À l’ère du numérique, la collaboration est plus performante que jamais. Pour suivre, les utilisateurs ont besoin d’un espace virtuel flexible et dynamique capable de gérer bien plus qu’une communication de base. Dans cet article, nous allons découvrir la dernière application conçue par Microsoft pour répondre à ce besoin, Microsoft Loop.
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Comment la collaboration a évolué au fil des ans
Auparavant, lorsqu’une équipe ou un groupe voulait collaborer sur un document, ils devaient le partager par e-mail. Un utilisateur apportait les modifications nécessaires au document avant de le renvoyer au propriétaire du document pour validation. Avant l’adoption généralisée des conversations en temps réel, les données et les fichiers voyageaient plus loin pour atteindre leurs destinataires et les annonces n’étaient pas partagées immédiatement. Ces anciennes méthodes de collaboration prenaient trop de temps et retardaient inévitablement la productivité.
Au fil des ans, Microsoft a mis au point différents outils collaboratifs pour faciliter ce processus. De SharePoint Online à Microsoft Teams en passant par tout ce qu’il y a eu entre eux deux, Microsoft a tout fait pour faciliter le partage de contenu et la collaboration tant interne qu’externe.
Lors de la dernière conférence Ignite, Microsoft a une fois encore annoncé son ambition d’améliorer l’expérience collaborative avec la présentation de Microsoft Loop. Intéressons-nous à ce nouvel outil et voyons comment nous pouvons l’utiliser dans nos tâches du quotidien.
Qu’est-ce que Microsoft Loop ?
Microsoft Loop est un nouvel outil de collaboration qui fournit un espace de travail centralisé accessible depuis de nombreuses applications de l’écosystème Microsoft. Les modifications s’affichent en temps réel. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de disposer d’un espace unique dans lequel ils peuvent stocker l’ensemble des idées, documents, plannings, liens et tâches concernant un projet spécifique au lieu de les partager individuellement (et indéfiniment).
Comment fonctionne-t-il ?
Microsoft Loop compte trois composants principaux :
- Espaces de travail Loop: des espaces partagés visibles par toute l’équipe qui réunissent tous les documents et éléments pertinents. Les collaborateurs peuvent utiliser cet espace pour connaître l’avancement d’un projet ou d’une tâche.
- Pages Loop: ces zones flexibles peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins d’un projet. Vous pouvez commencer petit et agrandir le projet au fil du temps.
- Composants Loop: la plus petite unité de Microsoft Loop utilisable pour commencer la collaboration dans Loop. Il peut s’agir d’éléments aussi simples que des listes, des tableaux ou des notes. Loop propose des modèles personnalisables en fonction de vos besoins collaboratifs.
Comment Microsoft Loop peut-il améliorer votre expérience collaborative ?
1. Travaillez depuis différentes applications et suivez les changements en temps réel
Comme nous l’avons dit, les composants de Microsoft Loop sont accessibles depuis différentes applications Microsoft comme Teams, Outlook, Word, etc. Même si ce premier composant de Loop est créé dans Microsoft Teams, les autres utilisateurs partagés en dehors de l’entité Teams peuvent travailler dessus.
Pour commencer, cliquez sur le bouton en surbrillance dans la conversation Microsoft Teams où vous souhaitez lancer la création de vos composants Loop. Il peut s’agir de puces, de listes ou de tableaux. Ce fichier Loop, également appelé « fichier fluide », sera stocké dans le compte OneDrive du propriétaire et pourra être partagé ultérieurement. Les utilisateurs recevront une notification dans Microsoft Teams à chaque nouvelle activité Loop.
Des utilisateurs spécifiques peuvent commencer à travailler dans cet espace Loop même depuis Word, OneDrive, Outlook et d’autres applications. Cette flexibilité permet aux utilisateurs de collaborer depuis n’importe où dans l’écosystème Microsoft.
Les utilisateurs peuvent également accéder au composant Loop et travailler dessus depuis la page d’accueil Office 365.
2. Utilisez Loop dans les réunions Microsoft Teams
Les réunions Teams sont un espace parfait pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité collaborative. Bien que les utilisateurs doivent être en mode Préversion publique pour voir ces composants à l’intérieur de Teams, ils peuvent néanmoins y accéder depuis un lien de partage.
Il n’existe actuellement pas d’option pour ajouter une boucle Loop lors de la création d’une invitation à une réunion, mais Microsoft permettra bientôt aux utilisateurs d’insérer un composant directement depuis la page d’invitation.
Cela peut être une bonne solution pour gérer les comptes-rendus de réunion afin que tout le monde puisse avoir accès aux dernières informations, à la fois en temps réel et à la demande pour ceux qui n’ont pas encore rejoint la réunion. Il est possible d’ajouter un composant Loop en cours de réunion depuis la zone de discussion.
Une fois lancé, tous les participants à la discussion peuvent voir le composant qui sera synchronisé en temps réel avec tous les utilisateurs. Une fois encore, le composant est visible même en dehors de Microsoft Teams.
3. Suivez le statut de vos projets
Le suivi de statut est un composant Loop qui s’avérera sans doute très utile dans Teams. Ce composant permet aux utilisateurs de voir les mises à jour et de suivre les tâches tout en offrant un affichage centralisé. Cela permet potentiellement de réduire la fréquence des réunions.
4. Utilisez Loop pour organiser des votes
Microsoft Loop propose un tableau de vote. Grâce à cet incroyable composant, les équipes pourront plus facilement prendre des décisions et même sonder les personnes extérieures à Teams. Tous les utilisateurs peuvent voir la mise à jour du vote en temps réel pour une plus grande transparence.
Outre ces quatre applications pratiques qui permettent à Loop de vous faciliter la tâche au quotidien, ce nouvel outil possède d’autres fonctionnalités, parmi lesquelles :
- Contrôle des versions: vous pouvez revenir à la version précédente en cas de suppression soudaine ou d’erreur.
- Autorisations: copiez les liens ou accordez des autorisations directes pour inviter les utilisateurs à collaborer.
- Version mobile: Microsoft Loop est adapté aux appareils mobiles, ce qui est parfait pour ceux qui travaillent en déplacement ! Il sera disponible publiquement pour tous.
Il est difficile de collaborer avec différents utilisateurs utilisant différents espaces de travail et différentes configurations. De ce fait, la connectivité et la transparence offertes par Microsoft Loop devraient faciliter l’expérience collaborative pour tous. Essayez-le dès maintenant et dites-nous quelle est votre fonctionnalité préférée !
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