A savoir sur les fonctions de SharePoint 2019

Lorsque l’on envisage de migrer vers la nouvelle version de SharePoint, trois options sont possibles, que nous présenterons ci-après : continuer à travailler en local, migrer vers le cloud ou opter pour une solution hybride. Nous explorerons également les fonctions performantes de SharePoint 2019 On-Premises puis aborderons quelques facteurs clés qui vous aideront à choisir la prochaine étape adéquate. C’est parti !

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Rester en local ou migrer vers le cloud ?

Sachez que vous ne serez pas seuls lorsque vous choisirez de passer à une nouvelle solution locale, hybride ou cloud. Il faut bien l’admettre, en matière d’expérience utilisateur, les gens n’aiment pas le changement. Cela dit, les mises à jour apportées à SharePoint On-Premises ont été pensées pour vous permettre de conserver l’expérience utilisateur d’origine en mode rétrocompatibilité : un plus pour ceux qui sont inquiets à l’idée de s’habituer à un affichage différent.

Dans la dernière version de SharePoint l’administration a également été modifiée. Ce qu’il faut principalement retenir des mises à jour effectuées dans l’administration est qu’à présent, les tâches d’administration sont facilitées par toute une série d’outils variés.

Si vous envisagez une solution cloud, sachez que la sécurité sera améliorée en continu au fil des mises à jour. Les utilisateurs de la solution On-Premises (locale) doivent s’efforcer de rester au fait des améliorations proposées.

Dans le tableau ci-dessus, la colonne de gauche indique quelles fonctions obsolètes ne seront plus améliorées à l’avenir. La colonne de droite énumère les fonctions qui ont été intégralement supprimées. Ces deux types de fonctions doivent être pris en compte lorsque vous analyserez les priorités de votre entreprise.

Qu’y a-t-il de nouveau dans SharePoint 2019 On-Premises ?

SharePoint 2019 intègrera une fonction qui ressemble presque en tout point à une option disponible dans Office 365 : la création de sites. La nouvelle version sera dotée d’une interface de création de sites moderne qui permettra aux utilisateurs d’utiliser le bouton « waffle » pour naviguer dans l’application SharePoint et créer eux-mêmes un site par l’intermédiaire de l’interface graphique. Cela devrait fortement alléger la charge de travail des administrateurs et éviter d’avoir à cliquer sur d’innombrables liens de réglage.

Des mises à jour seront également apportées aux sites d’équipe modernes. « Moderne » permet de distinguer l’ancien code du nouveau. Beaucoup d’éléments restent inchangés mais la quantité de code générale a été considérablement réduite. Vous remarquerez aussi une infrastructure identique à celle d’Office 365. L’avantage : le reformatage sera plus accessible et plus simple pour les utilisateurs que dans les anciennes versions (les sites 2013, par exemple).

Les bibliothèques modernes sont les endroits où les données et informations sont enregistrées et organisées sous forme de listes et bibliothèques. La bibliothèque est dotée de capacités d’affichage qui permettent aux utilisateurs d’obtenir beaucoup plus aisément des informations difficiles à trouver. Vous profiterez également de volets de défilement modernes et conviviaux désormais intégrés aux bibliothèques.

Ce que j’apprécie beaucoup aussi dans les bibliothèques modernes, c’est la possibilité d’opter pour un affichage en mode « tuiles » ou un aperçu des documents et images stockés dans ces bibliothèques. Ainsi, cette interface est beaucoup plus facile à utiliser que l’ancienne interface utilisateur de SharePoint. Vous bénéficiez désormais de menus déroulants accessibles rapidement. Outre ces mises à jour, les bibliothèques modernes sont maintenant assorties d’une multitude de fonctionnalités innovantes ! Par exemple, il est à présent possible de déplacer des documents et informations d’un simple clic.

Concernant les informations, les pages modernes ont fait leur apparition dans SharePoint 2019. Pour faire simple, les pages modernes utilisent l’ensemble de ces zones prédéfinies, facilitent l’ajout de texte aux différentes parties Web et intègrent vos propres informations par le biais de ces parties Web de SharePoint. C’est à présent tellement plus facile !

Le OneDrive Sync Client est l’une de mes nouveautés préférées. Il y a bien longtemps, nous avons tous hésité entre le OneDrive Sync Client et le SkyDrive Sync Client. Aujourd’hui, la fonction appelée « Next Generation Sync Client » est utilisée dans les solutions locales, cloud, OneDrive et SharePoint. Cela peut s’avérer déstabilisant, car la fonction peut être utilisée pour toutes les bibliothèques de documents SharePoint et vos données peuvent être stockées en local alors que vous utilisez le OneDrive Sync Client déjà chargé avec votre OneDrive.

Grâce à cette nouvelle expérience dite « moderne », SharePoint comporte désormais tous les éléments d’interface Web préconisés par les normes industrielles. On en peut que se réjouir que la plateforme On-Premises (locale) bénéficie elle aussi de ces innovations et de toutes les fonctions déjà offertes depuis un certain temps par Office 365.

Parlons un peu des mises à jour apportées aux sites de communication. Le site de communication est un lieu où toutes les autres fonctions sont rassemblées. Cette fonction est très utile pour créer un site sur lequel les gens se réunissent et collectent des informations. Un site RH est un bon exemple de site de communication.

L’application téléphonique prête à l’emploi pour SharePoint fonctionne beaucoup mieux que toutes les solutions précédentes, en particulier avec les sites modernes et le nouveau design de l’application mobile. Désormais, il est beaucoup plus facile d’utiliser et de voir ce qui s’affiche.

SharePoint 2013 et 2016 disposaient de solides fonctionnalités pour bâtir des environnements hybrides. SharePoint 2019 offre des capacités encore plus poussées en la matière. Au lieu des quelques fonctions permettant de déployer un modèle hybride, 2019 vous incite presque à le construire.

Cela est probablement lié à la volonté de Microsoft d’encourager la migration vers le cloud. Si vous souhaitez posséder et maintenir un environnement hybride sur le long terme, quelle qu’en soit la raison, cela sera beaucoup plus facile avec 2019.

L’heure de la décision

Lorsque l’on envisage de migrer d’une ancienne version de SharePoint vers une version plus récente, de nombreux facteurs doivent être pris en compte. Voici quelques-unes des questions que vous devrez vous poser :

• Quelle est la taille de l’infrastructure et est-elle saine ?
• Quelles sont l’apparence et la convivialité de l’interface du point de vue de l’utilisateur ?
• Quels sont les risques et difficultés de la migration en termes de conformité ?
• Qu’en est-il de l’authentification et des autorisations dans l’environnement ?
• Quelle est la robustesse du réseau ?

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