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AvePoint Cloud Governance propose de nombreuses fonctionnalités permettant aux entreprises de contrôler et de surveiller l’utilisation d’Office 365. Quelques exemples :
- Contrôler qui peut provisionner les espaces de collaboration comme Teams, Office 365 Groups et SharePoint Sites
- Contrôler qui peut modifier les autorisations et donner accès aux divers contenus
- Contrôler qui peut déplacer des contenus
- Contrôler qui peut modifier les paramètres et quels paramètres peuvent être modifiés
Lorsque les utilisateurs créent des espaces de collaboration, des stratégies permettant de contrôler l’utilisation, d’ajouter des propriétés et de faire appliquer les conventions de désignation et la gestion du cycle de vie sont intégrées d’emblée.
Toutes ces fonctionnalités permettent de réduire considérablement la charge de travail des services informatiques (quelle que soit leur taille). Mais l’un des avantages les plus importants de la gouvernance cloud est son habilité à fournir des informations, à surveiller et à signaler toutes les actions et à administrer la collaboration au sein d’Office 365.
Qu’est-ce que la « recertification des sites » ?
La recertification des sites est une fonction de Gouvernance du cloud qui peut être activée sur les sites contrôlés provisionnés par des utilisateurs finaux. Une fois qu’un site est provisionné, la recertification des sites de Cloud Governance enverra, si elle est activée, des rapports sur l’identité des contacts primaires, des administrateurs et des propriétaires des sites, ainsi que toutes les autorisations pour les espaces de collaboration dans Office 365 (si cela est souhaité).
Lorsque l’acteur concerné au sein de l’entreprise, le service informatique, l’équipe de sécurité ou tout autre membre désigné de l’entreprise reçoit le rapport de recertification, il peut voir rapidement et simplement qui est le propriétaire des espaces de collaboration, qui est titulaire des droits d’administrateur et qui a accès au contenu de ces espaces dans Office 365.
Comment ça marche ?
De nombreux rapports peuvent être créés en fonction des différentes propriétés ou stratégies appliquées aux sites, puis envoyés aux membres de l’équipe appropriés pour être révisés.
Ces rapports peuvent être créés à des intervalles variables répondant à divers critères prédéfinis par l’entreprise. Ils peuvent être basés sur la personne qui a provisionné la Team, le Group ou le site SharePoint, sur le département dont elle dépend, sur le rôle qu’ils remplissent au sein de l’entreprise ou sur des propriétés dynamiques personnalisées définies comme stratégie.
Tout d’abord, une tâche est créée pour le rapport. Les utilisateurs sont informés de la tâche et priés de réviser les rapports par le biais de la solution. Une fois que ceux-ci sont révisés et approuvés (« recertifiés »), la tâche est indiquée comme achevée.
L’entreprise peut imposer une révision si elle le souhaite. Le réviseur désigné doit alors approuver les rôles et accès actuels, effectuer des modifications ou tout simplement bloquer l’espace de collaboration directement depuis le rapport.
L’entreprise peut également définir une stratégie stipulant que si le rapport de re-certification n’est pas révisé dans un délai précis, tous les espaces de collaboration correspondants seront bloqués.
Quelle valeur cette automatisation des tâches apporte-t-elle à l’entreprise ?
Pour les entreprises, la re-certification est une méthode simple et fiable pour automatiser et appliquer les contrôles de sécurité et les contrôles administratifs. Il suffit d’une tâche simple et rapide dans l’interface utilisateur, qui peut être attribuée aux réviseurs adaptés en fonction de leurs besoins, quels qu’ils soient.
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