Travailler à distance pendant le coronavirus avec Microsoft 365

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Bonjour !

Je m’appelle Violet Zhang, je suis responsable marketing et basée au bureau d’AvePoint à Changchun, en Chine. Mes responsabilités comprennent entre autres l’analyse des données marketing, la production de ressources marketing numériques et l’assistance marketing régionale.

En raison de l’épidémie de COVID-19 qui a suivi le Nouvel An chinois, nous avons été temporairement obligés de travailler à distance afin de réduire le risque de contracter le virus et de le propager.

Pour les entreprises qui envisagent des mesures de confinement similaires, je voulais faire savoir à tout le monde que travailler à distance de chez soi ne change absolument rien, d’après mon expérience.

Grâce à la mise en place de la technologie et des structures de prise en charge des processus appropriés (que je détaillerai ci-dessous), mes collègues et moi-même avons pu rester en sécurité et en bonne santé sans que nos activités quotidiennes ne soient touchées.

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Office 365 est essentiel pour travailler de son domicile de manière productive

Nos bureaux locaux ont réagi rapidement à l’épidémie en organisant le télétravail pour nos collègues de la région. Nos directeurs généraux surveillent de près l’évolution du coronavirus et ont prolongé la période pendant laquelle nous devons travailler de chez nous pour garantir la sécurité et le confort de chacun.

Dans le même temps, notre équipe informatique a mis en place une infrastructure technologique de travail moderne et les dispositifs nécessaires (p. ex. des appareils mobiles et des ordinateurs portables équipés de la suite Office 365 complète) pour que tous les employés puissent travailler et collaborer aussi efficacement que possible en télétravail.

Il y a quelques années, avant notre transformation numérique, notre infrastructure existante n’aurait pas été capable de prendre en charge tous mes collègues travaillant de leur domicile et se connectant aux réseaux de l’entreprise par VPN.

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Aujourd’hui, nous tirons parti de Microsoft Teams pour collaborer en toute transparence avec nos collègues, nos clients et nos partenaires internationaux. Il n’est pas exagéré de dire qu’Office 365 et Microsoft Teams ont été essentiels pour maintenir la continuité des activités pendant l’épidémie.

Comment rester productif en travaillant de son domicile avec Microsoft 365

En tant que spécialiste du marketing travaillant avec une équipe internationale, il est important pour moi d’être au courant des derniers développements au sein de notre entreprise et des informations les plus récentes sur les stratégies de marketing que nous employons.

Office 365 me donne l’occasion de travailler avec des collègues d’autres bureaux sur une multitude de tâches quotidiennes relevant de différentes fonctions.

Une journée typique

Chacune de mes journées en télétravail débute par la consultation des conversations ayant trait au marketing qui se tiennent par le biais du canal de notre équipe marketing dans Microsoft Teams.

Ensuite, je participe à des réunions en ligne avec nos équipes de conception ou de technologie web internationales pour discuter de nouvelles idées ou de problèmes existants dans le cadre des projets sur lesquels nous travaillons.

Le feed-back formulé par ces équipes est systématiquement partagé avec l’équipe APAC lors d’une réunion Microsoft Teams pour s’assurer que l’équipe marketing régionale est sur la même longueur d’onde.

Une fois la solution finale approuvée par notre équipe marketing, toutes les régions exécutent les demandes par le biais de la liste de tâches SharePoint intégrée sous forme d’onglet dans Microsoft Teams.

Responsabiliser et faire confiance aux employés

Pour nous donner la flexibilité dont nous avons besoin, AvePoint a décidé que les salariés en télétravail à cause du COVID-19 peuvent travailler quand ils le souhaitent, à condition de travailler huit heures par jour. Nos chefs d’équipe fixent des objectifs quotidiens et font confiance aux membres de leur équipe pour accomplir les tâches qui leur sont assignées.

Cependant, de nombreux facteurs peuvent affecter les résultats lorsque l’on travaille de chez soi. L’interaction avec la famille, l’absence d’environnement professionnel et les distractions domestiques sont autant de facteurs à prendre en compte lorsqu’on essaie de gérer les employés à distance.

À cet égard, OneNote a été crucial pour nous pendant notre absence du bureau. L’équipe marketing l’a utilisé pour suivre les tâches quotidiennes afin que les responsables puissent facilement visualiser l’avancement global et formuler des commentaires utiles. Mieux encore, toutes les opérations effectuées via OneNote peuvent être pourvues de noms d’auteurs, ce qui permet d’en assurer facilement le suivi.

Utiliser les bons outils nous aide à accomplir deux fois plus de choses avec deux fois moins d’efforts. Grâce à la possibilité de suivre l’avancement des tâches de chacun, les chefs d’équipe peuvent plus facilement aider tous leurs collaborateurs, même s’ils ne se trouvent pas dans la même pièce. L’observation de la durée de certaines tâches permet également aux chefs d’équipe d’offrir des conseils pertinents et de noter les points à améliorer et les domaines dans lesquels les employés excellent.

Rester informé où que l’on se trouve

AvePoint est une entreprise internationale qui compte environ 1 600 salariés. L’épidémie de coronavirus ayant réduit les possibilités de formation en personne, la formation des nouveaux employés d’AvePoint dans les régions touchées peut s’avérer difficile.

Heureusement, Yammer veille à ce que la diffusion de l’information soit cohérente et facile à suivre pour tous. Nos collègues du monde entier peuvent publier divers documents de formation, des webinaires, des réunions trimestrielles diffusées en direct et nous pouvons tous avoir accès à ces informations depuis notre domicile.

Non seulement nous pouvons voir les actualités de dirigeants de l’entreprise comme le directeur marketing, Dux Raymond Sy, mais nous pouvons aussi apprendre (et interagir facilement avec) des experts à tous les niveaux de l’entreprise grâce à cette interface unique.

Par exemple, l’équipe marketing locale s’est récemment réunie lors de notre réunion trimestrielle générale pour passer en revue les dernières mises à jour des produits, les promotions des ventes, les actualités de l’équipe, ainsi que les points forts et les points faibles des derniers mois.

Nous nous réunissons habituellement dans nos bureaux régionaux pour ces réunions, mais cette fois-ci, tout le monde s’est réuni en ligne pour l’une des meilleures réunions générales que nous ayons eues depuis longtemps.

La vidéoconférence grâce à Microsoft Teams a permis de communiquer facilement avec tout le monde et nous avons profité de la fonctionnalité de floutage dans Teams pour masquer notre intérieur et rester concentrés sur l’orateur.

Après la réunion, les commentaires ont été recueillis au moyen d’un formulaire Microsoft, ce qui a permis d’éviter d’avoir à parler à chaque participant individuellement.

En ce qui concerne la collaboration internationale, l’équipe de direction du marketing organise une réunion mondiale de routine bimensuelle au cours de laquelle nous communiquons à l’équipe internationale de l’entreprise diverses statistiques sur les résultats des campagnes.

En raison du décalage horaire, elle se tient à 22 h 30 HNC (heure normale de Chine) les mercredis soirs. Heureusement, Outlook m’envoie toujours un rappel 15 minutes avant la réunion.

Il suffit de cliquer sur le lien hypertexte se trouvant dans l’e-mail pour être directement dirigé vers la réunion dans Microsoft Teams.

Les participants se sont préparés à l’avance en résumant tous les types de campagnes et les statistiques dont ils voulaient discuter lors de la réunion OneNote. Il a ainsi été facile de passer rapidement en revue les performances de chaque campagne avec nos collègues internationaux. Les responsables ont même pu rapidement commenter les points forts et les points faibles dans les notes prises pour consultation ultérieure.

Lorsque nous avons commencé à mener ces appels, les premières minutes étaient toujours consacrées à mettre nos collègues étrangers au courant de la situation concernant le COVID-19 en Chine. C’était un moyen de se tenir informé. Je suis heureuse de pouvoir partager des informations et recevoir des conseils aussi facilement avec la technologie d’aujourd’hui.

Notre vice-présidente du marketing, Julie Liu, prend toujours le temps de confirmer qu’il n’y a pas de cas parmi les employés chinois. Elle tient également à souligner la satisfaction qu’elle éprouve de savoir que tout le monde peut travailler à distance et maintenir la productivité de l’équipe.

Comment se sent-on après un mois de télétravail

S’il est bon de rester productif et de travailler de chez soi, il y a certainement des défis à relever.

Février est le mois le plus court de l’année mais le fait de travailler à distance donne l’impression que c’est le plus long, et de loin. La plupart de mes collègues aimeraient sincèrement retourner au bureau et collaborer en personne plutôt qu’en ligne.

Nous sommes habitués à un espace de travail ouvert, à de larges écrans d’ordinateur, à des bureaux et des chaises confortables et à être entourés de collègues de travail formidables. Cela nous manque vraiment de nous voir !

En attendant, il a été incroyable de voir à quel point chacun a su s’adapter en cette période de crise.

Des parents et des grands-parents ont profité de cette période pour faire du baby-sitting et accomplir des tâches ménagères tout en travaillant, tandis que d’autres ont profité des horaires de travail flexibles pour suivre des cours en ligne afin d’améliorer leurs compétences professionnelles.

Certains ont pris le temps d’aiguiser leurs compétences linguistiques et d’autres ont profité de ce temps pour prendre soin de leur santé en apprenant de nouvelles recettes de cuisine et en faisant régulièrement de l’exercice.

Nous avons peut-être perdu la communication en face à face mais nous avons gagné du temps pour nous consacrer à notre développement personnel. On n’a rien sans rien, n’est-ce pas ?

Relever ce défi la tête haute

Comme l’a déclaré le PDG d’Alibaba, Daniel Zhang, aux investisseurs lors d’un récent appel aux dons, « La crise est un très, très grand défi pour notre société, [mais elle donne aussi aux gens une] chance d’essayer un nouveau mode de vie et une nouvelle façon de travailler ».

C’est on ne peut plus vrai. Le COVID-19 nous a donné un défi à relever et nous sommes parvenus, grâce à Microsoft 365, à maintenir notre efficacité et notre productivité.

Bien que nous ayons dû annuler de nombreux événements, nous avons tourné la situation à notre avantage en générant plus de webinaires et des laboratoires virtuels, et en accroissant le nombre total de prospects en nous concentrant plus que jamais sur l’espace numérique.

Le COVID-19 nous a également donné le temps d’être en famille et de nous rappeler combien la vie est précieuse. Comme l’a dit un jour ma collègue japonaise Aya Ogawa dans Teams : « Si nous avions pu prévoir la maladie, nous aurions su comment nous y préparer, la traiter et la combattre. Il n’y a pas lieu de paniquer et de s’inquiéter outre mesure ».

En fin de compte, il s’agit de notre monde, de notre histoire et de notre société, quels que soient les défis qui se dressent sur notre chemin. L’hiver le plus long va enfin se terminer et le printemps ne saurait tarder. Nous allons rester calmes et continuer !

J’espère que tout le monde restera en bonne santé et en sécurité !


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