Que vous soyez un nouvel employé ou que votre organisation ait finalement consolidé tous ses besoins technologiques dans Microsoft 365, il existe des défis en ce qui concerne l’adoption, y compris la collaboration entre les membres de l’équipe et les départements, l’apprentissage et plus encore. Comment les utilisateurs finaux peuvent-ils devenir opérationnels le plus rapidement possible et comment les administrateurs peuvent-ils contribuer au processus d’adoption global, notamment à distance ?
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Savoir quand utiliser quoi
L’un des aspects les plus importants à prendre en compte en matière d’adoption à distance est d’apprendre et de savoir quand utiliser quoi. La différence entre « apprendre » et « savoir » dans ce cas est importante.
Dans ce contexte, « apprendre » signifie comprendre l’objectif de chaque espace de travail Microsoft 365. « Savoir », c’est appliquer ce que vous avez appris et comprendre comment votre organisation adopte son approche unique de la collaboration. Le travail à distance rend cette pratique encore plus importante, car vous n’aurez pas accès à l’apprentissage observés dans un bureau.
Avec Microsoft 365, cela peut devenir un peu difficile en raison des différentes solutions d’espace de travail qui se combinent. Heureusement, nous avons détaillé les espaces de travail collaboratifs courants. Voici le graphique de cet article:
Savoir ce que votre équipe utilise efficacement
Il est important de différencier les options de Microsoft 365 et la raison de leur existence, mais également de savoir ce que votre organisation utilise spécifiquement. Si vous êtes nouvellement embauché, vous devrez faire appel à votre intuition et vous renseigner (surtout si l’ensemble de votre organisation adoption de Microsoft 365).
La première partie, l’intuition, consiste à analyser comment vos collègues et vous préférez collaborer à un niveau individuel. À l’instar du graphique ci-dessus, il existe des différences essentielles entre l’utilisation d’un outil comme Yammer pour la communication à l’échelle de l’entreprise et la collaboration individuelle avec Microsoft Teams.
La deuxième partie, des demandes de renseignements, est une chose que vous pouvez et devez faire dès que vous commencez. Dans le contexte des travailleurs à distance, cela signifie le passage à des conversations individuelles et l’implication dans les canaux Teams et les groupes Yammer. Si quelqu’un ne propose pas d’emblée son aide, il est préférable que vous preniez les devants et que vous engagiez la conversation. Il convient de prendre en compte non seulement la manière dont chacun collabore, mais aussi la cadence. En voici un exemple :
- Manière : « Nous utilisons Microsoft Teams pour collaborer tous les jours. »
- Cadence : « Nous faisons généralement des annonces dans les canaux Teams pour initier des projets, nous assurons ensuite le suivi à l’aide de Planner et de conversations individuelles. »
Il y a fort à parier que tout le monde préfère la conversation individuelle, même si vous devez vous attendre à ce que vos collègues préfèrent bloquer leur temps pour une réunion ou un appel ! Il est toujours préférable de demander des avis, mais analyser et voir ce qui incite chaque personne à être plus réactive est un moyen infaillible de faciliter l’adoption de Microsoft 365 et la collaboration sans même se trouver dans un bureau !
Simplifier les processus
Une fois que vous avez identifié les espaces de travail couramment utilisés pour la collaboration, l’étape suivante consiste à simplifier les processus. Pour faire ça, nous vous recommandons la recréation de versions de documents et de toujours avoir des endroits de référence.
Cela peut consister à tirer parti de l’architecture de Teams pour faciliter le partage et la collaboration de contenu tout en réduisant la redondance. Par exemple, les gens peuvent préférer la collaboration individuelle, mais si vous remarquez une tendance à partager des documents importants au sein de l’équipe ou du département, il peut être préférable de les héberger dans un canal Teams plutôt que de partager constamment un document de votre OneDrive avec chaque personne. Des solutions rapides comme celle-ci permettent non seulement de simplifier les processus, mais aussi d’aider les autres personnes à collaborer efficacement !
Soutien des administrateurs
Cet article a été principalement axé sur ce que les utilisateurs finaux distants peuvent faire pour accélérer leur adoption de Microsoft 365, mais les administrateurs peuvent et doivent aider à guider le processus d’adoption ! Il est important de communiquer avec la direction afin d’identifier les principaux domaines de collaboration de l’entreprise, non seulement pour aider les nouveaux employés, mais aussi pour fournir un mode de fonctionnement plus uniforme à l’ensemble de l’entreprise. C’est exactement là que la gouvernance entre en jeu.
La gouvernance peut prendre de nombreuses formes, par exemple, la délégation de l’administration des différents départements pour déterminer qui a accès à quoi. Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont la gouvernance favorise l’adoption durable, il est fortement recommandé de consulter notre webinaire sur ces sujets !
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