Guide de formation à Power Automate : pour que votre équipe démarre du bon pied

Power Automate est l’une des quatre formidables applications comprises dans Power Platform (PowerApps, Power Automate, Power BI et Power Virtual Agents) permettant l’automatisation des tâches et l’exécution de workflows pour divers processus créés par l’utilisateur dans Microsoft 365. S’il vous est déjà arrivé de recevoir un e-mail de workflow d’approbation ou une carte adaptative provenant d’une solution personnalisée intégrée à Microsoft 365 ou Power Platform, vous avez sans doute été le destinataire d’un flux Power Automate.


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« Flux » est le nom que l’on donne aux routines créées dans Power Automate. Ces flux constituent un moyen sensationnel d’améliorer des processus existants en les automatisant et peuvent servir à faire le lien entre des solutions conçues à l’aide de Microsoft 365 et de Power Platform.

Comprendre les modèles de licences Power Automate 

Le système de licences de Power Platform est assez complexe. Concernant Power Automate, le choix de la licence peut avoir une incidence sur vos décisions en matière de conception, c’est pourquoi il est important de bien comprendre les modèles proposés. Il existe deux principaux modèles de licences pour Power Automate :

  • Les plans autonomes permettent aux flux de s’exécuter sur des sources de données externes à Microsoft 365 et sont indiqués pour les utilisateurs nécessitant des capacités complètes d’automatisation de workflows et de processus généraux ou métiers. Si vous avez besoin de vous connecter à Salesforce ou à des données locales, il vous faut opter pour un plan Power Automate autonome.
  • Microsoft 365 permet aux utilisateurs d’étendre les possibilités offertes par Microsoft 365 en exécutant des flux sur des sources de données Microsoft 365, mais l’éventail de fonctions disponibles est limité par rapport aux plans autonomes. Si vous voulez simplement envoyer un message de rappel à un utilisateur de Teams sur la base d’une colonne de liste Microsoft Lists, le plan Microsoft 365 devrait faire l’affaire.

Consultez le Guide relatif aux licences Microsoft Power Apps et Power Automate pour en savoir plus sur les licences Power Automate. Reportez-vous en particulier à la partie Appendix B: Dynamics 365, Office 365, and Windows licenses that include Power Platform capabilities.

Gérer l’apprentissage de Power Automate

Il existe de nombreuses manières différentes de se former à Power Automate et d’obtenir de l’aide à ce sujet. Selon mon expérience, les étapes suivantes sont incontournables :

  • Démarrer son apprentissage à l’aide de la documentation structurée mise à disposition sur Microsoft Learn pour comprendre les concepts fondamentaux et réaliser de premiers exercices d’application grâce aux tutoriels. À l’heure où j’écris ces lignes, Learn propose 144 cours bien conçus proposant un bon équilibre entre informations sur le produit et mise en œuvre pratique. Je vous recommande fortement le parcours d’apprentissage Automatiser un processus d’entreprise à l’aide de Power Automate.
  • Comprendre les possibilités et limites des déclencheurs et actions qui régissent le développement des flux grâce à la documentation Microsoft. La documentation comprend notamment des instructions pour la conception de modèles basés sur des scénarios, des meilleures pratiques, ou encore des informations de développement pour des plateformes particulières telles que SharePoint et Teams.
  • Perfectionner les flux avec l’aide de la Communauté MS Power Automate.Le moment viendra où les flux que vous développerez seront plus sophistiqués que ceux traités dans Learn et dans la documentation, et c’est là que la Communauté pourra venir à votre aide. Vous vous heurtez à un problème insoluble ? Vous avez besoin de conseils à propos d’un modèle ? Alors contactez la Power Automate Community, où votre appel à l’aide sera entendu aussi bien par des spécialistes externes que par l’équipe produit.

Votre premier flux

Idéalement, vous devriez créer votre premier flux Power Automate dans le cadre d’un exercice guidé vous permettant de créer une solution de bout en bout avec les outils à votre disposition, afin que vous puissiez vous familiariser avec l’interface, comprendre les déclencheurs et les modèles d’actions, et, au bout du compte, prendre conscience du potentiel que recèle Power Automate. En ce qui me concerne, j’ai beaucoup appris en effectuant la formation développée par la communauté Power Automate in a Day, disponible sur Github.

Le premier flux de votre équipe

Êtes-vous prêt à automatiser les tâches les plus répétitives ? Votre équipe est-elle prête à gagner en efficacité grâce à l’automatisation ? Si la réponse est « oui », il est temps de créer le premier flux Power Automate de votre équipe. Les tâches suivantes se prêtent particulièrement bien à l’automatisation au sein d’une équipe :

  • Publication d’un message de bienvenue pour un nouveau membre sur un canal.
  • Envoi d’une notification lorsqu’un membre de l’équipe prend un jour de congé.
  • Enregistrement des e-mails des clients, pièces jointes comprises, envoyés à l’équipe clientèle.

Il peut être tentant de chercher à automatiser toutes les tâches prises en charge par votre équipe, mais vous devriez procéder de manière progressive et vous concentrer sur les tâches simples et prévisibles qui permettraient d’apporter une plus-value à vos clients. Vous pouvez intégrer davantage de fonctions à vos flux à mesure que votre équipe se perfectionne dans l’utilisation de Power Automate.

Préparer votre flux Power Automate pour la production

Lors du développement de flux destinés être utilisés en production, il est important de protéger les flux contre l’introduction d’incohérences de données dues à des valeurs inattendues ou nulles pouvant entraîner des erreurs d’exécution. Par exemple, si un flux nécessite un e-mail pour envoyer une notification, il faut ajouter une vérification des conditions pour s’assurer que la valeur soit complétée comme prévu.

Après avoir créé un flux utilisé en production, vous devez en étendre la propriété à d’autres afin qu’ils puissent assurer la maintenance du workflow en votre absence et préserver l’investissement que vous et votre entreprise avez réalisé. Dans le même ordre d’idées, vous devriez, si possible, configurer toutes les connexions de flux de manière à ce qu’elles utilisent un « compte de service », afin que vous ne partagiez pas votre accès à des ressources spécifiques aux utilisateurs telles que Outlook et OneDrive Entreprise.

Conclusion

Power Automate est une plateforme formidable permettant d’ajouter de la valeur aux processus d’entreprise en automatisant les tâches répétitives. Cette valeur est amplifiée lorsque des « citoyens développeurs », sur la base d’outils « validés » par les milieux informatiques traditionnels, élaborent de nouvelles solutions métier destinées à des utilisateurs professionnels. S’il vous arrive de répéter des étapes dans le cadre d’un processus d’entreprise, demandez-vous si elles se prêteraient à une automatisation. L’événement déclencheur se produit-il toujours au même endroit ? Les entrées et les sorties sont-elles toujours traitées de la même manière ? Si la réponse est « oui », vous avez identifié un flux Power Automate en puissance !

Avez-vous fait des expériences intéressantes lors de votre parcours de formation Power Automate ? N’hésitez pas à m’en faire part dans un commentaire ci-dessous !

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