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Remarque : l’article ci-après est un résumé de l’intervention d’Anna Chu lors de la conférence Shift Happens 2019.
Quels sont les critères importants pour les utilisateurs dans le cadre de l’adoption de Microsoft 365 ? C’est la question que se posent la plupart des entreprises souhaitant que leurs utilisateurs se convertissent à une nouvelle technologie. Lors de son intervention (« Shifting Gears: How to Inspire and Derive Sustainable Adoption After Deployment »), Anna Chu a présenté plusieurs bonnes pratiques visant à favoriser la réussite des entreprises dans ce domaine.
Cesser d’imposer des choses aux utilisateurs
En général, les entreprises qui tentent de forcer leurs employés à adopter une nouvelle technologie se heurtent à l’échec. C’est ce qu’Anna appelle le « voluntelling », c’est-à-dire porter les utilisateurs volontaires pour faire quelque chose, qu’ils le veuillent ou non. C’est une pratique qui ne fait qu’entraver les progrès de l’entreprise. Anna encourage au contraire une approche reposant sur la suggestion. Il s’agit de fournir aux utilisateurs finaux des cas d’application pertinents qui influeront de manière directe et positive sur leur manière de travailler.
Identifier les avantages
Comme nous le disions plus haut, les entreprises doivent déterminer les critères qui susciteront l’intérêt de l’employé pour une nouvelle initiative et les moyens nécessaires pour éveiller cet intérêt. Cela permettra de minimiser les problèmes de « shadow IT » et de perte de données, mais aussi de réduire le gaspillage de temps et de ressources lié à l’utilisation d’applications tierces qui finissent par nuire à la productivité.
L’intention de Microsoft 365 est simple : il s’agit d’encourager la créativité des employés, de favoriser le travail d’équipe et la sécurité des données, mais aussi de simplifier les tâches pour accroître l’efficience des processus. Pour y parvenir, il faut identifier comment ces avantages aideront vos utilisateurs finaux à travailler de manière plus autonome et assurée.
Mettre l’accent sur un changement axé sur l’entreprise
Quelles sont les valeurs partagées par votre entreprise dans son ensemble et vos utilisateurs finaux ? Parmi ces valeurs, quelles sont celles qui peuvent être conjuguées pour créer un lieu de travail plus moderne ?
Prenons l’exemple des ransomwares. Personne ne voit d’un bon œil les intrusions dans sa sphère privée, que ce soit au travail ou à la maison. C’est là que l’adoption de OneDrive peut s’avérer judicieuse pour l’employé comme pour l’entreprise. Plus les collaborateurs adopteront rapidement la nouvelle technologie, plus ils pourront garantir la protection de leurs données et de leur entreprise.
Miser sur les scénarios pour favoriser les résultats
Pour faire adopter une nouvelle technologie, les entreprises doivent fournir des scénarios aux utilisateurs finaux, et non présenter les choses sous forme de service. La mise en avant de cas d’application concrets permettra aux utilisateurs de comprendre les atouts réels de la nouvelle solution et de l’adopter plus volontiers.
Mesures pour favoriser l’adoption
Miser sur les adeptes de la première heure
Identifiez des utilisateurs enthousiasmés par la nouvelle technologie et disposés à l’adopter dès son implémentation : ils susciteront l’intérêt du reste des collaborateurs. Trouvez des employés désireux d’expliquer à leurs collègues les avantages de la nouvelle solution !
S’assurer le soutien des cadres
Les hauts responsables de votre entreprise doivent joindre le geste à la parole et donner l’exemple au reste des collaborateurs. Ces derniers voudront bien entendu savoir pourquoi la direction a opté pour cette nouvelle technologie et quels avantages ils en retirent.
Se concentrer sur le chemin, pas sur la destination
La vérité, c’est qu’une adoption durable passe par un apprentissage et des efforts permanents. Nouvelles recrues, traînards réfractaires au changement… : l’adoption est un processus sans fin. Organiser des formations régulières et communiquer en permanence les bonnes pratiques, telles sont les clés d’une adoption pérenne.
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