J’aime utiliser Microsoft Lists. Il est facile à créer et à remplir et il offre de nombreuses possibilités d’améliorer l’expérience utilisateur grâce à des fonctions telles que la mise en forme des colonnes et l’extension des fonctionnalités à l’aide de services tels que Power Platform.
En savoir plus :
- 5 fonctionnalités méconnues de Microsoft Lists pour améliorer la performance
- Guide de formation à Power Automate : pour que votre équipe démarre du bon pied
- Présentation du centre d’administration SharePoint
- SharePoint et Microsoft Teams : pourquoi ils fonctionnent mieux ensemble
Cependant, il existe des situations où une liste n’est pas le bon choix pour le stockage des données. Les relations de données simples peuvent être mises en œuvre dans une liste à l’aide de colonnes de recherche, mais les relations très complexes (plusieurs à plusieurs) sont difficiles à mettre en œuvre. Les options de sécurité prédéfinies dans Lists sont limitées au créateur de l’élément ou à toute personne y ayant accès. Il n’est pas possible de mettre en œuvre des modèles de sécurité complexes où, par exemple, le département « A » peut afficher tous les éléments créés par les membres du département « A ».
Dans ces situations, beaucoup se tournent vers la base de données SQL Azure ou Dataverse. Ces deux plateformes sont excellentes, performantes, sécurisées et évolutives, mais elles nécessitent un investissement frontal que de nombreux non-développeurs ne sont pas prêts à faire. Dans le cas de Dataverse, le frontal le plus logique se présente sous la forme de PowerApps, comme une application Canvas personnalisée ou une application basée sur un modèle prédéfinie.
Canvas vs Applications basées sur un modèle
Comme leur nom l’indique, les applications Canvas vous fournissent une toile vierge pour développer une interface personnalisée avec laquelle vos utilisateurs peuvent interagir.
Les applications basées sur un modèle offrent une expérience utilisateur cohérente pour interagir avec vos données en vous permettant de créer des listes, des formulaires, des graphiques et des rapports à l’aide de votre modèle de données. Vous obtenez automatiquement des fonctionnalités que vous auriez dû écrire depuis le début dans une application Canvas (comme la recherche, le tri, le filtrage, la logique métier, l’application de règles métier, l’exportation vers Excel, la génération de documents, etc.), ce qui vous permet d’interagir avec vos données beaucoup plus rapidement.
La contrepartie est que vous obtenez une fonctionnalité prête à l’emploi, mais que vous perdez la possibilité de créer des applications au pixel près, comme c’est le cas avec Canvas.
Je suppose que c’est l’une des raisons pour lesquelles j’aime autant Microsoft Lists. Je peux me concentrer sur la mise en œuvre d’une structure qui reflète le processus métier en cours sans m’embourber dans le développement frontal.
Un autre avantage de l’utilisation de Dataverse est l’accès à Common Data Model, une collection de schémas prédéfinis (tables, attributs, métadonnées et relations) représentant des objets couramment utilisés, tels que Comptes et Contacts. Cette approche à la carte de la modélisation des données réduit notre délai de rentabilisation. Elle introduit également un plus haut degré de réutilisabilité dans nos solutions grâce à des entités (tables) et des données communes.
Approche
Dans ma vie professionnelle, je connais de nombreuses solutions qui ont dépassé Microsoft Lists et qui se tournent vers Dataverse et les applications basées sur un modèle pour répondre à ces besoins. Mon approche de ces évolutions consiste à trouver des chevauchements dans les colonnes de liste et des données mieux adaptées pour devenir une entité commune. Par exemple, j’ai des informations sur les clients dans de nombreuses listes. En fusionnant les données clients en une seule entité, je n’ai plus qu’à référencer et maintenir une seule source de vérité.
L’étape suivante consiste à déterminer si une entité existante dans Common Data Model répondra à mes exigences en matière de stockage des données clients. L’entité Compte possède la majorité des colonnes dont j’ai besoin, tout en me permettant d’ajouter toutes les colonnes nécessaires spécifiques à mon activité. L’entité Compte, comme toutes les entités Common Data Model, comprend tous les formulaires et toutes les vues dont j’ai besoin pour lancer mon application frontale. Il suffit de configurer les formulaires et les vues en fonction des besoins de mon utilisateur.
Une fois que les données superposées sont centralisées et que d’autres entités Common Data Model sont trouvées, nous créerons des entités personnalisées pour soutenir le suivi de nos processus métier. Il est très important que nous établissions les relations de table correctes pour soutenir les processus métier lorsque nous créons nos nouvelles entités. Dans de nombreux cas, nous connecterons nos entités personnalisées (pour le suivi des processus) à nos entités Common Data Model, telles que le Compte.
Enfin, j’utiliserai également les options d’importation de données comme Modifier les données dans Excel et Flux de données pour migrer mes données vers ma nouvelle base de données et ajouter Power Automate pour automatiser toutes mes tâches quotidiennes.
Conclusion
Comme je l’ai dit précédemment, il existe des situations où Microsoft Lists n’est pas le bon choix pour une solution. Dataverse, associé à des applications basées sur un modèle, est un excellent moyen de développer un modèle de données qui reflète les besoins des processus métier actuels et futurs d’une organisation. En partageant mon approche du passage de Lists à Dataverse, j’espère avoir pu fournir un point de référence et peut-être valider d’autres personnes qui envisagent la même démarche. Merci de m’avoir lu et merci à Hugo Bernier de Microsoft pour son aide dans la rédaction de cet article.
Produits AvePoint
Vous avez besoin de stratégies pertinentes et réfléchies ainsi que d’un moyen de savoir quelles tâches avaient été effectuées par qui dans quel espace de collaboration ? AvePoint Cloud Governance vous permet d’appliquer automatiquement les stratégies de gouvernance au sein de votre organisation.
Restez au courant de tout ce qui concerne Microsoft 365 en vous abonnant à notre blog !
