Guide des nouveaux utilisateurs de Microsoft Teams

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Cela fait déjà quelques mois que l’on est entré dans un contexte de « nouvelle normalité », une grande partie du personnel se confine. Bien que le télétravail soit une pratique courante pour de nombreux utilisateurs, notamment dans le domaine lié à la technologie, il peut s’agir d’un concept étranger aux autres (par exemple, les professionnels habitués à interagir face à face).


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En raison du Covid-19, on a vu certaines sociétés offrir des programmes d’orientation ou de formation gratuits concernant l’utilisation des outils de collaboration en ligne tels que Microsoft Teams. Néanmoins, de nombreux utilisateurs ne sont pas en mesure de tenir de façon efficace des réunions en ligne au-delà des raisons technologiques. Il s’agit des MEMEs et des vidéos virales sur les réseaux sociaux. Petit exemple ci-dessous : cette carte de bingo de conférence téléphonique de Fast Company (en anglais).

Blague à part, j’offre dans ce blog des conseils non techniques aux utilisateurs Microsoft Teams. Même s’ils sont débutants, chacun peut profiter de ces pratiques.

Soyez prêt 

Tout le monde est occupé et il est facile de se trouver submergé de réunions, ce qui peut freiner la productivité. Dans de nombreux cas, tous les invités n’ont pas besoin d’assister à chacune des réunions. Un agenda clair aidera les invités à savoir s’il est dans l’intérêt de la société (ou des participants) d’assister à la réunion. Les ordres du jour devraient être insérés dans les invitations à la réunion et inclure des informations telles que les objectifs de la réunion, les principaux points de discussion, les préparatifs préalables à la réunion (comme les liens vers des documents) ainsi que l’intervenant et la durée estimée de chaque section.

Soyez respectueux 

Idéalement, la durée des réunions devrait être réduite au minimum afin que chacun puisse se concentrer sur son travail. Pour ce faire, nous devons assurer que les participants s’y joignent à l’heure prévue. Si ceux qui jouent un rôle actif dans une réunion seront en retard, ils devraient en aviser l’organisateur de la réunion à l’avance, afin que ce dernier puisse être préparé et aménager la planification si nécessaire.

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Soyez poli 

Pour l’organisateur d’une réunion à distance, il peut être difficile de savoir si quelqu’un a rejoint ou a quitté la réunion à mi-chemin. D’ailleurs, c’est perturbateur quand on annonce ouvertement son arrivée ou son départ.

Joignez-vous à une réunion avec le microphone désactivé pour ne pas perturber l’intervenant. Ceux qui sont arrivés tard ou ont besoin de partir tôt devraient simplement laisser un message dans la conversation de la réunion. Ce message sera horodaté et l’organisateur de la réunion connaîtra plus au moins ce qu’il a raté afin qu’il puisse gérer le suivi.

Soyez approchable 

Des études démontrent que plus de 90% de la communication n’est pas verbale. La communication visuelle telle que le langage corporel peut révéler l’humeur du public et exprimer son intérêt ou sa déception concernant le contenu de la réunion. En tirant parti de ces indices visuels, les participants mesurent mieux la qualité d’une réunion. Alors, mettez votre camera et souriez ?.

Cela dit, il se peut que quelques utilisateurs ne se sentent pas à l’aise pour activer leur camera en raison de leur environnement (ou bien d’autres raisons). Bien qu’il soit acceptable de les encourager à le faire, l’organisateur de la réunion doit respecter leur décision sans les forcer.

Soyez conscient 

Microsoft Teams permet aux participants d’assister à des réunions à partir de n’importe quel appareil et emplacement, comme l’utilisation d’un appareil mobile. Pourtant, il peut être difficile d’avoir une réunion productive quand il y a des interruptions. Les participants se trouvant dans un lieu bruyant doivent désactiver le microphone quand ils ne parlent pas.

S’il y a des distractions visuelles, l’arrière-plan peut être flouté et les participants peuvent essayer d’appliquer des effets d’arrière-plan plus uniformes. Vous avez également la possibilité d’ajouter un arrière-plan personnalisé. Teams offre différents arrière-plans ou vous pouvez également télécharger votre propre photo qui devrait être simple, professionnelle ou amusante, en fonction de votre public.

Soyez présentable 

Le télétravail ne signifie pas que notre approche doit être moins professionnelle. Il en va de même pour l’apparence personnelle. Bien qu’il ne soit pas nécessaire de porter un costume lors du télétravail, il est fortement déconseillé d’avoir l’air de venir de sortir du lit. Habillez-vous convenablement et préparez-vous comme si vous alliez au bureau.

Soyez inclusif 

Il peut être difficile de réaliser des réunions à distance, surtout si tous les utilisateurs n’ont pas activé leur caméra. On a dix personnes sur un appel audio dont seulement deux parlent, ce qui peut donner aux huit autres participants l’impression que leur opinion n’a pas vraiment d’importance. Pour éviter cela, demandez les points de vue de chacun tout au long de la conversation. Cependant, cette règle ne s’applique pas aux cas où l’objectif de la réunion est de partager des informations avec un large public (comme un webinaire) et la plupart des participants sont là pour être informés.

 

Conclusion 

Bien que les réunions virtuelles ne puissent pas remplacer bon nombre des avantages de la présence physique, l’application des recommandations fournies dans cet article peut vous aider à rendre votre expérience plus agréable. Pour en savoir plus sur Microsoft Teams afin de faciliter le travail à distance, consultez les ressources ci-dessous :


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