Il existe peu de règles natives régissant les méthodes d’ajout (provisioning) d’espaces de collaboration (sites SharePoint, groupes, équipes Teams, OneDrive), d’utilisateurs, de boîtes de messagerie et d’autres objets dans Office 365. De ce fait, les utilisateurs novices de la plateforme sont généralement confrontés à plusieurs défis.


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Défi n° 1 : la prolifération des groupes

En raison du manque de règles de contrôle, les entreprises sont souvent forcées de confier à leurs administrateurs informatiques le fardeau de la création d’utilisateurs, d’espaces de collaboration et même parfois de contenus.

La seule alternative consiste à permettre à tous les utilisateurs ou sous-groupes d’utilisateurs de l’entreprise de créer des objets sans supervision. Autoriser cela sans règles adéquates peut augmenter les risques au sein des entreprises et engendrer une accumulation de contenus très importante qui rend la recherche d’informations très difficile pour les utilisateurs.

Défi n° 2 : l’homogénéité des conventions de désignation

Par défaut, Office 365 permet de faire appliquer des conventions de désignation qui aident à communiquer la fonction d’un groupe, ses membres, sa délimitation géographique ou son créateur.

Un préfixe ou suffixe (ou les deux) est ajouté et appliqué à l’ensemble de toute l’entité Office 365, ce qui signifie que toutes les équipes Teams de l’entreprise sont régies par les mêmes paramètres. Cela représente un défi pour toute entreprise dotée de plus d’un département, ce qui est généralement le cas.

Tandis que les différents départements ont souvent des besoins et préférences différents en ce qui concerne l’appellation de leurs contenus, la convention de désignation Microsoft est universelle et s’applique à l’entité tout entière. Par ailleurs, cette fonctionnalité de désignation native part du principe que les propriétés de l’Azure Active Directory sont complètes et correctes pour tous les collaborateurs… ce qui est rarement le cas.

Défi n° 3 : groupes publics ou privés ?

Lorsqu’un nouveau groupe est créé, le propriétaire doit indiquer s’il doit être public ou privé. Les utilisateurs ne sont cependant pas clairement informés des implications de ce choix. Bien souvent, ils ne savent pas que rendre un groupe public signifie que tous les collaborateurs de l’entreprise pourront voir, modifier et supprimer les fichiers.

Un groupe public est visible pour tous les utilisateurs de votre entité Office 365, y compris tous les sous-traitants ou fournisseurs auxquels vous avez octroyé un compte au sein de votre environnement Office 365. Les utilisateurs peuvent adhérer instantanément à un groupe public, y naviguer et y effectuer des recherches.

Même les personnes qui ne sont pas membres de ce groupe peuvent y accéder, y modifier des contenus et partager l’ensemble de ses fichiers et informations. Chaque nouvel utilisateur ajouté à votre entité Office 365 se voit attribuer les mêmes droits.

Rendre un groupe privé permet d’éviter que tous les utilisateurs de l’entreprise accèdent à des fichiers et informations potentiellement réservés à certaines personnes. Cependant, même quand un groupe est paramétré « privé », ses membres sont visibles pour toute l’entreprise.

Défi n° 4 : accès externe

Autre difficulté : le partage du groupe avec des utilisateurs externes dont les comptes et identifiants ne sont pas régis au sein de votre entité Office 365. Par défaut, à l’échelle de l’entité, les groupes Office 365 permettent aux propriétaires (utilisateurs finaux) et aux administrateurs généraux d’Office 365 d’effectuer les actions suivantes :

  1. Ajouter des utilisateurs externes invités à la liste des membres.
  2. Donner aux utilisateurs externes et aux membres un accès aux fichiers du groupe et à OneNote.

Étant donné que cela se produit à l’échelle de l’entité tout entière, c’est « tout ou rien ». Pourtant, il arrive que certains départements aient plus besoin que d’autres de collaborer avec des externes ou qu’ils gèrent des informations moins sensibles.

Alors, comment procéder ?

Même s’il existe des solutions natives permettant de faire face aux défis énumérés ci-dessus, la gouvernance cloud permet de résoudre l’ensemble de ces difficultés en donnant aux utilisateurs la possibilité de provisionner les espaces de travail dans le respect de certaines règles. Elle peut aussi aider les administrateurs à mieux gérer la recertification et le cycle de vie de ces espaces de travail. Pour découvrir d’autres défis potentiels et apprendre à les surmonter, dépêchez-vous de télécharger gratuitement l’eBook entier !


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