Même les organisations qui ont suivi les bonnes pratiques en matière de gouvernance et géré rigoureusement une série de services cloud tirent profit des méthodes de consolidation du cloud durant les activités de fusion et d’acquisition.
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La consolidation favorise l’uniformisation d’un nombre restreint de services et la migration des données depuis les services sur site et de cloud existants, sans risquer de commettre des infractions de conformité, et elle permet de disposer d’un nombre réduit d’instances pour un même service (comme les tenants Microsoft 365), les deux organisations en place avant l’acquisition disposant chacune de leurs propres tenants (comme on peut s’y attendre).
Consolider les services cloud est une décision sensée à de nombreux égards. La réduction des coûts est l’avantage le plus élémentaire. Commençons donc par aborder les économies de coûts avant d’explorer plus largement d’autres avantages plus importants encore.
1. Économies de coûts
Souvent, la consolidation des services cloud permet de réduire les coûts de moitié. Par exemple, les organisations qui utilisent Dropbox for Business parallèlement à Microsoft 365 déboursent 20 $ par utilisateur et par mois pour les fonctions de synchronisation et partage de fichiers dans Dropbox, en plus des 35 $ par utilisateur et par mois pour une licence Office 365 E5. Éliminer Dropbox (en anglais) en migrant la synchronisation et le partage des fichiers vers OneDrive et SharePoint représente une économie de 51 % par utilisateur migré.
Pour citer un exemple qui nous est propre (AvePoint), en analysant les frais payés pour les services de conférence téléphonique et de webinaire en plus de ce que nous dépensions pour les fonctionnalités de Microsoft 365, nous avons constaté que nous pourrions économiser 400 000 $ par an en utilisant uniquement ce qu’Office 365 offrait déjà. Nous pouvions ainsi réduire nos coûts annuels de plus de 60 %, simplement en consolidant deux solutions en une.
Pour économiser les coûts, il suffit simplement d’être prudent dans l’utilisation des ressources organisationnelles, et de réduire et limiter les dépenses engagées inutilement. Le fait d’économiser des coûts permet aussi de débloquer des fonds inutilement dépensés pour des services redondants et de financer des services plus essentiels préalablement relégués au second plan ou inaccessibles.
2. Une expérience utilisateur améliorée et moins de complexité
La consolidation du cloud dans Microsoft 365 offre une meilleure expérience utilisateur, car elle réduit la complexité de toute la gamme des outils utilisés par les salariés. Les services de Microsoft 365 sont conçus pour fonctionner ensemble dès le départ, Teams étant l’exemple par excellence illustrant comment Microsoft permet l’agrégation de SharePoint, OneDrive, Planner, des fonctions d’appel et de discussion (et bien d’autres encore) dans un service intégré unique.
Les services conçus pour fonctionner ensemble permettent des intégrations telles que des liens entre Outlook et OneNote, le déplacement d’une conversation par e-mail depuis Outlook vers Microsoft Teams aux fins de conversion et de discussion à plus grande échelle, et une expérience de recherche uniformisée grâce au nouveau Microsoft Search.
Les salariés n’ont pas besoin de trouver une énième application pour uniformiser des services multiples et disparates, et l’adoption est plus simple, car les connaissances acquises concernant un outil Microsoft 365 valent pour les autres outils sur la plateforme élargie. Les expériences inter-équipes sont améliorées elles aussi, dans la mesure où les différentes équipes utilisent des outils communs – p. ex. : Microsoft Teams, Yammer – plutôt que des outils très diversifiés recourant à différentes interfaces, approches et architectures.
3. Réduction du risque en matière d’information
Le risque en matière d’information est réduit grâce à la consolidation du cloud, car des approches cohérentes peuvent être utilisées pour identifier des données sensibles, classer du contenu et bloquer des tentatives de partage ou de distribution inappropriées. Si l’on diminue le nombre de services cloud utilisés, la quantité de répertoires de données à gérer et à sécuriser sera réduite elle aussi, tout comme celle des services susceptibles d’être violés.
4. Réduction de la surface d’attaque
La consolidation du cloud réduit la surface d’attaque disponible pour les acteurs malveillants, à la fois internes et externes. Moins de services, moins d’applications et moins de fournisseurs représentent également moins de vecteurs d’attaque. Parmi les types d’attaque les plus courants, citons les comptes compromis (souvent par des tentatives de hameçonnage ou des attaques par force brute des mots de passe), les attaques par déni de service distribué, l’exploitation des vulnérabilités dans les réglages de sécurité et le code de l’application, et les droits d’accès mal configurés.
En fin de compte, si votre organisation ne sauvegarde pas les données dans un service cloud particulier, elles ne risquent pas d’y être violées ou compromises. Gartner indiquait en 2015 que 95 % des failles de sécurité sur le cloud sont dues à une faute imputable au client, et que limiter le nombre de services cloud utilisés constitue une approche solide pour atténuer ces fautes.
5. Réduction de la complexité pour la gestion informatique et l’administration système
Comme le nombre de services cloud utilisés ne cesse d’augmenter, il importe que quelqu’un gère et administre les droits d’accès, assure une protection appropriée des données, configure les exigences de sécurité et respecte les critères de conformité.
Le fait de consolider les services cloud dans Microsoft 365 réduit la disparité, la complexité et les variations entre les services. Le nombre de services suivis au travers des journaux d’audit, des mécanismes d’alerte et des dispositifs de notification est réduit.
Il est également beaucoup plus facile pour une organisation d’engager des professionnels du cloud qui soient experts de Microsoft 365, que de trouver des professionnels présentant des compétences dans plusieurs services cloud.
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