Tirez parti de la puissance de Microsoft Viva Learning pour atteindre vos objectifs professionnels

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Le monde moderne évolue très rapidement, et c’est particulièrement visible dans le monde du travail. Il y a toujours moyen d’apprendre quelque chose de nouveau ou d’actualiser ses connaissances : nouvelles pratiques, nouveaux outils, changements dans les procédures ou les façons de travailler. Pourtant, dans le même temps, les entreprises consacrent généralement très peu de temps à la formation proprement dite. D’après le rapport Leading in Learning, Bersin by Deloitte, les employés ne peuvent consacrer que 1 % de leur temps de travail hebdomadaire à l’apprentissage de nouvelles compétences. D’autre part, selon l’enquête PwC CEO Survey 2019, la plupart des CEO craignent que l’absence de certaines compétences essentielles au sein de leur main d’œuvre puisse constituer un obstacle à la croissance future de leur entreprise. Résoudre cette problématique constitue la raison d’être de Viva Learning.


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Microsoft Viva Learning est un module de la suite logicielle Microsoft Viva. Il vise à relever le défi de l’apprentissage en faisant de l’apprentissage un élément naturel de la journée de travail et en participant à la mise en place d’une culture de l’apprentissage. La clé pour y parvenir est de se concentrer sur les personnes et sur les méthodes qui leur permettent d’acquérir et de partager facilement les apprentissages. En d’autres termes, Viva Learning facilite l’apprentissage en mettant à disposition un guichet unique donnant accès à l’ensemble des contenus d’apprentissage provenant de différentes sources telles que LinkedIn Learning, Microsoft Learn, des contenus de tiers, et tout particulièrement en permettant aux entreprises de générer et de distribuer très facilement leurs propres contenus d’apprentissage.

J’ai moi-même animé plusieurs ateliers Microsoft Viva Learning avec des clients. À ces occasions, j’ai pu constater combien le besoin de rendre l’apprentissage plus facile pour les employés était grand. Les thématiques régulièrement soulevées par les participants correspondent parfaitement aux principaux atouts de Viva Learning: convivialité, apprentissage social (partage des apprentissages entre collègues), assignation et recommandation de contenus d’apprentissage, accès aux apprentissages à partir de Microsoft Teams et, en particulier, mise en contexte de l’apprentissage. La liste ne s’arrête pas là, mais il est déjà évident que Microsoft Viva Learning devrait éveiller l’intérêt de tout CEO, CIO ou responsable RH d’entreprise. Tout comme Microsoft Teams permet un mode de travail moderne et hybride, Viva Learning offre aux personnes des possibilités inédites, qui m’enthousiasment au plus haut point à titre personnel. Et les réactions des clients lors des ateliers n’ont fait renforcer mon enthousiasme quant au potentiel de la plateforme Viva.

Microsoft Viva Learning permet de gérer facilement des situations telles que l’intégration de nouveaux employés ou celle de nouveaux équipiers à un projet, l’initiation d’employés de première ligne débutant sur un nouveau site ou le maintien à jour des connaissances en matière de cybersécurité de tout le personnel en rendant possible l’assignation des apprentissages obligatoires, la mise à disposition d’apprentissages dans certains contextes (compétences nécessaires à la réalisation d’un projet, procédures et règles applicables sur le nouveau lieu de travail) ou la mise en évidence d’apprentissages recommandés. Passer d’un apprentissage individuel à un apprentissage à l’échelle de l’entreprise et permettre la participation aux apprentissages via Teams plutôt que via une solution externe permet aussi d’accélérer l’atteinte des objectifs professionnels, lorsque l’apprentissage est en phase avec les objectifs.

Évoquer les apprentissages dans un contexte approprié tel qu’un canal Team permet de les retrouver plus facilement. Un canal de gestion de projet peut par exemple signaler aux gestionnaires de projet aux apprentissages utiles pour eux, renvoyer les électriciens au matériel de formation sur les nouveaux dispositifs ou les nouvelles pratiques en matière de sécurité et fournir aux développeurs des supports d’apprentissage personnalisés sur des compétences particulières dont ils ont besoin pour le projet.

L’apprentissage social

Parallèlement à l’évocation des apprentissages dans un contexte donné tel qu’un projet, l’apprentissage social constitue aussi un aspect important dans le monde actuel. Lorsqu’un collègue de confiance nous dit : « Tu devrais vraiment y jeter un coup d’œil, c’est très intéressant et pourrait t’être utile », il y a de fortes chances que nous consultions le contenu d’apprentissage concerné car la recommandation nous a été donnée personnellement par un membre de notre communauté que nous apprécions.

Microsoft Viva Learning permet de partager facilement des apprentissages avec ses collègues. Une fois que vous avez ouvert le matériel de formation, vous pouvez facilement le recommander à des individus, voire même des groupes d’utilisateurs tels qu’une équipe Teams donnée. Si vous joignez des commentaires personnalisés, il est fort probable que les destinataires y réagissent.

Vous pouvez aussi partager une formation dans une conversation Teams afin de signaler des apprentissages pertinents pour la conversation, par exemple. L’IA a beau être performante, les humains restent tout de même plus performants lorsqu’il s’agit de communiquer des informations pertinentes en contexte. Le maître-mot ici est la simplicité°: Viva Learning permet de faire tout cela très facilement.

L’apprentissage social ne se limite pas aux conversations individuelles ou de groupe ; outre le partage d’apprentissages dans un chat, il est aussi possible d’épingler des contenus d’apprentissage à un onglet, par exemple d’une équipe Teams, pour faciliter le repérage des apprentissages pertinents directement à partir du chat.

J’ai utilisé le terme « pertinent » à plusieurs reprises car c’est l’élément clé qui fait prendre toute sa valeur à l’expérience. Une information pertinente fournie en contexte est bien mieux reçue qu’une information de type « bon à savoir » envoyée de manière globale ou au hasard.

Un guichet unique pour l’apprentissage

Comme je l’ai déjà mentionné, Viva Learning a vocation à servir de guichet unique pour l’apprentissage. Apparaissant sous forme d’application dans Microsoft Teams, la solution permet de rechercher et de repérer facilement les contenus d’apprentissage disponibles. Dans l’application, vous pouvez trouver des contenus mis en évidence ainsi que ceux que vous avez ajoutés à vos favoris. L’avantage essentiel pour les entreprises est qu’elles peuvent assigner des formations aux employés. Lorsque l’application Viva Learning est ouverte, les utilisateurs peuvent voir les formations qu’ils doivent obligatoirement suivre, ainsi que la date limite correspondante, les formations recommandées, ainsi que les autres formations disponibles.

Bien entendu, il est important pour les entreprises de pouvoir suivre si et comment les employés effectuent les formations obligatoires et recommandées ; elles peuvent le faire dans l’application à partir de l’onglet de gestion.

Lorsqu’une formation obligatoire ou recommandée est assignée à un utilisateur, celui-ci reçoit directement une notification dans Microsoft Teams,

sans qu’il soit nécessaire d’utiliser l’application de bureau de Teams. Viva Learning est également disponible pour la version mobile de Teams, ce qui en fait un très bon outil pour les travailleurs de première ligne et hybrides n’ayant que peu de temps à leur disposition. Il n’est pas nécessaire de prendre des dispositions particulières pour suivre une formation ; l’apprentissage peut être effectué à tout moment opportun pendant le travail. Les entreprises créant leurs propres contenus d’apprentissage doivent s’efforcer d’élaborer des supports succincts et vite mémorisés lorsqu’elles savent que les employés ne disposent que de peu de temps. Il vaut parfois mieux proposer plusieurs unités de courte durée plutôt qu’une formation de plusieurs heures.

Qu’en est-il des utilisateurs de SharePoint ? Pas d’inquiétude : Viva Learning fait également apparaître les contenus dans SharePoint. C’est l’intérêt principal de la solution Microsoft Viva solution : elle apporte des outils et services essentiels aux utilisateurs là où ils se trouvent et ne les contraint pas à emprunter une voie technique donnée. Car une solution moderne et hybride se doit de rendre possible et de prendre en charge différents modes de travail, et donc d’intégrer les contenus là où les utilisateurs en ont besoin. Par exemple, la fonction de recherche dans SharePoint prend également en compte les contenus d’apprentissage, et il existe un secteur vertical de recherche spécifique à l’apprentissage pour qui ne souhaite afficher que des résultats relevant de ce domaine. Viva Topics permet également d’afficher directement les formations pertinentes sur les pages des différents thèmes pour faciliter le processus de renforcement des compétences. Tous les supports d’apprentissage sont gérés dans Viva Learning.

Les contenus Viva Learning peuvent également être directement intégrés dans le tableau de bord de Viva Connections pour permettre un repérage facile et ciblé

Viva Learning, l’avenir des systèmes de gestion de l’apprentissage ?

La question est fréquemment posée : Viva Learning est-il un système de gestion de l’apprentissage (SGA) ? À l’heure actuelle, Viva Learning est une centrale d’apprentissage qui réunit des contenus provenant de différentes sources, y compris des contenus propres à l’entreprise, et les met à disposition dans une seule interface et expérience utilisateur. La solution Microsoft Viva elle-même étant relativement nouvelle, elle évolue encore à vive allure. Elle comporte déjà quelques fonctionnalités propres aux SGA, mais des fonctions comme les parcours d’apprentissage ou les plans de carrière font encore défaut à ce stade.

La vision pour les solutions Microsoft Viva semble être de les rendre facilement extensibles. Il y aura des API permettant des interactions programmatiques avec les modules, et ainsi de suite. La solution Viva étant relativement nouvelle, tout n’est pas encore en place. Plusieurs partenaires du domaine de la formation ont d’ores et déjà été intégrés et Microsoft Viva affiche par exemple des contenus de Coursera, edX et Pluralsight.

Je m’attends à ce que Microsoft Viva Learning continue d’évoluer jusqu’à devenir un SGA à part entière, à l’intégration encore plus poussée avec divers partenaires du domaine de la formation, et qui permette la gestion et l’affichage de parcours d’apprentissage incluant des supports provenant de sources diverses, et pas seulement des contenus d’apprentissage. Je pense qu’il ne serait pas excessif d’imaginer que Forms, ou un autre outil, puisse être utilisé pour tester les connaissances de l’apprenant lors du processus d’apprentissage et que des gestionnaires d’apprentissage puissent planifier, assigner et rendre compte de ces parcours dans le cadre du processus de formation officiel. Voilà ce que j’imagine pour l’avenir.

Mais ce qui nous intéresse pour l’instant, c’est le présent.

Préparer votre entreprise pour Viva Learning

À l’heure où j’écris ces lignes, Microsoft Viva Learning est encore en phase de prévisualisation, mais à en croire la feuille de route Viva Learning, la solution devrait être disponible à partir du mois prochain (novembre 2021). Le moment est donc opportun pour commencer à préparer votre entreprise à Viva Learning ! Je vous recommande :

    • D’étudier les besoins en matière de formation.
    • De réfléchir à des groupes pilotes chargés d’acquérir de premières expériences.
    • De planifier les contenus d’apprentissage que vous souhaitez créer.
    • De trouver un partenaire Microsoft compétent pour vous aider à vous lancer et pour vous conseiller à l’avenir.

Je conseille aux administrateurs informatiques, en particulier aux administrateurs de Microsoft Teams, de se familiariser avec l’application Microsoft Viva Learning et d’étudier comment gérer et contrôler son déploiement et l’accès par les employés de leur société. Des partenaires Microsoft tels que Sulava, qui est mon employeur, peuvent vous aider à préparer vos administrateurs et votre entreprise à la mise en œuvre de Viva Learning.

Vous devez également affecter le rôle d’administrateur des connaissances aux utilisateurs auxquels vous souhaitez confier la gestion de Viva Learning. Les administrateurs des connaissances doivent avoir un profil modérément technique et posséder des droits d’administration SharePoint. Un bon administrateur des connaissances doit aussi avoir de l’expérience dans le domaine de l’éducation, de l’apprentissage, de la formation et/ou des ressources humaines. Je recommande de ne pas choisir un administrateur informatique classique, mais une personne collaborant étroitement avec le service formation, communication ou RH. L’administrateur des connaissances sera habilité à configurer les sources de contenus Viva Learning ainsi qu’à définir la source de contenus SharePoint des contenus personnalisés de l’entreprise. La définition de la source de contenus SharePoint n’est pas encore disponible. Cliquez ici pour lire l’article de Microsoft sur la définition du rôle d’administrateur des connaissances et la définition des sources de contenus.

Les administrateurs des connaissances et les administrateurs informatiques qui ont participé à la prévisualisation de Viva Learning devraient avoir connaissance du bulletin MC287943 dans le centre de messages des administrateurs, en particulier de la partie qui porte sur les applications Viva Learning. « La version de prévisualisation actuelle sera automatiquement remplacée par la version gratuite complète de Viva Learning. En outre, la version complète de l’application Viva Learning pour Microsoft Teams remplacera la version de prévisualisation actuellement disponible dans Teams. Après le 25 octobre, la version de prévisualisation de Viva Learning n’apparaîtra plus dans le centre d’administration Microsoft 365. »

Il est indiqué dans le même bulletin que le déploiement de Viva Learning sera disponible à tous et achevé d’ici le milieu du mois de novembre.

Modèle de licences

Ce bulletin mentionne aussi que Viva Learning sera disponible avec deux types de licences : une version de base (gratuite) comprise dans la licence Microsoft 365 actuelle et une licence Premium offrant davantage de fonctionnalités et d’options.

Viva Learning Gratuit comprend la totalité du contenu des bibliothèques de formations de Microsoft Learn et Microsoft 365, ainsi qu’un ensemble limité (125 cours) de contenus LinkedIn Learning. Pour disposer de Viva Learning Premium, les administrateurs devront acheter une licence ou s’inscrire à un essai gratuit au mois de novembre. L’accès à des contenus Viva Learning Premium de fournisseurs tiers autres que Microsoft pourra être subordonné à la souscription d’un abonnement auprès des fournisseurs tiers concernés.

Les administrateurs des connaissances peuvent sélectionner et configurer les fournisseurs de contenus tiers dans la rubrique Viva Learning du centre d’administration :

Microsoft Viva Learning constitue un nouveau moyen simple et facile d’apprendre et d’acquérir de nouvelles compétences pendant le travail. Microsoft Viva est une solution évolutive constamment enrichie de nouvelles fonctions et de nouveaux modules (cf. par exemple l’annonce récente de l’intégration d’Ally.io en tant que nouveau module Viva) qui permettent aux utilisateurs de rester concentrés tandis que de nouvelles technologies et fonctionnalités sont intégrées en arrière-plan. Restez à l’écoute pour de plus amples nouveautés !

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