Simplifiez Microsoft Teams pour booster la productivité

Microsoft Teams est l’une des solutions d’entreprise les plus performantes du marché. Et ce n’est pas une exagération. Une étude de Forrester a révélé que sa valeur actuelle nette par utilisateur sur trois ans était de 5 416 dollars, soit 27,1 millions de dollars pour une entreprise de 5 000 personnes.

Cela équivaut à un ROI de 832 % (et ce chiffre date d’AVANT le COVID et l’explosion du télétravail).

Mais les entreprises ne peuvent pas se contenter de lancer le ballon sur le terrain et de dire à leurs équipes « allez-y, attrapez-le »! Les entreprises, et en particulier les services informatiques et d’assistance travaillant à distance et hors site ont besoin de guider leurs utilisateurs et d’élaborer des plans pour maximiser la productivité et l’impact sur les résultats.


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Surmonter les défis les plus courants lors de l’adoption de Teams et les freins à la productivité

Voici quelques-uns des problèmes les plus fréquemment rencontrés par les utilisateurs de Microsoft Teams, qu’ils soient novices ou expérimentés, et un aperçu des diverses ressources, astuces et solutions qu’AvePoint met à votre disposition pour les résoudre.

  1. C’est une nouvelle façon de travailler. Microsoft Teams utilise des concepts comme la communication permanente entre les espaces de travail (à savoir les équipes, les canaux, les canaux privés et les chats) qui sont très différents des e-mails, de Skype et des outils de communication qui l’ont précédé (et bien plus efficaces !). Nous ne formons pas seulement les utilisateurs finaux à l’utilisation d’un nouvel outil, nous leur apprenons aussi à travailler différemment. Par exemple, un invité d’un des épisodes de notre prochaine série de postcasts « ShiftHappens »a expliqué que ses utilisateurs ont tout d’abord pensé qu’ils devaient créer une équipe pour chaque réunion qu’ils voulaient organiser.
  1. C’est un outil entièrement intégré qui donne plus de pouvoir aux utilisateurs. Microsoft Teams peut être intégré à pratiquement tout, ce qui en fait un outil extrêmement puissant, mais qui peut également déconcerter les utilisateurs non familiarisés avec le fonctionnement des Groups Office 365 (il existe plus de 20 façons de les créer), d’un site SharePoint ou des liens anonymes et de la manière dont ils se recoupent et peuvent être partagés.

Cela peut être un frein à la productivité, provoquer des fuites de données sensibles et créer des « utilisateurs fantômes ». De plus, les Teams donnent beaucoup de pouvoir à leur propriétaire (par défaut, tout utilisateur ayant créé une Team), qui ne sont peut-être pas formés aux processus de gouvernance de votre entreprise.

Et s’ils le sont, ils devront prendre les bonnes décisions 100 % du temps durant tout le cycle de vie de l’espace de travail. Vous êtes donc à la merci du moindre manque de concentration de vos propriétaires de Team.

  • La solution AvePoint : fournissez des « garde-fous » à vos utilisateurs pour qu’ils évitent de sortir des clous en matière de gouvernance. Évitez les changements de configuration des espaces de travail en verrouillant les paramètres souhaités et en automatisant la création des Teams conformément à vos règles de gouvernance à l’aide de l’outil Cloud Governance. Vous pouvez même créer des règles distinctes pour chaque service ou organisation et les incorporer aux « modèles » de Teams à cloner.
  • La solution AvePoint : assurez vos arrières. Les propriétaires de Team peuvent supprimer leur Team et les données qu’elle contient ou mettre le bazar dans les autorisations des sites SharePoint où les fichiers sont stockés. De nombreuses entreprises, dont le Réseau d’assainissement des eaux usées de l’agglomération de Milwaukee (voir l’étude cas ici), ayant des exigences spécifiques en matière de conservation des données et souhaitant accroître leur utilisation de Teams ont déployé Cloud Backup d’AvePoint pour se protéger contre d’inévitables erreurs humaines.
  • La solution AvePoint : obtenez une meilleure visibilité sur les données sensibles (quelles données sont partagées avec qui et à quelle fréquence sont-elles consultées – même si elles ne sont pas étiquetées comme sensibles !) grâce à Policies and Insights. Obtenez une liste priorisée des activités qui présentent les risques les plus élevés et mettez en place des stratégies granulaires pour prévenir automatiquement ces actions.

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  1. C’est là que tout se passe. Teams, la « plateforme collaborative » de Microsoft, optimise réellement la collaboration, mais le volume d’informations à gérer et à trier peut sembler écrasant.

Par exemple, je fais actuellement partie de 61 équipes et d’un canal privé chez AvePoint. Cela signifie que pour trouver le fichier que je recherche dans un onglet ou un canal donnés, je dois faire défiler beaucoup d’informations. Microsoft m’aide un peu en masquant mes 37 Teams les moins actives, mais le fichier que je recherche n’est peut-être pas encore « en haut de la pile ».

Pour me faciliter la tâche, j’ai voulu réorganiser mes Teams, mais décider quelles Teams conserver ou non est un processus qui prend un temps fou. Je dois savoir qui en est membre, connaître le niveau d’activité de la Team, sa finalité, quels fichiers elle héberge, etc.

Et pour être honnête, je n’ai jamais vraiment envie de quitter une équipe par peur de passer à côté d’informations cruciales ! Car comme le veut la Loi de Murphy, dès que j’aurai quitté l’équipe, j’aurai aussitôt besoin d’y accéder ! L’interface de Teams est OPTIMALE pour trouver des messages, mais là encore, il faut cliquer de nombreuses fois pour faire défiler les Teams publiques et trouver celle que l’on veut rejoindre ou réintégrer.

Mon but n’est pas du tout d’avoir moins de Teams. Ce que je veux, c’est trouver un meilleur moyen de les organiser. Et d’organiser mes communautés Yammer, mes Groups et mes sites SharePoint.

  • La solution AvePoint : MyHub n’est plus seulement l’interface Teams des utilisateurs de Cloud Governance. AvePoint vient de lancer une nouvelle fonctionnalité autonome dans MyHub, accessible à tout utilisateur pour simplifier l’administration de Microsoft Teams.
    MyHub vous permet d’organiser et de regrouper facilement vos espaces de travail (regrouper vos Groups !) pour trouver ce dont vous avez besoin. L’outil représente vos espaces de travail dans un tableau de type Pinterest qui vous permet d’en identifier rapidement la composition et la finalité.

D’un seul clic, vous pouvez accéder aux informations détaillées, au contenu et au nom du propriétaire d’un espace de travail.

Mais ce que j’aime le plus, c’est la possibilité d’organiser tous mes espaces de travail liés à mes services Microsoft 365 sous forme de hubs pertinents pour mon activité. Par exemple, je peux regrouper tous mes espaces de travail marketing, créer une autre étiquette et regrouper tous mes espaces de travail liés à des événements.

Demandez une démo ici. Vous pouvez également l’utiliser gratuitement jusqu’à la fin de l’année civile avec notre Kit WFHReady. Et si vous êtes utilisateur de Cloud Governance, adressez-vous à votre chargé de compte chez AvePoint pour savoir comment déployer cette solution dans toute votre entreprise sans coût supplémentaire.


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