5 erreurs de sauvegarde Office 365 courantes et comment les résoudre

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Gérer les sauvegardes des entreprises fait partie du fonds de commerce des services informatiques depuis des générations. Le passage au cloud, et plus précisément à Office 365, nous a tous contraints à repenser la manière dont nous devrions gérer les sauvegardes. Lorsque nous évoquons les erreurs les plus courantes, nous parlons par expérience !

Autrefois spécialisée dans les produits de sauvegarde basés sur serveur, notre entreprise a dû évoluer vers des produits de sauvegarde dans le cloud, c’est pourquoi l’expérience que nous avons acquise vous sera utile pour gérer la transition. Au sein de notre propre entreprise aussi bien que chez nos clients, nous constatons régulièrement les cinq principales erreurs en matière de sauvegarde Office 365 présentées dans ce qui suit.

1) Absence de couverture de votre solution SaaS

Lorsque l’on explique aux responsables d’une entreprise pourquoi il est nécessaire que leur entreprise dispose de sauvegardes ou de solutions de récupération pour ses services cloud, l’on est presque systématiquement confronté chez eux à un sentiment de sécurité trompeur. De nombreux décideurs font des remarques du type : « Microsoft ne propose-t-il pas déjà des services de sauvegarde ? » S’agissant de la sauvegarde de vos données, il est absolument primordial que vous compreniez la responsabilité qui vous incombe en tant que client et la protection offerte par Microsoft. La liste ci-dessous précise qui est responsable de quoi.

Le meilleur récapitulatif des prestations offertes par les fournisseurs ainsi que des prestations que vous devez offrir à vos clients est donné par Naveen Chhabra de Forrester dans son article : « Back Your SaaS Data – Because Most SaaS Providers Don’t. » (Sauvegardez vos données SaaS, car que la plupart des fournisseurs de SaaS ne le font pas).

Sur ce point, voici un exemple très parlant : prenez la fonction de restauration de fichiers offerte par Microsoft pour aider les utilisateurs lorsqu’ils suppriment des données par inadvertance. En apparence, il s’agit d’une fonctionnalité extrêmement utile pour l’utilisateur final. Mais si l’on y regarde de plus près, c’est un outil de restauration de bien plus grande envergure que ce à quoi la plupart des utilisateurs s’attendraient :

Vos utilisateurs ne prendront peut-être conscience de l’impact de ce type de restauration au niveau des fichiers que lorsqu’elle aura une incidence sur des données autres que le travail qu’ils ont perdu. Chaque restauration de grande envergure (sites entiers, OneDrives, boîtes aux lettres, etc.) a forcément une incidence sur l’utilisateur final. Il est important de savoir de quoi l’on est responsable et de connaître la durée de la couverture offerte par les fonctionnalités fournies par Microsoft.

Certes, le contrôle de version et la rétention vous permettent d’éviter les pertes de fichiers, mais il existe d’autres scénarios qu’il vous appartient de gérer :

  • protéger les données au-delà des 93 jours standard de rétention de la Corbeille ;
  • protéger les documents et les versions contre les ransomwares ou les personnes malveillantes ;
  • assurer la conservation de longue durée du contenu d’utilisateurs ayant quitté l’entreprise sans qu’il soit nécessaire de conserver tout le contenu à des fins juridiques ;
  • permettre la restauration de paramètres, de modifications de la configuration ou de protections modifiées par les utilisateurs.

2) Ne pas saisir l’envergure des charges de travail Office 365

Office 365 est un écosystème vivant, ce qui signifie que l’espace de travail est dynamique et en évolution constante. Les utilisateurs considèrent Office 365 comme une série d’applications qui les aident à faire leur travail, tandis que les outils de sauvegarde classique tentent de réduire ce travail à la messagerie électronique, au calendrier et aux fichiers. En matière de sauvegarde, vous devez penser à prendre en compte toutes les données de collaboration créées par tous les services Office 365, et pas seulement les fichiers les plus évidents visibles en surface. Un groupe collaborant à l’aide de Microsoft Teams génère par exemple :

  • des informations de profil, des canaux, des paramètres, des informations de propriété et des autorisations enregistrées dans les paramètres du groupe Office 365 ;
  • des fichiers, des éléments Bloc-notes, des sites et des annonces enregistrés dans SharePoint ;
  • des conversations entre individus enregistrées dans les boîtes aux lettres des utilisateurs ;
  • des conversations au sein de l’équipe enregistrées dans la boîte aux lettres commune de l’équipe ;
  • des tableaux du planificateur d’équipe ;
  • des connexions à des services extérieurs.

Si vous décidez que la responsabilité de protéger le contenu vous incombe, vous devez avoir conscience que votre système de sauvegarde doit être prêt à gérer la complexité des sauvegardes d’Office 365. Il faut impérativement établir une corrélation entre les différents services de base offerts par Microsoft. Si vous supprimez une Team, vous devez vous demander : « Pourrai-je récupérer toutes ces informations » ? Vous devez tenir compte de ce type de scénario et anticiper la manière dont vos solutions de sauvegarde les géreront !

3) Ne pas se préparer au pire

Il est facile de ne tenir compte que de la partie émergée de l’iceberg en matière de protection d’Office 365, mais gardez à l’esprit que vous pouvez être confronté à des scénarios où l’ensemble du centre de données se retrouve hors ligne. Vous devez impérativement savoir de quelles possibilités accessoires vous disposez pour Office 365. Beaucoup d’entre nous ont l’habitude de calculer le coût d’une interruption (qui dépend souvent du délai et du point de reprise d’activité (RTO et RPO) que nous pouvons proposer à l’entreprise). Posséder ses propres données peut être crucial pour pouvoir récupérer d’une perte avec des périodes d’indisponibilité minimales.

Vous devez non seulement vous préparer pour les interruptions, mais aussi pour les pertes de données ponctuelles que les utilisateurs subissent occasionnellement dans Office 365. Un exemple classique est le cas : « Je viens d’hériter d’autorisations sur mon site et j’ai perdu toutes les autorisations individuelles que j’avais configurées ! », ou pire : « Je viens de supprimer les autorisations sur mon site intranet et maintenant, je reçois des tas de demandes d’accès », cas que nous avons personnellement eu le « privilège » de résoudre !

Ces problèmes apparemment mineurs peuvent poser d’immenses difficultés aux utilisateurs. La seule solution offerte par Microsoft est le recours à son service de sauvegarde et la restauration de l’ensemble d’Office 365 à une date et une heure antérieures. Permettre la récupération des paramètres de sécurité seuls est une fonctionnalité essentielle de tout service auquel vous envisagez de faire appel !

4) Ajouter à la charge du service informatique

Si un utilisateur s’adresse au service informatique pour un problème de contenu perdu, ce dernier doit être capable de lui indiquer s’il dispose ou non de ce contenu et de garantir que tout nouveau contenu est activement protégé dès sa création. La détection de contenu est essentielle pour résoudre le problème, et en déléguer le contrôle peut permettre de réduire la charge de travail associée. Dans ce scénario, un bot conversationnel tel qu’AVA, l’assistant virtuel d’AvePoint, peut par exemple constituer une solution. Le recours à des outils tiers tels que des bots conversationnels peut permettre aux utilisateurs de rechercher le contenu perdu en limitant le nombre d’appels passés au support et en réduisant de ce fait l’intervention du service informatique.

5) Se méprendre sur le coût réel du service

Il existe de nombreuses possibilités différentes en ce qui concerne la sauvegarde d’Office 365. Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte lors de la sélection du fournisseur approprié. Il est important de bien comprendre le coût du service au moment de prendre une décision et de déterminer qui est responsable de quoi. Voici un exemple illustrant à combien ces coûts pourraient se monter et comment les responsabilités pourraient être partagées :

À l’instar de Forrester, nous recommandons fortement la sauvegarde cloud à cloud pour optimiser le rapport coût-efficacité et pour garantir la sécurité et la sauvegarde correcte de vos ressources Office 365. Nous sommes de fervents adeptes de la sauvegarde cloud à cloud car il s’agit d’un service flexible, extensible ou réductible à volonté en fonction des besoins de votre entreprise.

Pour résumer

En matière de sauvegarde d’Office 365, il est absolument primordial pour vos entreprises et vos utilisateurs finaux que vous soyez conscient de vos responsabilités. Il est également crucial que vous vous prépariez à l’avance au scénario catastrophe pour permettre à votre activité de se poursuivre et à Office 365 de fonctionner. Et n’oubliez pas d’automatiser les processus autant que faire se peut pour réduire la charge de travail du service informatique !


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