Renforcez la gouvernance de Yammer

yammer governance

Yammer est une plate-forme de médias sociaux pour la collaboration des utilisateurs et l’actualisation de toute votre organisation. Les communautés Yammer permettent aux utilisateurs de publier des articles, de faire des dédicaces, de partager du contenu et de faire des sondages de manière à être au courant de ce qui se passe !


En savoir plus :


 

1. Comprendre comment Yammer s’intègre dans le modèle de travail de votre organisation

La première chose à considérer est de savoir si votre organisation utilise Teams et dans quelles situations les utilisateurs doivent accéder à Teams plutôt que de publier des messages dans Yammer. Les informations des communautés Yammer peuvent être potentiellement stockées dans Microsoft 365 Groups et donc dans Microsoft Teams.

Une des considérations les plus importantes pour la gouvernance de Yammer consiste à comprendre que Yammer ne fonctionne pas en isolement. Dans la plupart des organisations, Yammer n’est qu’une des nombreuses applications interconnectées au sein de Microsoft 365.

yammer
Il est très facile pour les utilisateurs d’intégrer Yammer dans Microsoft Teams.
Il est très facile pour les utilisateurs d’intégrer Yammer dans Microsoft Teams.

2. Administration de Yammer et sécurité des réseaux

Il existe plusieurs rôles d’administrateur Yammer qui peuvent être attribués pour aider à gérer la plate-forme dans son ensemble, et le rôle d’administrateur de groupe Yammer est en mesure de gérer l’adhésion et les paramètres de chaque communauté/groupe Yammer individuel.

Il existe également de nombreux paramètres de sécurité réseau qui vous permettent de contrôler l’accès des utilisateurs, les paramètres et les restrictions du domaine et le niveau d’association avec Microsoft Office 365 pour l’organisation.

3. Création, gestion continue et désapprovisionnement des communautés Yammer 

Il est essentiel de planifier et d’élaborer une stratégie claire pour déterminer comment les employés doivent utiliser Yammer par rapport aux autres applications dans Microsoft 365 ou Teams. Il est également important d’avoir un plan pour savoir qui doit mettre en service les communautés Yammer, qui les entretiendra et à quel moment elles doivent être mises hors service.

Pour la collaboration générale dans Yammer, il est possible de mettre en sourdine les activités de communautés Yammer afin que le reste de l’organisation ne reçoive pas de notifications d’activité de la part de certaines communautés Yammer. Il est également possible de créer des communautés publiques ou privées pour contrôler qui peut voir quelles activités dans Yammer.

Yammer peut s’encombrer très rapidement, ce qui rend plus difficile pour les utilisateurs de comprendre où ils doivent publier des messages ou trouver des informations sur les sujets dont ils ont besoin. Pour cette raison, vous devez non seulement communiquer comment et pourquoi les groupes Yammer doivent être créés pour les personnes appropriées, mais aussi limiter qui peut créer des groupes Yammer.

Cela ne peut se faire qu’en alignant les restrictions de création de groupes Yammer sur les restrictions de création de Microsoft Office 365 Groups. Cependant, vous devrez garder à l’esprit qu’un utilisateur qui peut créer une communauté Yammer sera en mesure de créer un groupe Microsoft 365 ou une équipe Teams et vice-versa.

Lors de la création de communautés Yammer avec l’activation du mode natif, il est également possible d’utiliser la convention de nommage et les capacités de groupe dynamique pour suivre plus facilement les raisons de la création des communautés Yammer, les personnes qui les ont créées et qui peuvent accéder à leurs informations.

Dans le cadre de ce processus de création et de la gestion continue des communautés Yammer,  prévoyez quels types de communautés Yammer doivent inclure des utilisateurs externes, gérer l’accès en fonction du type d’information à afficher aux utilisateurs externes et déterminer si vous voulez un réseau externe séparé (impossible en mode natif) pour la collaboration externe dans Yammer.

Une fois ajoutés, les utilisateurs invités de votre Teams pourront accéder aux informations dans Yammer ! Cela peut se faire via Teams et l’application Yammer ou via l’application Yammer elle-même. Les utilisateurs invités d’une équipe spécifique peuvent seulement avoir accès aux informations associées à la communauté Yammer de cette équipe.

Les administrateurs de groupe Yammer et les rôles d’administrateur de niveau supérieur ont la possibilité de supprimer les communautés Yammer du réseau, et ils doivent savoir clairement quand cela doit se faire, par exemple, lorsque le contenu est dupliqué, non pertinent ou périmé.

Surtout si des informations importantes existent toujours dans la communauté Yammer, vous pouvez envisager de retirer les membres et de la rendre privée comme méthode d’archivage de facto pour les données, car il n’y a aucune méthode prédéfinie pour archiver les informations dans Yammer.

4. Mise à l’échelle de la gouvernance de Yammer dans un cadre

Grâce à la solution Cloud Governance d’AvePoint, il est possible d’adapter plus précisément les contrôles de gouvernance aux besoins de votre organisation tout en réduisant la charge de travail liée au maintien de la surveillance de la plate-forme et des activités des utilisateurs.

Nous facilitons également le suivi de l’utilisateur en charge d’un processus métier sans avoir à lui donner des droits d’administration supplémentaires sur chaque communauté Yammer qu’il pourrait « posséder ».

Cloud Governance permet aux administrateurs non seulement de contrôler facilement qui peut ou ne peut pas créer une communauté Yammer, mais aussi d’appliquer une classification à cette communauté Yammer dans le cadre du processus, puis de s’assurer que les paramètres publics et privés ainsi que les paramètres des utilisateurs/partages externes sont appliqués de manière appropriée.

L’élément clé de la gouvernance de Yammer est de garantir les contrôles dynamiques qui fonctionnent à l’échelle pour l’équipe informatique et les utilisateurs. C’est particulièrement vrai parce qu’il ne s’agit pas seulement de gérer les communautés Yammer, mais aussi de gérer Microsoft 365 Groups, Microsoft Teams et les processus basés sur SharePoint ! En considérant tous les aspects, de la meilleure façon de faire fonctionner Yammer dans votre organisation à la façon de le gérer et de sécuriser vos données, vous pouvez tirer le meilleur parti de l’application et augmenter la communication à l’échelle de l’entreprise en un rien de temps.


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