Cinq grands défis de gestion des licences Microsoft 365

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La transformation numérique est au cœur des discussions sur le changement dans différents secteurs à travers le monde. Mais le succès du changement n’est jamais garanti. Les organisations doivent prendre en compte plusieurs facteurs clés.


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Le budget étant l’un de ces principaux facteurs, il est essentiel de faire preuve de bon sens financier. Ainsi, il est crucial d’affecter correctement les budgets afin de garantir le succès de la transformation numérique.

Mais comment bien comprendre vos dépenses informatiques ? Vos appareils et infrastructures occupent bien évidemment une place centrale, mais vos investissements dans les solutions cloud, comme vos licences Microsoft 365, sont tout aussi importants.

Connaissez-vous bien votre matrice de licences Microsoft 365 ?

Gestion des licences Microsoft 365

Pour gérer vos licences Microsoft 365, vous devez surveiller l’attribution des licences achetées, leur utilisation et les coûts associés et vérifier que l’utilisation que font vos utilisateurs des services Microsoft permet un alignement entre vos coûts et vos besoins professionnels.

Si certaines capacités natives vous permettent d’obtenir les données nécessaires et les résultats dont vous avez besoin, l’absence d’une plateforme centralisée permettant de gérer les licences Microsoft représente un obstacle pour les administrateurs informatiques généraux et complique la mise en œuvre d’une stratégie de gestion des licences efficace.

Cense, le nouvel outil de gestion des licences d’AvePoint, possède des fonctionnalités conçues pour combler ce manque et permettre une gestion des licences Microsoft 365 plus efficace et performante.

Examinons les défis les plus courants en matière de gestion des licences, les solutions natives proposées par Microsoft et la manière dont Cense peut simplifier le processus.

1. Ai-je acheté assez de licences ? M’en faut-il plus ?

Afin de faciliter l’attribution des licences, les administrateurs informatiques généraux ont pour habitude d’acheter des licences en masse et de les gérer par lots, généralement grâce à une gestion des licences basée sur les groupes Microsoft.

La gestion des licences basée sur les groupes permet de regrouper les utilisateurs dans un groupe de sécurité dans AD afin que les licences soient automatiquement attribuées à chaque utilisateur du groupe, à condition que vous ayez acheté suffisamment de licences pour le nombre total d’utilisateurs dans votre groupe de sécurité.

Toutefois, sachant qu’un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes, ce dernier peut se voir attribuer plusieurs licences.

Cense propose deux solutions pour éviter cet écueil de la surveillance des licences attribuées : soit en ayant une vue d’ensemble grâce à l’examen de vos abonnements, soit en ayant une vue spécifique en examinant les licences de vos utilisateurs.

L’analyse des rapports basés sur les abonnements permet aux administrateurs informatiques généraux de vérifier l’utilisation de vos abonnements Microsoft et leur adoption par type d’abonnement et de mieux comprendre l’impact des remises par ligne, de la mise à niveau des licences et des références (SKU) Premium de Microsoft.

Les rapports basés sur les utilisateurs permettent quant à eux de contrôler la ou les licences attribuées à chaque utilisateur (pour s’assurer que deux licences identiques n’ont pas été attribuées) ainsi que les types de licence Premium qu’un utilisateur n’utilise peut-être pas.

2. Comment suivre toutes les modifications de ces licences ?

Les administrateurs informatiques généraux sont les seuls habilités à gérer intégralement les licences (de leur achat à leur attribution en passant par la suppression des comptes); la gestion des licences peut être une tâche fastidieuse qui vient s’ajouter aux autres tâches qu’ils ont à accomplir.

Mais les employés vont et viennent et les licences Microsoft ne cessent de changer du fait de leur innovation constante. Il est donc essentiel de surveiller tous ces changements. Nativement, vous pouvez utiliser vos flux de travail pour traiter et surveiller ces développements et ainsi avoir un aperçu de ce qu’il se passe dans votre AD.

À la place des flux de travail, Cense propose une fonction de gestion de la tarification qui vous donne un aperçu de l’ensemble des données de licence dans un affichage à volet unique. Vous pouvez ainsi visualiser toutes les licences comprises dans vos abonnements Microsoft 365 et gérer la variation des prix grâce aux calendriers de promotion et de fluctuation des prix intégrés.

Cela vous permet également de mieux comprendre les répercussions d’un passage de licences gratuites à des licences payantes et les coûts associés à ces changements. D’une manière globale, cette fonctionnalité vous aide à respecter vos budgets et à profiter de tarifs dégressifs sur le volume au fil de votre croissance.

3. Mes utilisateurs utilisent-ils pleinement leurs licences Microsoft 365 ?

Si les administrateurs de licences Microsoft 365 surveillent de près les licences, les utilisateurs n’ont pour leur part que faire des licences et des abonnements. Tout ce qui les intéresse, ce sont les services qu’ils utilisent pour faire leur travail !

Dans ce contexte, comment vous assurer que vous avez attribué les bonnes fonctions de licence à vos utilisateurs et que ces fonctions sont correctement utilisées ?

En consultant le centre d’administration, vous pouvez avoir un aperçu de l’adoption de vos licences. Mais le plus dur, c’est de surveiller cela en continu. Vous ne pouvez pas passer vos journées à consulter votre centre d’administration !

Outre les rapports basés sur les utilisateurs cités plus haut, Cense peut autoriser les propriétaires des entreprises à attribuer des « groupes » de licences. Cela vous permet d’adopter une approche déléguée et ainsi de surveiller plus facilement l’utilisation et l’adoption des licences et des fonctionnalités.

Les unités locales pourront ainsi allouer plus facilement leurs budgets et planifier une adoption plus stratégique.

4. Puis-je gérer les coûts de manière plus efficace ?

Une fois encore, la consultation régulière de votre centre d’administration peut vous aider à optimiser les coûts, mais cette démarche est fastidieuse et n’est pas des plus efficaces. Nous vous conseillons plutôt d’utiliser les API de génération de rapports et de facturation, voire même de créer vos propres règles Power BI afin de gérer plus efficacement vos coûts et vos budgets.

Vous pouvez également attribuer facilement des budgets à chacune de vos unités d’affaires et suivre ces budgets au sein de votre entité grâce à des affichages sécurisés depuis la fonction de gestion du budget de Cense. Vous pouvez configurer des alertes pour les modifications de dépense afin d’être immédiatement informé en cas de dépassement du budget ou d’inactivité d’une licence, comme lorsque des licences ou fonctionnalités ne sont pas assez utilisées par les utilisateurs.

5. Puis-je avoir le détail du coût de mes licences Microsoft 365 ?

L’affichage à volet unique du montant de facturation total vous permet d’avoir une vision d’ensemble des coûts de licence de votre organisation. Pour avoir plus de détails, comme une analyse des coûts par région ou même par service, vous pouvez utiliser PowerShell et créer vos propres feuilles de calcul, factures et intégrations de cartographie des budgets.

La fonction d’analyse de Cense peut, quant à elle, assurer le suivi de certains coûts à votre place. Vous pouvez associer les coûts basés sur l’utilisation à vos licences fixes pour avoir un aperçu de vos coûts globaux, qui peuvent être détaillés par région, par service et même par utilisateur !

Conclusion

La transformation des entreprises nécessite un examen complet de l’ensemble de leurs processus. La mise en place d’un partenariat solide entre les équipes informatiques et les acteurs métier sera essentielle à l’heure du changement.

En tant que responsable informatique, si vous voulez que les cadres adoptent facilement vos projets de transformation numérique, vous devez leur prouver que leurs investissements sont bien utilisés. C’est là que Cense fera toute la différence.


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