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Remarque : cet article est basé sur le récent séminaire animé par Hunter Willis et Edmond White. Vous pouvez visionner la présentation d’origine ici.
Dans cet Article AvePoint vous propose 4 conseils pour réussir votre migration vers Office 365 en évitant les dangers du shadow IT.
Si votre entreprise souhaite passer sur Office 365 ou envisage une migration sur le cloud dans le courant de l’année, certains points importants doivent être pris en compte. Vous devez planifier correctement votre migration mais aussi vous assurer que les utilisateurs finaux bénéficieront pleinement des avantages du nouvel environnement.
Concilier ces deux exigences tout en luttant contre le shadow IT peut s’avérer difficile, surtout si c’est votre première migration. Voici les quatre étapes que nous recommandons pour faciliter le processus.
1) Préparer la phase de transition
Avant de lancer votre projet de migration vers Office 365, vous devez commencer par vous assurer de migrer uniquement les données dont vous avez besoin. Veillez à identifier précisément vos données pour pouvoir les déplacer rapidement et efficacement ! L’analyse des contenus réduit considérablement les risques et vous permet d’apporter uniquement ce dont vous avez besoin sur le nouvel environnement.
2) Appliquez une gouvernance proactive
Une fois que votre nouvel environnement est installé, vous devez vous assurer que vos employés ne recourent pas au shadow IT dans le cadre de leur travail. Établissez un plan de gouvernance proactif afin d’assurer des services reproductibles et homogènes, de garantir une administration efficiente, mais aussi de documenter et de surveiller l’adoption !
3) Impliquer les utilisateurs
Si le changement est inévitable, il n’est pas toujours bien accueilli. Bien souvent, les collaborateurs rechignent à adopter de nouveaux environnements mais ce n’est pas une fatalité.
Il suffit de montrer aux utilisateurs finaux comment le nouvel environnement peut répondre à leurs besoins. M’aidera-t-il à travailler plus efficacement ? Pourra-t-il protéger mes données ? M’aidera-t-il à mieux gérer les conversations avec mes collègues pour que je n’aie plus à chercher dans des chaînes d’e-mails interminables ?
En démontrant aussi clairement que possible dans quelle mesure la nouvelle technologie satisfait à ces besoins, les entreprises peuvent garantir progressivement son adoption afin de favoriser leur croissance et leur productivité.
4) Identifier et éradiquer le shadow IT
Si la gouvernance doit être proactive, les mesures d’élimination du shadow IT doivent l’être aussi. Quels sont les points faibles qui poussent les collaborateurs à utiliser d’autres outils. Les administrateurs doivent partir du principe qu’il y a un problème et être prêts à le gérer.
En cas de problèmes liés au shadow IT, les administrateurs doivent communiquer avec la direction de l’entreprise pour identifier les lacunes et les raisons incitant les utilisateurs finaux à recourir à d’autres solutions. Parmi les mesures que les entreprises peuvent initier pour étouffer dans l’œuf le shadow IT, on peut citer la mise à disposition de formations et d’une assistance pour la nouvelle plateforme mais aussi d’un canal de feedback.
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