3 conseils pour exploiter au mieux SharePoint Online dans votre environnement de travail hybride

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Pour répondre aux nouvelles exigences des environnements de travail hybrides, il apparaît de plus en plus clairement que les employés ont besoin de flexibilité dans leur façon de travailler. Ce qui rend SharePoint Online unique, c’est qu’il facilite directement la collaboration, la gestion de contenu et la maîtrise de la sécurité de très nombreuses entreprises qui s’adaptent à ces nouveaux modes de travail.


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Dans l’environnement de travail hybride actuel, où la flexibilité est le maître mot, ce type de technologie tournée vers l’avenir est une aide précieuse pour les employés. Cela dit, tout le monde n’a pas conscience de la puissance de SharePoint, car tout le monde ne l’utilise pas pour sa finalité principale. C’est un outil qui répond à des besoins très divers des entreprises (espace de stockage, plateforme de gestion de documents, etc.), mais la façon dont vous l’utilisez peut faire toute la différence dans l’aide qu’il apportera à votre propre structure.

C’est pourquoi nous vous proposons aujourd’hui trois conseils pour exploiter tout le potentiel de SharePoint Online et exceller dans votre environnement de travail hybride.

1. Utilisez SharePoint comme un centre d’informations plutôt qu’un simple espace de stockage

Chaque jour, nous comptons sur nos fichiers et les ressources dont nous disposons pour travailler. Selon une étude de Microsoft, rien que depuis le début de cette pandémie, le nombre d’employés travaillant sur des documents a augmenté de 66 % !

Selon vous, que se passera-t-il si un service perd l’accès à certains fichiers essentiels pour son travail ? Pour assurer la continuité de l’activité, SharePoint Online permet à vos utilisateurs finaux d’accéder à leurs fichiers en toute sécurité, n’importe où et quand ils le souhaitent.

Si vous utilisez SharePoint comme un intranet, cela facilitera considérablement l’accès des nouveaux collaborateurs à vos ressources, rendant ainsi le processus d’intégration plus transparent.

Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors de la création de sites SharePoint Online.

Sites de communication

Les sites de communication sont conçus pour communiquer des informations à des utilisateurs finaux ou à des publics très divers. Vous pouvez les utiliser pour créer des portails, des sites dédiés à un service ou à un projet, ainsi que des sites publics pour partager des actualités, des annonces ou des événements concernant l’entreprise.

Vous pouvez choisir entre différents modèles de rubriques et de présentation, ou de modèles vierges pour les communications internes, tandis que les modèles de sites activés pour la publication peuvent être utilisés pour gérer les contenus accessibles au public, ou dans les cas où un site doit être géré et doté de contenu pour révision et approbation.

Sites de collaboration

Le type de site le plus connu des utilisateurs de SharePoint, à savoir les sites de collaboration, permettent aux utilisateurs de suivre et de rester informés de l’état d’avancement des projets et des tâches, de co-créer et de gérer des documents et du contenu, et d’exploiter d’autres services Microsoft 365 pour accéder aux ressources de l’équipe. Concernant plus spécifiquement les sites hub et Team :

  • Le modèle de site hub inclus dans SharePoint Online regroupe de nombreux sites et applications SharePoint disparates en un seul et même lieu, souvent en se focalisant sur une tâche, un projet ou une unité organisationnelle particulière, afin de guider les utilisateurs finaux et de faciliter la recherche d’informations.
  • Les sites d’équipe sont les sites SharePoint autonomes par défaut conçus pour fournir une plateforme de collaboration à un groupe travaillant sur un projet, une tâche ou un objectif commun(e). Ils offrent une gamme complète d’outils de communication et de collaboration, car ils sont connectés par défaut à un groupe Microsoft.

D’autres types de sites offrent encore plus d’automatisation : les centres de documents et d’archivage facilitent la gestion de contenus et garantissent la conformité aux politiques de conservation, aux wikis dédiés au partage des connaissances internes et externes, et bien plus encore.

2. Intégrez SharePoint aux autres applications Microsoft 365

Microsoft souhaite supprimer les applications cloisonnées et encourage fortement l’intégration de ses différentes applications. Et bien que SharePoint Online soit un outil puissant par lui-même, il est encore plus performant lorsqu’il est intégré aux principaux outils collaboratifs de Microsoft 365 tels que Microsoft Teams pour ses solutions de réunion et de discussion en ligne.

Lorsqu’il est intégré à SharePoint, le partage de fichiers et de documents lors d’échanges de messages ou pendant les réunions peut s’effectuer en appliquant les autorisations fortes de SharePoint. Des fonctionnalités SharePoint telles que SharePoint News peuvent également être ajoutées aux canaux de vos équipes afin que les utilisateurs n’aient pas à passer d’une application à l’autre et puissent trouver toutes les informations nécessaires sur une seule plateforme.

Cette expérience de collaboration améliorée prouve que la collaboration peut être encore plus efficace lorsque l’on conjugue la puissance de SharePoint à celle de Microsoft Teams.

Il y a ensuite OneDrive, qui est idéal pour les tâches individuelles en cours de réalisation et le partage de documents avec des membres spécifiques de l’équipe.

Une fois ces tâches individuelles effectuées et dans l’attente des autorisations, approbations et révisions d’autres utilisateurs, l’intégration de OneDrive et de SharePoint facilitera la synchronisation et le partage avec un groupe plus large de collaborateurs.

Il est essentiel de savoir exploiter chaque plateforme le plus efficacement possible pour élaborer une stratégie d’intégration transparente qui vous permettra d’améliorer la collaboration et d’encourager vos utilisateurs à l’adopter.

3. Définissez des stratégies et des directives qui encouragent la collaboration sans sacrifier la sécurité

Maintenant que vous souhaitez adopter un mode de travail flexible, les risques de vulnérabilité de vos données sont plus préoccupants. Mais ces risques peuvent être évités !

La mise en œuvre de stratégies de gouvernance cohérentes avec les objectifs de votre entreprise est essentielle pour optimiser les capacités de collaboration de SharePoint Online tout en pensant à la sécurité. Voici quelques termes clés de la gouvernance dont vous devez tenir compte :

  • Les normes sont des pratiques déterminées par l’équipe. Elles font généralement l’objet d’un suivi pour que le travail s’effectue de la meilleure façon possible.
  • Les politiques assurent la cohérence de l’expérience et la gestion efficace des informations organisationnelles. Elles sont souvent définies par votre entreprise.
  • Bien que la gouvernance soit fortement déterminée par l’ensemble des paramètres, des mesures de sécurité et des règles de conformité définis par votre entreprise, elle peut également être régie par les propriétaires spécifiques de certains sites et les stratégies organisationnelles qui leur sont associés pour gérer les utilisateurs invités.

Grâce aux autorisations de partage externe, à l’étiquetage des types de fichiers selon leur degré de sensibilité, au partage du contrôle et à la mise en place de conditions et d’actions, vous pouvez protéger vos données et vos espaces de travail collaboratifs pour vos utilisateurs finaux, à tout moment et quel que soit le lieu où ils travaillent.

Conclusion

Pour favoriser l’autonomie de vos utilisateurs, l’important est de leur fournir les outils nécessaires pour qu’ils s’épanouissent dans n’importe quel environnement de travail, qu’il s’agisse d’un espace physique, distant ou hybride.

Si Microsoft propose diverses plateformes pour vous y aider, il est essentiel d’utiliser ces plateformes d’une manière à la fois compatible avec les objectifs et les politiques de votre entreprise, mais qui réponde également à l’évolution constante de vos besoins. Et SharePoint Online est une pièce essentielle de ce puzzle !


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