Guide : Création de rapports pour la migration vers Office 365

On me demande souvent quels principaux outils de création de rapports doivent être envisagés pour un projet de migration prévu. Quoique les projets de migration varient en fonction des environnements source et cible, un certain nombre de fonctionnalités générales de création de rapports sont communes à tous les projets. Plus précisément, la création de rapports a généralement lieu à deux niveaux : les rapports pré-migration et les rapports au niveau du projet.


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Examinons tout d’abord les rapports pré-migration. Les outils de détection pour la migration sont utilisés pour déterminer les modes d’utilisation de base et les caractéristiques environnementales de l’environnement source. Il existe de nombreux rapports, parmi lesquels les outils d’administration natifs, les scripts tiers pour la création de rapports et PowerShell, un outil toujours pratique lorsqu’il s’agit de l’écosystème Microsoft. Nous utilisons les données collectées par le biais de ces rapports pour établir notre méthodologie de projet en sprints et rechercher les éléments hors norme qui pourraient entraver les opérations de migration et nécessiter une analyse supplémentaire.

Vous vous demandez peut-être ce qu’est un élément hors norme. En voici quelques exemples :

  • Un utilisateur qui détient 30 % de tout le contenu
  • Une bibliothèque qui enregistre soudainement un afflux massif de contenus en très peu de temps
  • Les sites vides
  • Un document dont il existe des milliers de versions

En d’autres mots, un élément hors norme est tout élément qui mérite d’être examiné de plus près avant de procéder à la migration. Comprendre l’impact qu’un critère de date aura sur la charge utile globale vous aidera à décider quelles en seront les répercussions sur le volume de contenu qu’il est prévu de migrer à chaque sprint.

Éviter les échecs de migration

En fonction de votre stratégie d’atténuation des problèmes, certains rapports pourront vous fournir des informations sur les contenus ou les caractéristiques environnementales (paramètres, personnalisations, incompatibilités entre les systèmes, etc.) dont la migration pourrait échouer, notamment si vous prévoyez de migrer des contenus entre des versions ou systèmes différents.

Si vous procédez à la migration de courrier, concentrez-vous sur la taille de la boîte aux lettres afin de vous assurer que la taille de la boîte aux lettres source ne dépasse pas celle de la boîte aux lettres cible dans Office 365.

En revanche, si vous procédez à une migration d’un ancien SharePoint, vous devriez vous concentrer sur les personnalisations, afin de mieux comprendre quelle approche vous devrez adopter pour transformer ou corriger les anciennes personnalisations. (À ce propos, saviez-vous qu’une bibliothèque contenant des colonnes personnalisées de type MMS ne sera pas migrée correctement tant que la collection de sites hébergeant le MMS n’aura pas été préalablement migrée ? Cela souligne une fois de plus la nécessité de comprendre la structure et la topologie des données avant de commencer toute opération de migration).

Enfin, si vous procédez à la migration du contenu de file shares, veillez à la longueur de l’URL. S’il est vrai que Microsoft a diminué les restrictions s’appliquant aux types de fichiers pouvant être migrés vers Office 365, la longueur des chemins des fichiers reste le principal problème de ces migrations (il existe bien d’autres exemples de rapports de pré-migration, mais nous nous concentrerons sur celui-ci pour gagner du temps).

En clair, n’ignorez pas cette étape. Elle est importante et vous permettra de mieux planifier et gérer votre projet de migration. Comme tout en informatique, les rapports de pré-migration sont des assemblages de bits et d’octets qui vous sont présentés sous différents formats. Il est indispensable à ce stade de tirer des conclusions et d’interpréter le message à partir des données.

Les outils du métier

Une fois la pré-migration effectuée, vous devrez considérer les outils disponibles pour gérer le processus de migration au niveau opérationnel et du projet.

En ce qui concerne les fonctionnalités opérationnelles de création de rapports, nous conseillons souvent de mettre l’accent sur les rapports d’opérations de migration, et ce, à titre de protection, afin de vous assurer que les opérations de migration ont été exécutées correctement. Familiarisez-vous avec la structure et le format de chaque rapport d’opération, en démarrant chaque projet de migration par des migrations pilotes ou par des migrations à petite échelle. Je ne saurais insister suffisamment sur ce point. Pour assurer le suivi rapide de dizaines de migrations le premier jour, vous devrez être rompu à la lecture et à l’analyse des informations contenues dans les rapports d’opérations. Des échecs d’opération complets ou partiels peuvent se produire pour une multitude de raisons et vous devrez consacrer un temps considérable à trier les informations, à déterminer un plan de correction et à ré-exécuter des opérations.

Cela dit, certains environnements sont moins sensibles aux erreurs que d’autres. Préparez donc vos processus opérationnels en fonction de la complexité et de la taille de votre environnement et du temps que vous pouvez consacrer aux activités de migration des données. Suivant la taille de votre environnement, il vous sera éventuellement possible d’examiner chaque rapport d’opération individuellement. Une autre possibilité est l’exploration des données par le biais de la base de données de création de rapports pour l’opération de migration. AvePoint a recours à cette possibilité pour les projets de migration de grande envergure.

Le dernier point central qu’il vous faudra aborder est la préparation d’un cadre de création de rapports au niveau du programme. La première étape consiste à demander à l’équipe de projet de vous indiquer les données qu’elle souhaite obtenir au cours du projet de migration. Les projets de migration étant rares, ne soyez pas étonné si l’équipe de projet ne dispose pas d’un cadre de création de rapports standard auquel vous pourriez vous référer. Voici quelques exemples d’informations qui nous paraissent utiles :

  1. Le statut (achevé, en cours et planifié) des sources de contenu. Si vous procédez à la migration de boîtes aux lettres, ces informations devraient être classées par compte. Si vous procédez à la migration de sites SharePoint, ces informations pourront être classées par nom de collection de sites, par division ou par propriétaire de site, ou encore par toute autre métadonnée organisationnelle utilisée pour décrire la source de contenu.
  2. Modifications des échéances prévues pour le basculement de la migration et calendrier général du projet. Votre calendrier devra être fréquemment modifié en fonction de la performance des opérations effectuées par rapport à la charge utile globale et du contenu à migrer restant. À moins que vous ne procédiez à une migration complète en une fois sans opérations incrémentielles, vous devrez probablement répondre à de nombreuses questions sur l’état d’avancement et le calendrier prévu par rapport aux projections initiales. N’oubliez pas que nombreux sont ceux qui s’en remettent à votre équipe pour migrer leurs contenus. Informez-les donc lorsque sera arrivé le moment de basculer vers la nouvelle plateforme. Veillez à vous ménager une marge de manœuvre suffisante pour communiquer ces informations à vos utilisateurs finaux, afin d’éviter toute surprise de dernière minute.
  3. Une liste d’utilisateurs dont il est prévu qu’ils vont être ou seront inclus dans un prochain basculement, à des fins de communication.
  4. Qualité. Les problèmes pris en charge par l’équipe de migration par rapport aux problèmes qui ne peuvent pas être traités par le produit de migration ou l’équipe de migration et qui doivent être signalés aux utilisateurs professionnels ou à l’équipe de projet pour procéder à une analyse complémentaire.
  5. Statistiques générales. Incluez au minimum des statistiques telles que les taux de réussite des opérations, les taux de réussite des objets, les événements à l’origine de ralentissements, les profils de vitesse, etc.

Nous recommandons d’établir un cadre de création de rapports cohérent, que vous utiliserez lorsque vous travaillerez avec votre équipe de projet élargie (par exemple mises à jour PowerPoint et Word, feuilles de calcul Excel, listes SharePoint, etc.). Nous privilégions la saisie des informations dans des listes SharePoint et leur transfert vers des rapports PowerBi, qui extrairont le processus de mise à jour des données à partir du processus de présentation.

Toutefois, utilisez PowerPoint ou Excel si ces plateformes vous conviennent mieux. N’oubliez pas que les données de création de rapports sont destinées à transmettre un message à vos utilisateurs. Les rapports eux-mêmes ne transmettront pas ce message. Ils ne sont que le sous-produit des données collectées tout au long du projet. L’équipe de migration s’attendra à ce que vous résumiez ces informations et que vous l’aidiez à les interpréter.


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