Microsoft Teams のチャットボット「AVA」で、IT部門のリストア作業負担を軽減

バックアップ ツールを利用する際に IT 部門が頭を抱える問題の一つが、ユーザー部門からのリストア(復元)依頼の対応に時間を取られてしまうことです。

しかし、Microsoft Teams の無料チャットボット アプリ 「AvePoint Virtual Assistant (AVA)」 がこの問題を解決します!

AvePoint Cloud Backup導入企業では、AVA を使うことでエンドユーザー自身での Microsoft 365 ファイルの検索とリストアが可能となり、ユーザーの利便性を高めるだけでなく、IT 部門(ヘルプデスク)への問い合わせを軽減できます。

AVA のダウンロードは Microsoft Teams ストアにアクセス

すべての Microsoft 365 ユーザーが AVA を利用することができます。ファイル、ドキュメント、電子メールを紛失・誤削除してしまった場合、Microsoft Teams で直接 AVA を開き、チャット画面に質問を入力します。AVA はユーザーの権限に基づいて、Exchange、Outlook、OneDrive のごみ箱を検索し、要求されたアイテムをリストアします。

AvePoint Cloud Backup を利用しているお客様であれば、Microsoft 365の標準バックアップ機能では保持期限が過ぎてしまったコンテンツも検索・リストアできるので、より大きな付加価値を得ることができます。

Microsoft Teams 上での AVA 操作画面

IT 部門の負担を軽減

「コンテンツが失われてしまうのは、どのような場合なのか?」と思われる方もいるかもしれません。Microsoft 365では、以下のようなシナリオが考えられます。

  • データの破壊を目的とする攻撃 (マルウェア / ランサムウェアを含む)
  • バージョン管理が無効になっている場合の変更点の消失 (特に OneDrive で多い)
  • ドキュメントのバージョンが削除されている、または破損している
  • エンド ユーザーがドキュメントを誤った場所に保存した

このようなデータロスが発生した場合、組織の IT 部門は従来、Microsoft 365 のごみ箱や Cloud Backup のインデックス、さらにはドキュメントのバージョン履歴がある場合はそれをスキャンするといった検索方法を実行しなればなりませんでした。

しかし、AVA を使用すれば、エンド ユーザー自身によるデータの検索・リストアが実行可能となります。これにより、IT 部門はより重要なバックアップ ジョブや組織の価値を高めるその他のタスクに時間と労力を集中できるようになります。

エンド ユーザーが AVA を使ってできること

AVA では以下に挙げる検索や操作が実行可能です。

  • ファイル名による検索
  • 最近変更されたドキュメント
  • ドキュメントおよびファイルへのリンク切れ URL
  • Microsoft Exchange/Outlook で検索できない紛失メール
  • ユーザーのメールボックス / OneDrive から既存のファイルを検索
  • ユーザーのバージョン履歴および第 1 段階のごみ箱のチェック
  • AvePoint のバックアップ データ セットから最新データを特定

これらの機能により、エンド ユーザーはリストアを自身で簡単に実行できるので、ヘルプデスクの手を煩わせることもありません。AVA は、チャットを使用しているユーザーのセキュリティ権限レベルに応じて、権限を持たないコンテンツへのアクセスを防止するので、ヘルプデスク チームに大きな付加価値をもたらします。

AVA はエンド ユーザーのエンパワーメントに貢献すると同時に、IT 部門の負担も軽減します。AVA を Teams ストアから今すぐダウンロードしてみてください。

※この記事は、米国 AvePoint で公開された記事 “Reduce The Burden Of Restoring Office 365 Files with Our Free Microsoft Teams Chatbot!” を日本語編訳したものです。

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