Que vos clients adoptent une solution moderne, en migrant par exemple d’une solution locale vers le cloud, ou qu’ils migrent vers une nouvelle plateforme de collaboration, en passant par exemple de Google Workspace à Microsoft 365, la migration vers un nouveau système n’est jamais anodine.
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Si la migration a de nombreux avantages comme l’accessibilité ou une meilleure productivité, elle présente néanmoins certains risques susceptibles de menacer la continuité de service de vos clients. C’est pour cela que vos clients font appel à vous, prestataires de services d’infogérance, pour les aider. Ils vous font confiance pour réduire au minimum les perturbations ou leur garantir qu’aucune donnée importante ne sera perdue, supprimée ou compromise.
Afin de fournir à vos clients l’expérience la plus fluide possible, voici quelques conseils pour préparer la migration du contenu de vos clients et garantir le succès de cette opération.
1. Identifiez le contenu de votre client
Avant de commencer à planifier la migration de vos clients, il est primordial de déterminer le type de contenu concerné, ses propriétaires, sa structure et son importance. Cette démarche est cruciale car elle permettra d’accélérer la migration en supprimant des données redondantes, obsolètes et inutiles, de créer un planning de gouvernance pour la structuration des données de vos clients et la protection des contenus sensibles et de déterminer les segments de contenu qui devront faire l’objet d’une attention particulière.
Vous pouvez créer un plan qui vous permettra, à vous et aux entreprises, de gagner à long terme un temps considérable en vérifiant les éléments suivants :
- Les personnalisations qu’il sera éventuellement nécessaire de regénérer.
- Les fonctionnalités qui pourront être remplacées par de nouvelles fonctions.
- Les contenus dont il faudra discuter avec les parties prenantes, qui devront être davantage impliquées dans le projet.
- Les données qui pourront être déplacées telles quelles.
- Les boîtes de réception qui n’auront pas besoin d’être migrées ou qui pourront être archivées.
En procédant de cette manière, vous veillerez à ce que vos clients jouissent d’une réussite durable et à ce que les nouvelles technologies mises en œuvre soient acceptées par les utilisateurs.
2. Déterminez la structure et les flux de travail les mieux adaptés au nouvel environnement
Lorsque vous avez identifié les types de contenu et les structures à migrer, segmentez les informations récoltées. Puis communiquez avec les acteurs de l’entreprise pour comprendre ce qui est important pour eux en matière de sécurité, les fonctionnalités susceptibles de devoir interagir avec les données dans la cible et la manière dont le contenu s’intègre aux tâches quotidiennes des utilisateurs.
Au moment de recueillir ces informations, concentrez-vous sur l’expérience de l’utilisateur final et sur le lien entre la nouvelle structure et l’implémentation. Il s’agit d’identifier les flux de travail qui interagiront avec les données, la manière dont les données seront stockées et sécurisées, puis archivées ou supprimées lorsqu’elles ne seront plus essentielles.
Essayez de ne pas contraindre les utilisateurs finaux à ajouter plus de deux ou trois métadonnées aux documents et automatisez autant que possible le processus.
Au moment de la planification, n’oubliez pas qu’il existe des outils tiers capables de vous aider à faire des souhaits de vos clients une réalité, comme Cloud Governance d’AvePoint ou Elements pour les partenaires.
3. Prenez le temps de préparer l’environnement cible de votre client
Il est crucial de prendre le temps de préparer correctement l’environnement cible de votre client. Au même titre que la structuration des données, les flux de travail et d’autres aspects, la qualité de l’expérience des utilisateurs aura un impact majeur sur la capacité de ces derniers à mener à bien les tâches qui leur sont confiées. La qualité de l’expérience est par ailleurs déterminante dans le niveau et le succès de l’adoption une fois la migration terminée.
Aux tout débuts de l’automobile, il a fallu du temps au grand public pour en comprendre les véritables avantages en raison de complications comme les chaussées boueuses ou encore les pannes. Ce n’est qu’avec l’amélioration du revêtement routier, associée à une planification, une mise en œuvre et une conception appropriées, que ce nouveau moyen de transport fut accepté et que les gens cessèrent de hurler « Achète-toi un cheval ! ». Dans le domaine qui nous concerne, cette étape équivaut à celle de la construction des routes. Le taux d’acceptation est proportionnel au temps investi dans la planification et la construction.
En classant le contenu de vos clients avant la migration et en utilisant les outils de gouvernance mis à votre disposition par Microsoft 365, vos données seront gouvernées en toute sécurité, vos informations seront protégées comme il se doit et vous pourrez gérer le risque dès le début.
L’expérience positive de l’utilisateur va de pair avec son rendement. Certains d’entre nous auront du mal à le croire, mais il existe vraiment des entreprises qui vantent leurs systèmes et chantent les louanges de leur prestataire de services informatiques.
4. N’oubliez pas de communiquer avec votre client
Si vos clients n’ont pas toutes les informations concernant le processus, les étapes ou le raisonnement, ils ne vous feront pas confiance pour faire le nécessaire afin de réussir la migration.
Cela dit, il peut s’avérer délicat d’informer vos parties prenantes des paramètres de la migration. Faites appel à des personnes pour vous aider à justifier le choix effectué entre contenus à migrer et à abandonner et expliquer l’impact à court terme de cette transition sur le rendement.
Vous pouvez également présenter des cas concrets et proposer des formations contextuelles sur les nouveaux processus.
Ressources sur la migration vers Microsoft 365
Pour en savoir plus sur la migration, consulter nos conseils et connaître la liste de contrôle complète pour chaque étape du processus, téléchargez gratuitement l’eBook : Liste de contrôle pour la migration FLY destinée aux MSP (en anglais).
Fly d’AvePoint est conçu pour vous permettre de concrétiser votre plan de migration. Il vous permet d’effectuer une découverte complète de votre ou vos environnements sources, prévoir la synchronisation de migrations incrémentielles et obtenir facilement les URL requises pour tester les données transférées vers l’environnement cible. Demandez une démonstration dès maintenant !
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