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Dans cette article vous répondrez aux questions suivantes:
- Comment utiliser SharePoint?
- Quels sont les avantages avec SharePoint?
- Comment synchroniser SharePoint?
- Pourquoi utiliser SharePoint comme plateforme collaborative?
Au cours de mes années d’activités dans la sphère SharePoint et Office 365, j’ai fréquemment eu affaire à d’anciens collègues de l’époque où j’étais technicien qui, même après des décennies d’activité dans l’informatique, n’avaient jamais entendu parler de SharePoint. Suite à ce constat, j’ai décidé d’écrire une série d’articles présentant l’essentiel à savoir sur SharePoint en guise d’introduction facile d’accès pour les nouveaux utilisateurs. Dans un prochain article, je traiterai également quelques grands principes à adopter pour bien gérer SharePoint et Office 365.
Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des questions les plus élémentaires que l’on me pose à propos de SharePoint, de son objectif et de ses fonctionnalités. J’espère qu’elles vous seront utiles !
Qu’est-ce que SharePoint ?
SharePoint est un système de collaboration basé sur site Web qui utilise des applications de workflow, des bases de données « listes » et d’autres composants WebParts, ainsi que des fonctions de sécurité pour permettre aux équipes professionnelles de collaborer. SharePoint permet aussi à l’entreprise qui utilise la plateforme de contrôler l’accès à l’information et d’automatiser les processus de workflow dans l’ensemble des unités commerciales.
La version de SharePoint hébergée sur le Cloud Microsoft, SharePoint Online, comporte une multitude de fonctions supplémentaires permettant son intégration à d’autres applications cloud. Elle fonctionne de pair avec beaucoup d’autres produits proposés dans les packages Microsoft disponibles avec une licence Office 365 ou Microsoft 365.
Quels sont les avantages d’utiliser SharePoint ?
SharePoint permet d’augmenter la productivité et la visibilité des professionnels de l’information dans tous les secteurs et dans des entreprises de toute taille. Les fonctionnalités de SharePoint sont axées sur une expérience de collaboration transversale basée sur l’Intranet permettant le partage sécurisé, la gestion du contenu et la collaboration sur des workflows, ainsi que de nombreuses autres fonctions.
Pour une plateforme de collaboration basée sur site Web, SharePoint est facile à entretenir et, en ce qui concerne sa structure fondamentale, facile à comprendre pour les utilisateurs d’entreprise. Elle est également personnalisable à l’infini et extrêmement évolutive ; les entreprises peuvent l’exploiter de multiples manières pour accroître leur productivité et leur retour sur investissement.
À quoi sert SharePoint ?
En tant que plateforme « Intranet » créant un pont entre tous les secteurs d’activité, SharePoint a largement contribué à accroître l’efficacité opérationnelle d’entreprises du classement Fortune 500 au cours des 17 dernières années. Les nombreuses fonctions de la plateforme facilitent considérablement la collaboration sur des projets ad hoc et la création de processus opérationnels standard pour le partage d’informations, la publication de documents et l’enregistrement de données.
Des fonctionnalités telles que les contrôles de sécurité, la co-création, le contrôle de version et l’intégration avec Exchange (applications de messagerie électronique Outlook) donnent aux utilisateurs d’entreprise la possibilité de faire plus en moins de temps et d’assurer l’intégrité des tâches qu’ils accomplissent. SharePoint offre notamment la possibilité :
- d’exiger l’approbation de documents avant qu’ils ne soient visibles ;
- d’« extraire » des documents pour éviter les ajouts ou modifications par d’autres utilisateurs ;
- de recevoir des notifications lorsque des documents sont téléchargés ou des modifications apportées ;
- de créer des workflows basés sur une logique si/alors pour automatiser des opérations telles que le déplacement de documents, l’envoi de documents par messagerie électronique ou l’enregistrement d’informations.
Toutes ces fonctions augmentent la productivité des utilisateurs professionnels, mais le domaine où SharePoint constitue une réelle avancée par rapport aux systèmes de collaboration documentaire antérieurs est l’affichage des informations indiquant où et pourquoi les informations/documents ont été stockés.
Dans SharePoint, il est extrêmement facile d’exiger ces « métadonnées », c’est-à-dire ces informations relatives aux données (date de modification, nom de l’auteur, etc., mais aussi « indicateurs » personnalisés ajoutés aux documents ou éléments), afin de permettre aux professionnels de mieux appréhender la raison d’être et l’importance d’un fichier sans avoir à l’ouvrir. SharePoint permet même aux utilisateurs de créer des bases de données personnalisées dans un format simple d’utilisation et d’enregistrer des milliers d’informations individuelles pouvant être intégrées aux workflows déjà évoqués ou à d’autres processus opérationnels.
Qu’est-ce qu’une application SharePoint ?
Dans SharePoint, les applications sont des éléments intégrés qui ajoutent des fonctionnalités aux espaces de collaboration standard de la plateforme. Certaines applications sont livrées prêtes à l’emploi avec la plateforme, mais de nombreuses autres ajoutent des fonctions et des options qui ne sont pas incluses dans la plateforme standard. Il peut s’agir d’une bibliothèque dans laquelle les utilisateurs peuvent enregistrer et partager des documents et des fichiers, de plug-ins pour le calendrier, ou encore d’applications puissantes telles que Nintex qui permettent l’exécution répétée de nombreuses actions logiques dans SharePoint.
En quoi SharePoint est-il utile pour la collaboration ?
SharePoint met à disposition un espace sur le Web dans lequel les utilisateurs peuvent télécharger des documents et les partager immédiatement avec d’autres personnes ayant besoin de les voir. Les utilisateurs peuvent également disposer d’un espace de stockage personnel appelé OneDrive, où personne ne peut voir les documents ou fichiers qu’ils y téléchargent avant qu’ils ne les aient « partagés » ou qu’ils aient accordé l’accès à ces documents à d’autres utilisateurs.
Dans ce cas, permettre à un groupe de collègues de visualiser un document publié est un processus à une étape. Mais ce n’est pas nécessairement le cas. Les fonctions d’approbation et de workflow précédemment mentionnées permettent de contrôler la manière dont les documents sont partagés et dont les salariés collaborent sur l’information au sein de l’entreprise.
Il est également facile d’envoyer des liens vers les documents partagés ou les espaces de collaboration par e-mail, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder facilement et sans détour aux données qu’ils souhaitent consulter.
Les organisations ont fréquemment recours à SharePoint pour publier des informations destinées à l’ensemble de l’entreprise telles que des documents de RH, des annonces et des mémos.
Comment SharePoint peut-il être utilisé pour la gestion de contenu ?
SharePoint met à disposition de nombreuses manières d’ajouter des métadonnées à des fichiers à des fins de tri, d’organisation et de suivi du contenu appartenant aux entreprises. Plus important encore : en tant que plateforme, SharePoint peut forcer l’application d’indicateurs à du contenu au moment où les utilisateurs d’entreprise le téléchargent vers les espaces de collaboration. Dans le cadre de ce processus, ceux-ci peuvent également contraindre les utilisateurs finaux à fournir des métadonnées au sujet des documents.
Une fois que le contenu et les métadonnées sont sur la plateforme, SharePoint permet aux entreprises disposant d’outils de workflow d’automatiser :
- les processus sur la base d’informations fournies par les utilisateurs finaux ;
- les outils gérant le cycle de vie du contenu pour permettre la mise à disposition d’enregistrements ;
- l’élimination d’informations sur la base de règles de l’entreprise.
La plupart des entreprises du classement Fortune 500 font confiance à la plateforme SharePoint depuis plus d’une décennie, faisant de SharePoint et de l’écosystème associé une industrie de plusieurs milliards de dollars. Grâce aux nouvelles possibilités offertes par SharePoint Online en tant que composant de l’application cloud Office 365/Microsoft 365, et aux liaisons à des services tels que Flow, Office 365 Groups et Teams, SharePoint et les services basés sur SharePoint acquièrent une importance croissante dans tous les secteurs d’activité.
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