À la conférence Ignite de l’année dernière, la principale nouvelle concernant Microsoft Viva avait été l’annonce de la mise à disposition des quatre composants d’origine (Viva Connections, Viva Insights, Viva Topics, et Viva Learning) sous forme de suite Microsoft Viva. Il y a eu quelques évolutions intéressantes au cours de l’année qui s’est écoulée depuis, mais aucune d’entre elles n’a été aussi prometteuse que celles dévoilées lors d’Ignite cette année.
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Microsoft a annoncé une série de nouvelles fonctionnalités et expériences dans Viva (cinq nouvelles fonctionnalités sont annoncées rien que dans Viva Connections !), dont certaines disponibles dès maintenant et d’autres à paraître en 2023. Et la cerise sur le gâteau ? Elles sont accessibles aux clients actuels titulaires d’une licence sans frais supplémentaires !
Voici certaines des fonctions et expériences que nous avons particulièrement hâte de découvrir :
Vous avez besoin d’un rappel sur Microsoft Viva ? Visionnez notre webinaire gratuit pour connaître les principes de base (en anglais).
La solution de guichet unique pour l’engagement des employés
Selon l’Anatomy of Work Index 2021 d’Asana, les salariés américains alternent chaque jour 30 fois entre 13 applications en moyenne. Basculer entre différentes applications constitue non seulement une perte de temps, mais aussi une activité extrêmement fatigante pour les collaborateurs, qui doivent s’adapter à une nouvelle interface à chaque fois.
Pour lutter contre ce phénomène, Microsoft, qui excelle à offrir une collaboration cohérente et intégrée par le biais de Microsoft 365, applique la même recette à l’expérience et à l’engagement des employés par le biais de Viva. Lors d’Ignite, Microsoft a annoncé le lancement de Viva Connections Home, directement disponible dans Teams.
Via cette page d’accueil centralisée, les utilisateurs peuvent accéder à leurs autres expériences Viva, de Goals et Topics à Learning et Amplify. Les employés bénéficient ainsi d’une expérience globale (sans changement d’appli !) leur permettant de profiter pleinement de tout ce que Viva a à offrir.
Des outils améliorant le travail hybride et asynchrone
Le travail flexible, qu’il soit hybride, asynchrone ou itinérant, est désormais une réalité bien établie. Toutefois, les employés ne sont pas complètement satisfaits des dispositifs actuels (cf. l’analyse détaillée dans le Work Trend Index Report récemment publié par Microsoft), et Microsoft fournit par le biais de Viva des expériences destinées à améliorer la satisfaction des employés en ce qui concerne les nouvelles modalités de travail. Voici quelques-unes des meilleures nouveautés :
Viva Insights a étendu son offre de fonctionnalités, en introduisant par exemple des suggestions pour l’envoi planifié afin d’éviter d’envoyer des messages Teams trop tardifs (la fonctionnalité est déjà disponible dans Outlook), ainsi que le réglage d’heures de tranquillité qui permettent aux utilisateurs de désactiver le son des notifications mobiles en-dehors de leurs horaires de travail. L’une de nos nouveautés préférées est la nouvelle fonctionnalité relative aux habitudes de réunion, qui fournira aux organisateurs de réunions des recommandations axées sur les données se fondant sur les meilleures pratiques et des sondages post-réunion. Autant de fonctions qui permettent aux employés d’être plus productifs pendant leurs heures de travail afin de pouvoir réellement se déconnecter lorsqu’ils ne travaillent pas.
Viva Amplify, la nouvelle application de communication interne de la gamme Viva, change elle aussi la donne. Elle permet d’accroître l’impact de la communication au sein de l’entreprise en donnant aux équipes de communication et aux dirigeants les moyens d’élaborer des messages plus percutants. Des ressources centralisées, des conseils de rédaction intégrés et des tableaux de bords de résultats sont mis à disposition pour améliorer la résonance des messages internes et stimuler la motivation des employés, qu’ils travaillent chez eux ou au bureau.
Viva Pulse, autre application entièrement nouvelle, marque l’étape suivante après rachat de Glint par Microsoft et les investissements réalisés dans les évaluations de l’engagement. Cet outil de sondage auprès des employés permet aux managers de recueillir des retours réguliers et confidentiels afin d’identifier ce qui fonctionne bien et les points à améliorer, un état des lieux indispensable dans un monde de travail hybride. En prime, Glint sera intégré à Viva au cours de l’année prochaine. Les deux outils de sondage permettront d’examiner l’engagement des employés sur des bases scientifiques et d’obtenir des résultats tangibles ayant un impact sur l’expérience des employés.
Exploiter le potentiel humain du personnel
Viva a été conçu pour placer les personnes au cœur du travail, et nombre de ses fonctionnalités servent cet objectif. Plusieurs nouvelles fonctions annoncées lors d’Ignite continuent de placer les personnes au centre de l’expérience Viva.
Viva Engage, qui a été annoncé précédemment (cliquez ici pour accéder à notre vue d’ensemble détaillée), offre une nouvelle manière amusante de maintenir le contact au sein des équipes : les histoires. Bientôt disponibles en avant-première publique, les histoires de Viva Engage reprennent la formule déjà utilisée sur d’autres sites de réseaux sociaux en permettant aux utilisateurs de partager des moments de leur journée en photos ou en vidéos. C’est un excellent moyen pour les membres d’une équipe d’apprendre à mieux connaître ses collègues et ses dirigeants et de renforcer la culture et la cohésion au sein de l’équipe.
Viva People, autre nouvelle venue dans la plateforme d’expérience, permet aux équipes de nouer de meilleures relations. Comme il ressort du rapport Work Trend Index de Microsoft, 51 % des employés déclarent entretenir des relations plus ténues avec les employés ne faisant pas partie de leur groupe de travail immédiat. L’expérience améliorée permettra aux équipes de découvrir des collègues et des experts dans toute l’organisation grâce à des fiches de profil détaillées contenant des informations sur les centres d’intérêt, les connaissances et les objectifs, et offrira une recherche plus immersive et plus informative dans l’annuaire de l’entreprise. Cette application renforcera le sentiment de communauté et rappellera aux employés qu’ils travaillent tous à la réalisation d’un objectif commun.
Enfin, ma favorite parmi les nouvelles fonctionnalités axées sur les personnes s’appelle Viva Answers et est une autre nouveauté dans la gamme Viva. Il s’agit d’une épatante application de crowd-sourcing qui tire parti de l’IA pour aider les collaborateurs à trouver rapidement des réponses à leurs questions et/ou les mettre en contact avec des experts au sein de l’entreprise, afin de favoriser le partage de connaissances et le développement de tous. Les employés sont recrutés parce qu’ils possèdent des connaissances et des savoir-faire. Answers permet de les mettre au service de tous.
Les prochaines nouveautés : plus d’expériences basées sur les rôles
Pour ma part, j’apprécie les outils spécialisés. Il semblerait que ce soit aussi le cas de Microsoft, car la société redouble d’efforts pour développer des expériences basées sur des rôles. Elle a déjà lancé Viva Sales, qui supprime la nécessité de saisir des données manuellement en automatisant la collecte et la saisie des informations de Microsoft 365 et de Teams dans le système de GRC de l’entreprise. Lors de la conférence Ignite de cette année, la société a laissé entendre que d’autres expériences basées sur les rôles seraient bientôt disponibles. J’ai hâte de découvrir ces nouvelles fonctionnalités et ce qu’elles apporteront aux différents services de l’entreprise !
Conclusion
Si votre équipe utilise Viva au quotidien, ces nouvelles fonctionnalités devraient avoir de quoi l’enthousiasmer. Si vous n’êtes toujours pas certain de l’intérêt de Viva, ces nouvelles fonctionnalités pourraient vous convaincre de vous jeter à l’eau et d’essayer Viva pour voir si c’est la solution à vos problèmes liés aux nouvelles modalités de travail.
Pour finir, je vous livre quelques réflexions de Kirk Gregersen, chef de produit Viva chez Microsoft : « Nous avons la possibilité d’offrir aux utilisateurs une expérience intégrée très différente de ce qui existe par ailleurs sur le marché. Yammer et SharePoint, par exemple, sont aujourd’hui utilisés par des centaines de millions de personnes pour communiquer et collaborer. Mais avec Viva, nous pouvons étendre cette expérience et la mettre de manière ciblée au service de la construction d’un sentiment d’appartenance ou de l’élaboration d’une campagne interne visant à remporter l’adhésion des collaborateurs sur une question importante ».
Nous n’avons présenté ici qu’une infime partie des nouveautés prévues dans Viva. Lisez notre article pour en savoir plus sur les annonces faites, notamment les améliorations apportées à Viva Learning, Viva Topics, et bien plus : Microsoft Ignite 2022 : nouveautés et feuille de route de Microsoft Viva.
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