Microsoft 365 et le COVID-19 pour les directeurs exécutifs

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En cette période d’incertitudes liées à l’épidémie de COVID-19, les individus se tournent vers leurs dirigeants pour trouver des conseils et être rassurés. Ce pilier de la continuité de service bien qu’essentiel est souvent négligé.

Pour être fort et proactif, un dirigeant doit avoir accès à des informations fiables, des canaux de communications robustes et il doit être en mesure de prendre rapidement des decisions.

Ces dernières semaines, avec la crise du COVID-19, j’ai tiré quatre leçons sur la manière dont les directeurs exécutifs peuvent se montrer agiles grâce aux outils de Microsoft 365. Les voicis.


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Renforcez la communication au sein de la direction

Avant le COVID-19, notre équipe de cadres supérieurs, éparpillés aux quatre coins du monde, se réunissait une fois par mois.

Actuellement, les directeurs exécutifs ne peuvent plus assister en personne aux réunions avec leurs équipes. En parallèle, tout évolue plus vite que jamais. Si vous n’avez pas encore modifié la fréquence à laquelle vos cadres supérieurs se réunissent, je vous conseille de le faire.

Depuis fin janvier, nos cadres supérieurs se réunissent à distance grâce à Microsoft Teams deux fois par semaine pour faire le point sur les dernières actualités, le personnel et prendre des décisions opérationnelles.

 

Yammer a été un outil essentiel pour diffuser nos annonces à l’échelle de l’entreprise. Il nous permet de maintenir le lien avec notre famille AvePoint pour communiquer et justifier nos décisions afin que celles-ci puissent être appliquées correctement. Votre entreprise doit impérativement avoir confiance en son équipe de direction pendant cette période instable, et cela commence par une communication régulière et cohérente.

Ne laissez pas la quête de la perfection supplanter le nécessaire

Jusqu’à maintenant, pour organiser une réunion ouverte et la diffuser au sein de l’entreprise, il était important de disposer de valeurs de production fortes. Le message était alors plus clair et cela définissait une norme de marque globale de qualité. Typiquement, plus l’entreprise est grande, plus elle peut consacrer de ressources à la production médiatique interne.

Chez AvePoint, nous organisons généralement une réunion ouverte avec notre équipe créative une fois par trimestre. Ces réunions nécessitent une équipe et un équipement audio-vidéo sophistiqué. Cependant, en ces périodes de changement immédiat, ces ressources ne sont pas disponibles.

Plutôt que d’attendre pour ne rien changer au déroulement habituel de ces réunions ouvertes, j’ai choisi de les diffuser en utilisant une technologie grand public facile d’accès. Pour notre dernière réunion, nous avons créé un événement en direct dans Microsoft Teams et nous avons tout simplement utilisé la caméra d’un ordinateur portable et un micro Bluetooth. J’ai fait défiler les pages du PowerPoint moi-même avec une simple télécommande que je tenais à la main.

La qualité de la production reste importante, mais ce paramètre ne doit pas vous empêcher de communiquer de manière proactive avec votre entreprise. Vos employés ont besoin que vous vous adressiez à eux, alors ne laissez pas la quête de la perfection supplanter le nécessaire.

 

Le libre-service est l’une des clés de l’agilité

Les directeurs exécutifs ont besoin de toutes les informations possibles pour prendre des décisions informées. De ce fait, de nombreuses entreprises emploient des équipes pour analyser et élaborer des présentations afin de prendre des décisions basées sur des données.

À l’heure où les marchés sont en constante évolution, cela devrait être complété par des tableaux de bord en direct entre les différentes unités opérationnelles de l’entreprise. Chez AvePoint, les cadres supérieurs utilisent PowerBI et les données actives pour faire des modelages financiers et des analyses. Cet accès libre nous permet de modéliser différents scénarios à tout moment où que l’on soit.

Microsoft 365 permet également aux équipes de direction de collaborer et de co-rédiger des documents au lieu d’utiliser des pièces jointes d’e-mail. Cela peut sembler aller de soi, mais cette fonctionnalité nous permet de travailler en parallèle, ce qui change tout.

Enfin, tous les processus de communication se font désormais en ligne, le plus souvent avec Microsoft Teams. Cette plateforme a enregistré une augmentation en flèche de son utilisation, notamment en ce qui concerne la création d’« équipes ». La possibilité d’automatiser le provisioning, la gestion et le cycle de vie de ces équipes grâce à Cloud Governance permet aux employés d’organiser rapidement des espaces de travail sans sacrifier la sécurité ni le contrôle.

En fin de compte, c’est à vous de jouer

Les gens sont inquiets, stressés. Ils s’interrogent sur l’avenir. Il est important de comprendre que, à cause du COVID-19, l’environnement dans lequel vous travaillez a changé non seulement pour vos clients, mais aussi pour vos employés. De ce fait, les dirigeants doivent à la fois donner le ton et prendre le temps de prendre des nouvelles de chacun individuellement.

Microsoft 365 vous permet d’alléger l’aspect opérationnel de la communication pour vous permettre de consacrer votre temps et votre énergie aux personnes de votre organisation. Dans mon cas, j’ai profité de ce temps pour appeler les employés de nos bureaux internationaux afin de prendre de leurs nouvelles et de prendre la température à l’échelle de notre organisation. Ces actions peuvent être le reflet d’une direction proactive avec une touche personnelle, ce qui est particulièrement important dans ces périodes incertaines et perturbées.

Plus que jamais, les dirigeants doivent prendre les devants. Encouragez et soutenez vos collègues et appuyez-vous sur votre culture pour y parvenir.


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TJ
Dr. Tianyi (TJ) Jiang oversees product strategy and business development for AvePoint’s global businesses, and is one of the main architects in guiding AvePoint’s evolution to become a Collaboration Enabler, focusing on helping enterprises in their digitization journey to enable employees to collaborate with confidence. Prior to co-founding AvePoint, TJ’s career focus was on designing and implementing fix-income trading systems, global equity program trading platforms, credit risk modeling, and conducting research in Data Mining. A recipient of Ernst & Young’s Entrepreneur of the Year award in New Jersey in 2010, TJ received both B.S. and Masters in Electrical and Computer Engineering from Cornell University, and a Master of Philosophy and PhD in Data Mining from Department of Information Systems, Operations Management, and Statistics, Stern School of Business, New York University.

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