Comment optimiser l’architecture des informations SharePoint à l’aide de métadonnées

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Pour en savoir plus sur l’architecture SharePoint, consultez nos articles précédents :

Dans notre dernier article, nous avons expliqué comment le passage de SharePoint à une architecture de site plate a facilité la personnalisation des espaces de travail par les organisations. Dans cet article, nous allons examiner comment il convient d’aborder l’architecture des informations de SharePoint et pourquoi il est important de s’assurer qu’elle est correctement gérée dans toutes les collections de sites SharePoint d’une organisation.

Cloud Management O365

Pourquoi l’architecture des informations est-elle importante ?

L’architecture des informations SharePoint peut être définie comme la structuration, l’organisation et l’étiquetage de tous les contenus d’une collection de sites SharePoint. Cela inclut les documents, les données et les sous-sites.

Les organisations doivent procéder de manière ciblée lors de la mise en place de leur architecture des informations SharePoint afin de rendre le contenu plus accessible et plus facile à parcourir. De cette manière, les organisations migrant vers Office 365 ou SharePoint pourront accroître la collaboration globale et l’adoption des solutions par les utilisateurs.

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Introduction à la taxonomie et aux métadonnées SharePoint

L’objectif d’une taxonomie SharePoint est d’organiser les contenus de manière à ce que les utilisateurs finaux et l’équipe informatique puissent facilement rechercher, identifier et accéder aux contenus dont ils ont besoin. Ne pas trouver rapidement les informations qu’ils recherchent peut sérieusement entraver la capacité des utilisateurs à effectuer leur travail ou à collaborer avec d’autres. D’où l’intérêt de mettre en place une navigation basée sur les métadonnées SharePoint.

La définition de métadonnées SharePoint permet aux utilisateurs d’associer aux contenus des étiquettes les décrivant plus précisément. La configuration d’une navigation basée sur les métadonnées permet ensuite aux utilisateurs finaux de trouver tous les contenus pertinents ayant trait à la tâche qu’ils doivent réaliser. La collaboration dans l’environnement de travail en devient immédiatement plus simple et plus fluide.

Si un utilisateur travaille sur une brochure produit destinée à un client, il peut par exemple associer à celle-ci l’étiquette « Brochure produit sans sucre ». Dans ce cas, l’un de ses collègues recherchant l’ensemble du contenu associé à « sans sucre » pourrait facilement la repérer en effectuant une recherche parmi les étiquettes de métadonnées de la bibliothèque SharePoint.

Navigation basée sur les métadonnées SharePoint

S’agissant du classement des métadonnées, une bonne concertation est nécessaire entre les utilisateurs finaux et le service informatique. Au moment de décider quelles étiquettes de métadonnées doivent être créées, il faut par exemple se demander quels documents précis requièrent leur propre classification et sur quels contenus les recherches portent normalement. Une grande précision est également nécessaire pour garantir que les étiquettes sont facilement identifiables et correspondent au contenu associé.

La clé pour bien définir les étiquettes de métadonnées est d’engager une discussion ouverte entre les utilisateurs finaux et le service informatique afin de déterminer quelles étiquettes sont judicieuses. Même des étiquettes jugées essentielles par le service informatique ne servent à rien si les utilisateurs finaux ne les utilisent pas. À l’inverse, laisser trop de liberté aux utilisateurs lors de la création des étiquettes les incitera à les rendre plus complexes, ce qui aura pour effet d’augmenter la prolifération des données et d’accroître l’opacité des informations. C’est pourquoi il est essentiel de trouver un juste équilibre entre utilisation opérationnelle et gouvernance réfléchie.

Pour en revenir à l’exemple de la « Brochure produit sans sucre » : dans une grande entreprise agroalimentaire possédant une gamme étendue de produits et gérant plusieurs versions de chaque type de produit, il n’est pas forcément pertinent de disposer d’une étiquette de métadonnées spécifique pour chaque unité de stock.

Toutes les pièces du puzzle s’assemblent

Une fois que leur organisation a déterminé les étiquettes de métadonnées requises et mis en place la navigation basée sur les métadonnées, les utilisateurs finaux sont en mesure de trouver plus rapidement ce qu’ils cherchent dans les bibliothèques SharePoint.

La mise en œuvre conjointe d’une architecture de sites et d’une architecture des informations optimisées fera monter en flèche l’utilisation, l’adoption et la collaboration. En configurant correctement chaque élément de votre site intranet SharePoint, vous créerez un environnement SharePoint fluide qui aura un impact positif sur votre activité.

Cette image illustre la structure en couches d’une collection de sites, site, sous-site, bibliothèque SharePoint et étiquettes de métadonnées.

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