Les 4 fonctionnalités de Microsoft Viva qui pourraient changer notre façon de travailler

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En faisant de Microsoft Teams une expérience personnalisée, la fonction essentielle de Microsoft Viva est simple : favoriser l’engagement des utilisateurs dans un endroit de plus en plus inscrit au cœur de leur quotidien avec du contenu et des services sur mesure.


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Ces derniers mois, Teams a vu son nombre d’utilisateurs monter en flèche (avec plus de 100 millions de nouveaux utilisateurs pendant la pandémie). Viva, qui a été conçue pour être déployée comme un ensemble d’applications Teams, pourrait permettre d’effectuer des tâches supplémentaires, sans que les employés n’aient à cliquer ailleurs que sur l’emblématique cadre violet.

Cependant, au lieu de proposer un espace partagé pour les projets de groupe et la collaboration, une fonctionnalité qui a rendu Teams indispensable pour le télétravail, l’objectif de Viva est de fournir des ressources organisées adaptées aux besoins de chacun afin d’aider chaque membre de l’équipe à s’acquitter au mieux de sa tâche.

C’est un projet très ambitieux. Si elle est correctement déployée et bien reçue par les utilisateurs, Viva pourrait proposer une solution alternative pour supporter les modifications systémiques profondes qui touchent notre manière de collaborer (dans le pire des cas, l’adoption pourrait prendre du temps ou les utilisateurs pourraient se perdre dans les nombreux outils numériques à leur disposition).

Tous les détails de son lancement imminents ne sont pas encore très clairs, mais le concept et son potentiel méritent qu’on les explore. Voici ce que nous savons :

Qu’est-ce que Microsoft Viva et comment fonctionne-t-elle ?

Microsoft décrit Viva comme une « plateforme d’expérience collaborateur » composée de quatre fonctionnalités :

  • Microsoft Viva Connections : un point d’entrée unique pour l’engagement des collaborateurs (intranet) et la communication interne.
  • Microsoft Viva Learning : une plateforme regroupant toutes les ressources de formation et de microapprentissage provenant de Microsoft et de prestataires tiers.
  • Microsoft Viva Topics : tout le contenu et l’expertise de l’entreprise réunis dans une base de données semblable à Wikipédia.
  • Microsoft Viva Insights : des recommandations confidentielles basées sur des données afin de renforcer le bien-être et la performance.

Le concept, bien qu’il ne soit pas totalement nouveau, semble bien adapté pour répondre aux complexités du télétravail. Aujourd’hui, il est par exemple plus difficile d’aller chercher un formulaire au bureau des ressources humaines ou de s’imprégner des connaissances institutionnelles d’un collègue lors d’une conversation anodine. Certains ont également du mal à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée en étant confinés chez eux.

C’est peut-être à cause de tout cela que Viva est annoncée comme une manière d’accueillir et d’intégrer de nouveaux collaborateurs à distance. Ces outils seront sans doute également bénéfiques aux collaborateurs plus anciens en leur permettant de rester connectés.

Certains éléments de Viva ne nous sont pas totalement inconnus (nous y reviendrons dans un instant), et l’annonce n’apporte pas de réponse aux questions des dates de lancement (chaque composante de Viva est à une phase de disponibilité différente) et du coût de licence total (Viva Topics coûtera à elle seule 5 $ par mois par utilisateur commercial, un prix peut-être prohibitif pour certaines entreprises).

Examinons plus en détails les différentes composantes de Viva :

1. Viva Connections intègre l’intranet de l’espace de travail à Microsoft Teams

En permettant aux responsables de l’espace de travail de déployer facilement un site SharePoint exposé comme une application Teams, Viva Connections permet de créer une page d’accueil pour les actualités de l’entreprise, les formulaires RH, les applications utiles, les demandes d’assistance informatique, etc. Les tableaux de bord peuvent être personnalisés grâce à Power App, SPFx et les solutions tierces déjà utilisées.

Cette fonction d’intranet basée sur un modèle améliore l’expérience du portail prêt à l’emploi et fournit un point d’accès unique permettant aux collaborateurs d’accéder aux informations critiques en temps réel, même si la fonction (ou la structure SharePoint qui la fournit) n’est pas tout à fait nouvelle.

Quoi qu’il en soit, un bon intranet est un aspect essentiel de l’expérience collaborateur et ce besoin se fait d’autant plus sentir que beaucoup d’entre nous continuent à travailler en dehors du bureau. C’est la seule composante Viva dont le lancement semble relativement proche. Elle devrait être disponible sur PC au cours du premier trimestre et sur les appareils mobiles cet été.

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L’interface Microsoft Viva Learning propose des formations formelles et informelles aux collaborateurs et aux responsables via Teams.

2. Viva Learning peut former à la demande

Cette composante rend la formation professionnelle et le développement des compétences directement accessibles depuis Microsoft Teams. Au lieu de devoir aller sur différents sites, les utilisateurs peuvent se rendre dans Viva Learning pour accéder à du contenu de formation en ligne. Ce contenu réunit des ressources issues de Microsoft Learning, LinkedIn Learning, de systèmes de gestion des formations ou de prestataires tiers.

Les utilisateurs peuvent chercher des formations pertinentes pour leur poste ou correspondant à leurs centres d’intérêt et les responsables peuvent également attribuer une séance de formation aux collaborateurs via un onglet dans Teams. Les dirigeants qui utilisent des systèmes de gestion des formations peuvent continuer à suivre les rapports et les analyses au sein de ces programmes. Microsoft Teams n’est que le mécanisme de mise en œuvre.

Microsoft mise gros sur la valeur de l’apprentissage en ligne sur le lieu de travail, dont les avantages sont par exemple un engagement fort des collaborateurs qui contribuent plus largement à la mission de l’entreprise et restent plus longtemps. Il est donc essentiel de se mettre à la page, que ce soit à la maison ou au bureau.

Voici des informations pratiques des 4 principales fonctionnalités offertes par Microsoft Viva : Cliquez pour tweeter

3. Viva Topics pour un accès rapide à l’information

Nous absorbons et traitons une quantité croissante d’informations chaque jour, mais la recherche d’information nous fait parfois perdre un temps et une énergie précieux. C’est en partant de ce constat que Viva Topics est née. Grâce à l’intelligence artificielle, Viva Topics identifie, traite et organise automatiquement le contenu de votre entreprise.

Résultat : des pages organisées par thème et des « cartes » thématiques réunissant les documents et les experts concernés peuvent être partagées dans les conversations Teams. Ainsi, les collaborateurs n’ont pas besoin de quitter leur plateforme de travail pour accéder rapidement à la bonne information. Les paramètres de sécurité et de confidentialité permettent de préserver la confidentialité des ressources privées.

Une fois encore, ce concept vous dit peut-être quelque chose. C’est essentiellement ce sur quoi Microsoft travaille depuis près de deux ans avec le Project Cortex. Viva Topics peut également fonctionner avec SharePoint Syntex, la première version de Project Cortex qui a été lancée lors de Microsoft Ignite 2020.

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Grâce aux données dépersonnalisées, Microsoft Viva Insights donne aux responsables une vue collective des schémas de travail et du bien-être des collaborateurs.

4. Viva Insights prend le pouls de votre lieu de travail

Les capacités de Viva Insights illustrent le désir de Microsoft d’apporter un peu de calme dans cette période chaotique. L’entreprise part du principe que les responsables souhaitent activement favoriser la santé mentale de leurs équipes, évaluer le climat global sur le lieu de travail et procéder aux changements nécessaires.

En s’appuyant sur les capacités de l’analyse du temps de travail Microsoft et de Microsoft MyAnalytics, Insights peut mesurer la manière dont les collaborateurs utilisent collectivement leur temps sur Outlook et Teams, et la fréquence à laquelle ils sont connectés en dehors des heures de travail (grâce à des données agrégées et dépersonnalisées). Cela pourrait rappeler les mauvais souvenirs du score de productivité, une fonctionnalité désormais obsolète de Microsoft 365 qui s’était attiré les foudres de ses utilisateurs l’année dernière car il permettait aux responsables de surveiller individuellement les utilisateurs.

L’autre volet d’Insight concerne le bien-être, avec des composantes qui seront progressivement proposées. Les utilisateurs, nous dit-on, pourront embarquer dans un « trajet virtuel » dans Viva comprenant des listes de contrôle et des exercices d’introspection à la fin de la journée de travail, et accéder à l’application de pleine conscience Headspace.

L’avenir de Microsoft Viva

Réunies, les différentes capacités de Microsoft Viva sont remarquables, notamment à l’heure où de plus en plus d’entreprises prévoient d’opter pour un modèle de travail hybride au cours des prochains mois.

Les principaux défis à court terme seront les suivants : convaincre les entreprises que le coût de Viva est justifié, mettre en œuvre la solution et former les utilisateurs, et déterminer les effets mesurables que ce service (et ses données collectées) pourra avoir sur l’amélioration de la productivité et de la santé mentale.

Une fois encore, Microsoft Teams change le paysage de la collaboration. Teams souhaite s’imposer comme une plateforme qui va au-delà du travail collaboratif. Elle souhaite être une plateforme soucieuse de notre développement personnel, de nos connaissances et de notre bien-être.

Au jury de décider si cette approche réussira à éclipser les portails d’expérience collaborateur plus spécialisés qui occupent actuellement cet espace. Toutefois, avec ce que Teams a accompli ces dernières années, oseriez-vous parier contre elle ?

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