定を指定した上で復元できます。 

データ損失の原因④管理者によるメタデータおよび権限関連のミス 

マイクロソフトが開発した Citizen Developer は、管理者や一部ユーザーが Power Platform などのローコードまたはノーコードのソリューションでプロセスを開発できるようにするための機能です。これにより特定の問題を簡単に解決できるようになる一方で、データの損失につながるミスも起こりやすくなります。

こういったノーコードはコンテンツを一括で変更できるようになるため、広範囲に影響を及ぼすおそれがあります。一回の操作で、コンテンツのかなりの部分が消えてしまうことも考えられます。一つの列を削除したり移動したりするだけで、メタデータや権限が多大な影響を受ける可能性もあります。 

残念ながら Citizen Developer に搭載の復元機能はこの問題には対応していないため、こういったプロジェクト フローの実行時には細心の注意を払う必要があります。また、管理者やチーム オーナーも特定ユーザーにアクセス権や権限を与える際には注意すべきでしょう。

そして、これまでご紹介してきたサードパーティ ソリューションの Cloud Backup はこの問題にも対処可能です。必要なメタデータと権限全てを復元できます。 

データ損失の原因⑤退職した従業員のコンテンツを保持 

このシナリオはこれまでご紹介したケース以上に、業務に大きな影響を与える可能性があります。

例えば従業員の退職時や、短期間だけ在籍する場合、管理者はコンテンツを残すためにライセンスを維持すべきなのでしょうか? それとも例えば Outlook の受信トレイや OneDrive へのアクセスを遮断するためにライセンスを無効化して削除すべきなのでしょうか? 

ここでも、Cloud Backup のような強力なサードパーティ製の Microsoft 365 のバックアップ ソリューションが重要な役割を果たします。Cloud Backup は、セキュリティのため受信トレイ全体をキーで暗号化した上でエクスポートできます。このエクスポートした受信トレイは、従業員が復帰したときや、確認が必要な重要コンテンツがある場合にインプレースまたはアウトオブプレースで復元できます。 

また、Cloud Backup ではデータの復元先としてご自身のストレージ デバイスを指定できます。政府機関のように、セキュリティが最重要とされるユーザーにとって便利なオプションです。 

Microsoft 365 に搭載のデータ復元機能もお使いいただけますが、必要なケース全てに対応しているわけではありません。データの削除から 2 週間以内であれば復元できる場合もありますが、Planner のように復元オプション自体が存在しないケースもあります。以下に例となるシナリオをご紹介します。

データに漏洩や攻撃を受けるリスクがつきまとうのは周知の事実です。そんな中、これまでご紹介したような問題がお客様の組織で発生するのを防ぐため、確実に全ての要素を適切に設定させるのが我々の責任です。AvePoint のバックアップおよび復元ソリューションによる、Microsoft 365 の重要データの保護についてご確認ください。 

 

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