Qu’est-ce que Sway ? Exploitez l’applications d’Office 365

Toutes les licences Office 365 incluent de nombreux outils facilement accessibles aux administrateurs et aux utilisateurs finaux. Avec une plateforme collaborative hébergée dans le cloud exploitant toute la puissance logicielle de la suite Microsoft classique, que pourrait-on raisonnablement trouver à redire ?! La collaboration est une réelle source d’efficacité, mais certains des nouveaux outils d’Office 365 sont plus complexes à maîtriser et à comprendre. Il y a beaucoup de valeur inexploitée dans des applications telles que Groups et Teams, mais que dire des applications moins connues, comme Sway ? Qu’est-ce que Sway?


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Qu’est-ce que Microsoft Sway?

Qu’est-ce Sway ? C’est l’une des questions que l’on me pose le plus souvent quand je discute des applications les moins populaires d’Office 365. Sway est l’une des applications les plus récentes lancées par Microsoft. Elle permet de partager facilement des rapports interactifs, des récits personnels, des présentations et toutes sortes d’autres contenus.

En termes de performances et de possibilités d’utilisation, je pense que Sway est sans aucun doute l’outil d’Office 365 le plus sous-évalué, et celui qui offre le plus gros potentiel. Que vous vouliez créer un site internet basique avec des liens sous forme de page statique très sophistiquée, ou créer un diaporama interactif complet sur le web et le distribuer en toute simplicité (regardez cet exemple que j’ai réalisé en quelques minutes !), Sway possède tous les atouts pour permettre à chaque entreprise et à chaque utilisateur de se servir d’Office 365 pour la distribution et la présentation des informations.

Microsoft Sway ou PowerPoint ?

Vous vous dites peut-être : « Mais PowerPoint ne fait-il pas déjà tout cela ? » PowerPoint est une application de bureau sous licence, à la différence de Sway, qui est entièrement accessible en ligne et gratuit ! Alors que PowerPoint est essentiellement utilisé pour les présentations, Sway est à la fois un outil de présentation et une plateforme de distribution d’informations.

Vous pouvez créer des présentations interactives Sway qui seront hébergées en ligne en quelques minutes. Il est très simple de transformer des vidéos, images et fichiers Word, Excel ou PowerPoint existants en superbes formats narratifs interactifs. Vous pouvez même intégrer des documents, des informations et des liens trouvés sur le Web dans de nouveaux Sways qui ajouteront du contenu à l’histoire que vos utilisateurs racontent sur votre organisation.

De nombreux utilisateurs ou groupes peuvent être autorisés à accéder pour modifier vos Sways, notamment les formats, les couleurs, la navigation et les paramètres de partage. Vous pouvez ainsi personnaliser facilement vos Sways exactement comme vous le voulez. Disposer de toutes ces fonctionnalités dans le cadre de l’offre Office 365 apporte une énorme valeur ajoutée à la plateforme, mais Sway étant un tout nouvel outil, de nombreux utilisateurs ne l’ont pas encore découvert. Et si vous l’associez à d’autres outils tels que PowerApps, Flow et Forms, les possibilités sont véritablement infinies.

Comment tirer le meilleur parti de Sway

À la base, Sway est un moyen extrêmement facile et puissant de diffuser des informations qui peuvent être partagées sous forme de liens, être intégrées à un site web, partagées par e-mail ou postées sur les réseaux sociaux. Il est si convivial et intuitif que vous saurez utiliser l’application en quelques minutes, et des tutoriels sont également disponibles au sein de l’interface pour vous aider.

Grâce à cet outil, vos utilisateurs peuvent présenter des contenus n’importe où sans avoir à emporter leur ordinateur portable, ou diffuser des présentations dynamiques sur le web en donnant aux participants un accès direct à leur contenu. Ils ont également la possibilité de transmettre des contenus à des clients externes sous des formes nouvelles et inédites qui pourraient bien « faire le buzz » et offrir à votre entreprise une notoriété et une visibilité accrues.

Mais attention, il est capable du meilleur comme du pire !

Sécuriser les informations présentées via Sway

Il est important de comprendre quel type d’informations peut être intégré dans des présentations Sway et partagé à l’extérieur de l’entreprise et, plus important encore, d’avoir un plan de gouvernance et la capacité d’empêcher que les documents sensibles partagés avec des tiers ne soient transmis aux mauvaises personnes.

Généralement, vous avez la possibilité de contrôler à l’aide de l’application si les gens peuvent ou non partager des contenus avec des personnes extérieures. Mais en dehors de cela, il n’existe malheureusement aucun moyen natif de contrôler quels contenus les gens intègrent à l’application ou partagent par son intermédiaire, mis à part la gestion basique des autorisations dans Office 365.

Sway est une plateforme vraiment impressionnante et sous-exploitée permettant de présenter des informations à de nombreux services et entreprises. C’est une application professionnelle extrêmement puissante, conviviale et capable de faire des choses incroyables. Avec AvePoint, vous pouvez sécuriser vos informations sensibles pour empêcher qu’elles soient partagées, tout en permettant à vos employés d’utiliser toutes les fonctionnalités de Sway pour vos clients internes et externes.

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