Votre plan de migration Office 365 en cinq étapes

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Bien souvent, nous nous sentons submergés à la simple idée de devoir procéder à une migration. Et lorsqu’il s’agit de créer un plan de migration Office 365, l’affaire prend une dimension encore plus complexe, ce qui lui vaut d’être l’un des thèmes de discussion les plus brûlants qui agitent en ce moment le marché du cloud.

Mais rassurez-vous, cet article n’a pas pour but de vous alarmer !

Au contraire, nous pensons que votre migration vers Office 365 est un projet passionnant et extrêmement prometteur, et nous voulons nous assurer que vous le démarrez du bon pied. Cet article passe en revue quelques bonnes pratiques qui vous aideront à élaborer votre plan de migration Office 365 en cinq étapes clés, dont chacune est essentielle pour la réussite globale.

Démarrons donc votre plan de migration Office 365 :

1re étape de votre plan de migration Office 365 : la détection et l’évaluation

Pour réaliser pleinement le potentiel qu’Office 365 et SharePoint Online recèlent pour votre organisation, la phase de détection et d’évaluation de votre plan de migration Office 365 deviendra la pierre angulaire de la réussite de votre migration.

Cette phase vous donne l’occasion de vérifier que les données que vous migrez sont effectivement utiles, sont toujours utilisées et peuvent être hébergées dans le cloud. Votre objectif est de garantir que vous ne migrez vers le nouveau système que du contenu compatible avec le cloud et essentiel pour votre mission.

Vous vous demandez peut-être pourquoi consacrer du temps et de l’argent à la détection préalable avant même de commencer à planifier et à budgétiser.

Voici la réponse succincte : si vous ne procédez pas à une évaluation préalable, vous perdrez davantage de temps et d’argent à déplacer du contenu inutile.

Voici la version longue : selon une étude récente menée par le cabinet de conseil et de recherche et de conseil Gartner, les clients du cabinet ont découvert en effectuant une analyse préalable à la migration de leur déploiement actuel que 80 % de leur contenu était superflu. Gartner explique :

« En moyenne, les entreprises ont déployé dans leurs locaux trois versions de SharePoint au cours des 14 années écoulées depuis le lancement du produit. Au fur et à mesure des migrations d’une version de SharePoint à une autre, elles ont fréquemment mis en œuvre l’approche préconisée par Microsoft consistant à joindre la base de données. Bien que facile et efficace, cette approche repousse néanmoins le problème du manque de qualité du contenu et d’autres problèmes organisationnels jusqu’à la version suivante. »

Vous vous reconnaissez ?

Le moment est idéal pour examiner à la loupe le contenu obsolète présent dans votre environnement et pour décider du sort à lui donner : l’archiver ou le supprimer complètement. Les informations recueillies vous permettront de planifier correctement la stratégie de coexistence SharePoint, l’architecture des informations, les cartographies et le filtrage du contenu nécessaires au cours de la phase suivante.

Notre conseil pour votre plan de migration Office 365 :

NE FAITES PAS L’IMPASSE SUR CETTE ÉTAPE ! Si vous vous rendez compte que votre contenu est superflu et qu’il n’est pas nécessaire de le migrer, cela aura une incidence majeure sur votre budget, votre calendrier et votre planification stratégique. Il va sans dire que la majeure partie des informations sur lesquelles vous avez fondé vos décisions relatives aux plans de migration vers Office 365 portent sur le contenu source.

2e étape de votre plan de migration Office 365 : la planification stratégique

Une fois que vous avez établi l’inventaire de l’ensemble du contenu existant et que vous disposez d’une bonne vue d’ensemble des éléments à migrer, vous pouvez passer à la planification du projet. Au cours de cette phase de votre plan de migration Office 365, vous vous appuierez sur les informations collectées au cours de l’analyse de détection pour commencer à planifier l’avenir de votre entreprise dans le cloud.

Pour donner le ton, commençons par évoquer une attente normale des experts informatiques citée dans le rapport Gartner intitulé « Best Practices Mitigate Data Migration Risks and Challenges » [La mise en œuvre de bonnes pratiques atténue les risques et défis liés à la migration de données] : au cours de l’année 2019, plus de 50 % des projets de migration de données dépasseront le budget alloué et/ou perturberont d’une manière ou d’une autre les activités de l’entreprise en raison d’une exécution déficiente.

Mettre en œuvre un nouveau déploiement de SharePoint basé sur le cloud sans mettre en place également les personnes, les outils, les processus et les technologies nécessaires au maintien de la technologie fera de votre investissement une opération difficile et coûteuse à gérer l’avenir.

Notez également que, quelle que soit la solution pour laquelle vous optez, votre entreprise aura besoin d’une équipe de migration interne impliquée dans le projet de bout en bout. La question n’est pas de savoir si l’équipe sera impliquée ou non, mais de savoir quelle sera l’étendue de ses responsabilités. 

Notre conseil pour votre plan de migration Office 365 :

Lorsque l’on introduit un nouveau système informatique dans une entreprise, il est primordial de comprendre les exigences opérationnelles dont découlent les exigences informatiques, et de s’assurer que les deux concordent. Pour ce faire, il faut engager un dialogue avec les divers acteurs concernés au sein l’entreprise afin d’accéder à une compréhension globale des stratégies d’utilisation d’Office 365.

Pourquoi cette démarche est-elle importante ? La migration implique un effort de développement important, et réaliser la migration systématique des équipes et des services à l’aide de l’environnement de collaboration existant revient de fait à modifier leur façon de travailler et à changer la technologie qu’ils utilisent. Il faut s’acquitter de cette mission sans interrompre les tâches quotidiennes assurées par les utilisateurs.

3e étape de votre plan de migration Office 365 : la migration pilote

Cette phase de votre plan de migration Office 365 vous donne la possibilité de :

  1. Migrer une petite partie du contenu et de contrôler les résultats
  2. Faire d’éventuelles modifications sur la base du résultat de la migration pilote
  3. Réaliser des tests rapides des plans et cartographies créés durant les phases de planification et d’évaluation

Vous pouvez également vous faire une idée des performances prévisibles tout au long de la migration et faire les ajustements requis pour optimiser la migration.

La migration pilote ne sert pas seulement à procéder à la migration de contenu, mais également à tester les permissions et les accès, à s’assurer de la réussite de la migration, à identifier et à traiter les éventuelles erreurs, à documenter les résultats et à établir des statistiques de migration. Elle vous fournit aussi l’occasion d’optimiser les activités de migration et devrait inclure des tests de restauration du système antérieur.

Notre conseil pour votre plan de migration Office 365 :

Incitez les utilisateurs de l’entreprise à s’impliquer dans votre migration pilote. Les entreprises dans lesquelles les spécialistes métier ne s’impliquent pas et ne fournissent pas de feed-back sur la qualité des données lors de la migration risquent d’obtenir des résultats de mauvaise qualité, de se heurter à une forte résistance des utilisateurs aux applications et processus mis en place et de voir leurs activités perturbées.

4e étape de votre plan de migration Office 365 : la migration

Vous avez atteint la phase de migration à proprement parler, celle où il s’agit d’abattre le gros de la besogne.

Si vous n’avez pas opté pour la méthode de migration adaptée et que vous recherchez des informations complémentaires pour savoir comment exécuter votre plan de migration Office 365, vous n’êtes pas à la bonne adresse !

Notre conseil pour votre plan de migration Office 365 :

Si vous comptez exécuter l’ensemble du plan de migration Office 365 avec votre propre équipe ou que vous envisagez d’avoir recours à Microsoft FastTrack sans faire appel aux services d’un tiers, nous vous recommandons fortement d’évaluer différents logiciels de migration aptes à faciliter le travail de votre équipe de migration. Vous le devez à votre équipe, à votre organisation et à vous-même de procéder à l’évaluation formelle de plusieurs solutions logicielles de migration disponibles sur le marché afin d’opter pour celle qui convient le mieux aux besoins particuliers de votre entreprise !

5e étape de votre plan de migration Office 365 : la validation et l’assainissement

Une fois que la migration elle-même est terminée et que vous vous êtes remis de vos émotions, il est temps d’aborder la dernière phase du plan de migration Office 365. Vous pouvez maintenant passer à la gestion de tous les éléments modifiés ou ajustés pendant la migration et finaliser le contenu de destination en fonction de votre plan de gouvernance de l’information. Vous pouvez également traiter les questions liées à la durabilité, notamment décider de ce qu’il faut faire de l’ancien environnement et de la manière dont il convient d’évaluer et de gérer la croissance future du contenu.

Pour en savoir plus sur ce qui vous attend après la migration et en quoi la transition est une phase cruciale de tout plan de migration Office 365, consultez l’article récent dans lequel nous décrivons quatre stratégies majeures implémentées avec nos clients pour garantir un déploiement sans heurt d’Office 365 et de SharePoint Online.

Notre conseil pour votre plan de migration Office 365 :

À la suite d’une migration, les utilisateurs métier doivent participer activement à la validation des données. D’une part pour s’assurer de leur qualité, d’autre part aussi pour les contrôler dans le contexte des applications et processus métier qui utiliseront ou s’appliqueront aux nouvelles structures de données.

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