Liste de contrôle pour la migration vers Office 365 et SharePoint : mener à bien la migration Microsoft

migration

Identification de l’environnement source

Avant de commencer à planifier votre migration, il est primordial de déterminer les contenus concernés, leurs propriétaires, leur structuration et leur importance. Cette manière de procéder accélérera la migration en supprimant des données redondantes, obsolètes et inutiles, créera un planning de gouvernance pour la structuration des données et la protection des contenus sensibles et déterminera les segments de contenu qui devront faire l’objet en priorité d’une attention particulière.

Vous pouvez créer un plan qui vous permettra, à vous et à votre entreprise, de gagner à long terme un temps considérable. Vérifiez les éléments suivants :

  • Les personnalisations qu’il sera éventuellement nécessaire de regénérer
  • Les fonctionnalités qui pourront être remplacées par de nouvelles fonctions
  • Les contenus dont il faudra discuter avec les parties prenantes, qui devront éventuellement être davantage impliquées dans le projet
  • Les données qui pourront être déplacées telles quelles

En procédant de cette manière, vous veillerez à ce que votre entreprise jouisse d’une réussite durable et à ce que les nouvelles technologies mises en œuvre soient acceptées par les utilisateurs.

Liste de contrôle

  • Récapitulatif des fermes
  • Topologie des fermes
  • Applications Web
  • Bases de données des contenus
  • Collection de sites
  • Sites
  • MesSites
  • Listes et bibliothèques
  • Pages
  • Éléments
  • Utilisateurs et groupes
  • Solutions et fonctionnalités
  • Composants Web Part
  • Page maîtres et mises en page
    • Modèles de site et de liste
    • Types de contenu personnalisés
  • Colonnes personnalisées
  • Alertes
  • Récepteurs d’événements
  • InfoPath
  • Service de métadonnées gérées
  • Flux de travaux
  • Flux de travaux Nintex
  • Formulaire Nintex
  • Avertissement de longueur de l’URL

Préparation de l’environnement cible

Il est crucial de prendre le temps de préparer correctement votre environnement cible. Parallèlement à la structuration des données, aux flux de travaux et à d’autres aspects, la qualité de l’expérience vécue par les utilisateurs aura un impact majeur sur la capacité de ces derniers de mener à bien les tâches qui leur sont confiées. Elle aura également une influence directe sur leur disposition à adopter et à utiliser le logiciel.

Aux tout débuts de l’automobile, les inconvénients de cette nouvelle technologie, dus à l’absence de routes asphaltées, en dissimulèrent longtemps les avantages. Ce n’est qu’avec l’amélioration du revêtement routier, associée à une planification, une mise en œuvre et une conception appropriées, que ce nouveau moyen de transport fut accepté. Dans le domaine qui nous concerne, cette étape équivaut à celle de la construction des routes. Le taux d’acceptation est proportionnel au temps investi dans la planification et la construction.

L’expérience positive de l’utilisateur va de pair avec son rendement. Certains d’entre nous auront du mal à le croire, mais il existe vraiment des entreprises qui vantent leurs systèmes et chantent les louanges de leurs départements informatiques !

Liste de contrôle

  • Installez et configurez l’environnement cible
    • Configurez votre service Profil utilisateur et synchronisez les profils utilisateurs
    • Configurez le Service de recherche
    • Configurez les autres services d’application requis
  • Optimisez la performance du nouveau serveur SharePoint
  • Configurez toutes les applications Web
  • Procédez à une sauvegarde complète
  • Exécutez un essai de restauration
  • Regénérez et déployez les personnalisations requises
  • Désactivez les notifications par e-mail du système si vous prévoyez de migrer les alertes
  • Vérifiez que les types de fichier bloqués de l’environnement source correspondent à ceux de l’environnement cible

Communication avec les utilisateurs

C’est à ce stade que les personnes que vous avez intégrées au processus en amont vous seront utiles. Il pourra s’avérer délicat d’informer vos parties prenantes des paramètres de la migration. L’intervention de personnes pouvant justifier le choix effectué entre contenus à migrer et à abandonner et comprenant d’autres aspects, tels que l’impact à court terme de cette transition sur le rendement, pourra faciliter considérablement les choses.

Liste de contrôle

  • Identifiez les sites à migrer
    • Expliquez les raisons à l’origine de la migration et son importance
  • Informez les utilisateurs avant de lancer la migration
    • Planifiez les périodes d’indisponibilité dues à la migration
    • Établissez un calendrier approximatif de la migration


Mise en œuvre de lamigration

Les outils de la plateforme de migration AvePoint sont conçus pour vous permettre de concrétiser votre plan de migration. Au fur et à mesure de votre progression, vous pourrez exécuter des tests de migration, prévoir la synchronisation de migrations incrémentielles et obtenir facilement les URL requises pour tester les données transférées vers l’environnement cible. Nous vous fournissons par ailleurs une assistance 24h/24 et 7j/7 pour vous dépanner en cas de problème technique.

Liste de contrôle

  • Installation de la plateforme de migration AvePoint
    • Installez la plateforme de migration AvePoint et exécutez-y des essais
  • Migration pilote
    • Vérifiez que tous les contenus aient été transférés (sites, listes, dossiers, éléments, versions, métadonnées, utilisateurs et autorisations)
    • Déterminez si des éléments non pas été pris en charge
    • Vérifiez si les personnalisations fonctionnent encore après la migration
  • Migration intégrale
    • Comparez le nombre d’éléments afin de déterminer si l’ensemble du contenu a été transféré
    • Indiquez aux utilisateurs finaux d’exécuter des tests de validation
  • Migration incrémentielle
    • Placez l’environnement source en mode lecture seule avant la migration incrémentielle finale

Après la migration

Une fois la migration effectuée, assurez-vous que l’environnement cible fonctionne correctement et que l’intégrité des données a été sauvegardée. Il n’est pas inutile d’avoir prévu un programme de formation prêt à être mis en exécution. Assurez-vous que les utilisateurs n’ont aucune difficulté à accéder au nouvel environnement et redirigez-les s’ils tentent d’accéder à l’ancien environnement. À ce stade, n’hésitez pas à exprimer votre reconnaissance aux départements ou unités commerciales qui ont adopté le nouvel environnement. Vous faciliterez ainsi la suite des opérations et ferez des membres du service informatique de véritables héros !

Liste de contrôle

  • Créez une sauvegarde de votre nouvel environnement
  • Supprimez l’accès à l’ancien environnement
  • Basculez vers le nouvel environnement pour commencer à l’utiliser
  • Déployez une solution personnalisée redirigeant vos utilisateurs vers le nouvel environnement lorsqu’ils tentent d’accéder à des URL de l’ancien environnement
  • Procédez à une analyse complète du contenu migré

 

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