Débutants : Comment effectuer une migration conforme ?

Vous voulez procéder à une migration sans risque vers Office 365 ?  visionnez notre Séminaires « Liste de contrôle pour la migration vers Office 365 et SharePoint« 


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Chaque année, de plus en plus d’entreprises optent pour une migration vers le cloud. Il peut s’agir d’un processus intimidant pour ceux qui ne l’ont encore jamais fait, surtout lorsqu’il s’agit d’assurer la sécurité des données tout au long du processus. Voici quelques conseils sur la façon de respecter les trois étapes principales d’une migration conforme : évaluer, transférer et vérifier.

Évaluation

La première étape consiste à déterminer ce que vous avez et qui en est le propriétaire. Avoir une image claire peut vous aider vous, mais également le reste de votre équipe et tout tiers. Voici quelques-unes des questions que vous devrez vous poser :

  • De quand datent les données ?
  • Quelles données voulez-vous transférer ?
  • Qui sont les principaux propriétaires des données des fichiers que vous prévoyez de migrer ?
  • Existe-t-il au sein de votre entreprise des règles stipulant que vous n’êtes autorisé à conserver des données que pendant une durée limitée (ce qui est courant dans les secteurs de la santé et des finances) ?

Il est essentiel de pouvoir séparer ces éléments et de trouver les réponses à chacune de ces questions. Fini le temps des file shares massifs où les données restaient intactes pendant des années. Si vous disposez d’ensembles de données aussi volumineux devant être déplacés vers le cloud, votre meilleure option consiste à appliquer des balises de classification à chaque élément de contenu. De cette façon, vous saurez quel contenu est considéré comme bon, quel contenu est inutile et ce qu’il faut déplacer vers un autre emplacement.

Numériser la couche de contenu est essentiel à une migration conforme. Bien que cela puisse prendre plus de temps que de simplement sélectionner et copier l’ensemble de votre contenu en une seule fois et de l’analyser ensuite, il est beaucoup plus sûr de transférer un fichier à la fois et de savoir quel contenu se trouve au départ.

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Les autorisations font également partie des choses à surveiller, sont-elles héritées ? Si certaines bibliothèques de documents et certains sous-sites n’héritent pas des autorisations des bibliothèques et des sites parents, ce sont des signaux d’alarme. Cela signifie que ce site a agi en tant que site privé pour l’équipe à laquelle il appartenait.

Si votre vice-présidente du marketing n’a accès qu’à un sous-site d’une collection de sites marketing, et qu’elle partage uniquement les autorisations avec un responsable du marketing, personne d’autre ne verra ce site ou n’y aura accès. Donc, chaque fois qu’ils procèdent ainsi, ce site doit être séparé de tous les autres. L’évaluation des autorisations à reporter est un facteur important de la protection des données sensibles.

Déplacement des données

Après l’évaluation, il est temps d’établir l’approche à adopter pour la migration. Allez-vous migrer par service ou par unité commerciale ? Quand préviendrez-vous vos employés ? Avez-vous désigné un ambassadeur Office 365 qui rallie tout le monde et crée l’enthousiasme à l’idée de migrer ? Plus tôt vous informerez vos utilisateurs que l’entreprise migre vers le cloud, plus tôt votre ambassadeur pourra faire connaître Office 365, mieux ce sera.

Selon le type d’entreprise pour laquelle vous travaillez, une migration conforme peut exiger que certaines données soient conservées séparément des autres. Cela dépend en fin de compte du type de données avec lesquelles vous travaillez. Examinez les points suivants :

  • Qu’y a-t-il à l’intérieur des fichiers que vous déplacez ?
  • Qui les a créés ?
  • Où se trouvaient-ils à l’origine ?
  • À quel point sont-ils sensibles ?

Si vous envisagez un Intranet public pour tous, le garder public n’est pas un problème. Ce qu’il faut surveiller, ce sont les domaines très particuliers où seules certaines personnes travaillent. Il ne serait pas logique, par exemple, de déplacer les conversations des cadres de la direction vers un site SharePoint public, vous voulez garder ces données cloisonnées.

Ainsi, lors du déplacement, il est important de vérifier à quoi ressemblent les autorisations dans les environnements de votre entreprise avant la migration et à quoi elles ressembleront après. Assurez-vous de vérifier, d’évaluer et de définir le contenu qui s’y trouve.

Vérification

Enfin, et bien que cela soit souvent négligé, il est utile de vérifier que tout le contenu de votre entreprise a été déplacé et que toutes les autorisations sont intactes. Si vous travaillez avec un tiers sur la migration de vos données, il suffit qu’un fichier soit manquant pour que l’ensemble du projet de migration soit remis en question. Les personnes vont commencer à semer le doute et à poser des questions telles que : « Notre contenu a-t-il vraiment été déplacé ? Que s’est-il réellement passé ? Pourquoi manque-t-il des fichiers ? »

Il arrive très souvent cependant, que les fichiers manquants ne fassent simplement pas partie du contenu déplacé. C’est pourquoi il est essentiel d’établir des rapports détaillés avant et après votre migration. Chez AvePoint, nous utilisons les tableaux de bord Power BI pour filtrer par niveaux d’activité, par propriétaires de fichiers, par ancienneté de fichiers, etc. Toutes ces informations peuvent vous permettre de déterminer si vous devez conserver certaines données.

Si, par exemple, le fait de conserver certaines données de plus de cinq ans vous expose à un risque, il est essentiel de l’indiquer lors de la phase de planification et d’en prendre note pour éviter toute confusion par la suite. Si la loi indique que certaines données ne peuvent pas être transférées, il ne faut pas les transférer (et l’indiquer en conséquence). De plus, en assurant le suivi du processus par le biais de rapports, il est facile de vérifier qui avait accès aux données sensibles avant et après la migration.

N’oubliez pas que votre migration a une influence sur ce que vous ferez par la suite dans Office 365. Cela peut très bien être la dernière migration que vous ferez pendant longtemps. De mauvaises données exportées, de mauvaises données copiées. Au lieu de tout transférer vers le cloud et de déclarer en haussant les épaules « Que pourrait-il bien arriver ? », prenez le temps de trier les données de votre entreprise et ensuite de les déplacer. En établissant des normes pour la gestion du cycle de vie des données, vous atténuerez une grande partie des risques que nous cherchons tous à éviter.


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