Pourquoi l’intranet SharePoint est toujours vivant et animé

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Contrairement à la célèbre opinion, l’intranet SharePoint n’est pas encore obsolète. Bien que Microsoft continue d’ajouter de nouvelles fonctionnalités et des améliorations à la gamme de solutions Microsoft 365 d’année en année, il semble que chaque année, régulièrement, il y a des gens qui aiment annoncer la fin de l’intranet SharePoint.


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« Yammer est maintenant intégré à Microsoft Office 365 ! Est-ce la fin de l’intranet SharePoint ? »

Ou

« Les sites hub signifient que l’intranet classique est obsolète ! »

Ou

« Teams prend en charge un large public et de nombreuses applications ! C’est le nouvel avenir des intranets ! »

Lorsque ces sentiments reflètent certainement certaines des façons dont l’intranet moderne continue de changer et d’évoluer dans Microsoft 365, nous sommes ici pour expliquer pourquoi l’intranet SharePoint est loin d’être obsolète.

Tout d’abord, qu’entendons-nous par « Intranet » ?

Le mot « Intranet » peut avoir différentes significations selon les organisations, allant de la « page d’accueil » que les utilisateurs voient lors de leur première connexion à l’environnement de l’entreprise jusqu’à la stratégie de plate-forme de gestion de l’information d’un « intranet » pour tout le contenu ad hoc et collaboratif qui est consultable et disponible pour les utilisateurs internes.

Aux fins du présent article, nous utiliserons « Intranet » pour désigner une plate-forme centralisée de publication. Il s’agit d’un espace désigné (dans le cadre du paysage plus large des informations organisationnelles) qui fournit des ressources centralisées, y compris les nouvelles, les stratégies et les procédures organisées, la recherche, les profils utilisateur, les liens vers les applications ainsi que d’autres informations choisies qui sont pertinentes pour un large public et qui bénéficient de leur publication.

En fait, cette approche qui consiste à reconnaître les frontières informationnelles et sécuritaires entre vos « espaces de publication largement accessibles » et vos « espaces de travail collaboratifs en groupe privé » est conforme aux recommandations de meilleures pratiques d’AvePoint pour les lignes directrices de gouvernance sur l’identification et la gestion des différents espaces de travail dans Microsoft Office 365.

Pourquoi SharePoint est-il toujours le meilleur outil pour le travail ?

L’une des principales considérations lorsque vous abordez la question « quoi utiliser quand » pour les différents outils cloud disponibles dans Microsoft 365 est de comprendre les forces et les faiblesses de chaque produit tout en reconnaissant les besoins métier en information de votre intranet. Pour la plupart des organisations, les besoins métier communs de leur intranet sont les suivants :

  • Persistance : un endroit où les nouveaux employés ou les employés existants peuvent trouver des informations essentielles qui ne peuvent pas « disparaître » à mesure que de nouveaux contenus sont ajoutés en permanence.
  • Conservation : une équipe de représentants désignée du marketing, de la communication et des affaires qui peut fournir des informations approuvées à l’échelle de l’entreprise, sans se soucier.
  • Attractivité : nous voulons remplacer notre ancien bulletin d’informations en format PDF par des articles attrayants qui ont la possibilité de mettre en forme des images, des sous-titres, des citations en bloc, etc.
  • Plate-forme de lancement : il doit fournir des liens de raccourci vers des applications courantes, des recherches et des informations utiles de manière organisée et facile à naviguer pour les utilisateurs, qu’ils soient nouveaux ou expérimentés.

Ce que vous remarquerez dans cette liste d’exigences communes, c’est qu’une fois que nous avons clairement défini les cas d’usage pour le partage et la rédaction d’informations dans un intranet d’entreprise, la solution la plus appropriée est toujours un site de communication SharePoint moderne. Bien qu’à première vue, certains aspects de ces sites, tels que le « partage de liens » et le « partage de nouvelles », peuvent être trouvés dans Teams ou Yammer (avec des compromis), les exigences de fonctionnalité décrites ci-dessus sont toujours parfaitement satisfaites dans un scénario de publication SharePoint, ce qui explique pourquoi l’intranet SharePoint ne disparaîtra pas de sitôt.

En fait, il est tout à fait possible pour les différents outils de travailler ensemble en harmonie dans le cadre d’un intranet global plus large, avec l’objectif de publication de SharePoint qui complète l’objectif de collaboration de Team et l’objectif social de Yammer, comme nous l’expliquerons plus loin dans cet article.

Pourquoi ne puis-je pas utiliser Teams ou Yammer comme intranet ?

Ce genre de scénario peut être tout à fait possible pour certaines organisations, mais pour la plupart des organisations que nous rencontrons, avec les exigences en matière d’information énumérées ci-dessus, SharePoint reste le meilleur choix.

  • Microsoft Teams est conçu dès le départ comme un espace de collaboration où les utilisateurs sont considérés comme propriétaires ou membres avec des autorisations de modification pour tous les contenus Teams. Cela ne se prête pas bien (ni facilement) à une configuration en mode de publication en lecture seule en introduisant des risques d’ajout et de diffusion d’informations informelles ou incorrectes avant d’être remarquées.
  • Bien que Teams permette de créer facilement des raccourcis utiles grâce aux onglets, le nombre d’onglets pouvant être ajoutés à un espace de travail avant de devenir difficile à maîtriser est limité, sans compter que le contenu des onglets doit être hébergé quelque part, comme une page de publication ou une bibliothèque de documents dans SharePoint ! En parlant de bibliothèques de documents, bien que l’onglet « Fichiers » dans Teams rende la collaboration super facile et utile, essayer d’en faire un dépôt de fichiers gérés (comme des fichiers de stratégie ou de procédure) avec des étiquettes et des autorisations appropriées devient difficile avec l’approche de « la collaboration d’abord » de Teams.
  • Yammer fournit une véritable plate-forme sociale d’entreprise, permettant une diffusion rapide (et des commentaires/discussions autour) de nouvelles, de sondages, de questions et plus encore. Bien qu’il s’agisse d’un outil fantastique pour une large sensibilisation et des discussions inter-organisationnelles, il lui manque les riches fonctionnalités de publication et de mise en page des articles de communication SharePoint.
  • De même, bien que vous puissiez ajouter des liens et joindre des documents aux articles, Yammer est un flux social en constante évolution et ne se prête pas à une plate-forme centralisée de documents ou de liens gérés. Il y a quelques chevauchements de publication dans le diagramme ci-dessus, mais le problème se pose dans les détails de la conservation, de l’image de marque, de la flexibilité de mise en page et du contrôle centralisé.

Cette flexibilité, c’est la meilleure solution

Si nous pensons que les sites de communication SharePoint restent le meilleur choix pour héberger un intranet d’entreprise pour la plupart des organisations, cela ne veut pas dire que c’est le seul choix. Comprendre les fonctionnalités complémentaires des outils ci-dessus et savoir quand et comment les réunir permettent à vos employés d’avoir le meilleur accès possible aux informations dont ils ont besoin pour assurer leur productivité.

Prenons par exemple une page d’accueil d’entreprise hébergée sur SharePoint Online. Il est tout à fait possible de configurer la page d’accueil SPO pour en faire une plate-forme centralisée de publication, hébergeant des synthèses de nouvelles et des bibliothèques de stratégies, mais elle peut également être un point de lancement pour votre Teams, vos sites utilisant des liens ou des composants WebPart d’AvePoint. Elle peut également être utilisée dans les dernières discussions communautaires de Yammer à l’aide de composants WebPart natifs.

Ce n’est pas non plus une voie à sens unique ! De la même manière, toutes les pages SPO et tous les documents de stratégie pertinents peuvent être introduits dans Teams en utilisant les « onglets Teams » ou dans une communauté Yammer en tant que « lien épinglé ».

En utilisant cette approche, vous pouvez exploiter les forces de chaque outil de collaboration, ce qui permet aux utilisateurs de travailler efficacement sans limiter ou dupliquer les sources d’information pertinentes.

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