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Ceci est le troisième d’une série de sept articles de blog consacrée à la migration vers Microsoft Teams. Pour lire les articles précédents :
- Pourquoi Exchange doit être la première étape
- Pourquoi OneDrive doit être la deuxième étape
- Vous migrez vers Microsoft Teams : Ring, Ring, Ring !
Dans mes autres articles concernant la migration vers Microsoft Teams, j’ai évoqué l’importance de OneDrive Entreprise du point de vue de l’utilisateur, qui doit comprendre les fonctions de base mais aussi bénéficier d’une expérience simplifiée et d’un système de stockage de fichiers centralisé.
Cela vaut également pour SharePoint Online et les file shares. D’ailleurs, ces derniers sont peut-être même plus importants que OneDrive. Mais dans ce cas, pourquoi s’en préoccuper seulement après OneDrive ? OneDrive a un impact plus clairement délimité sur l’entreprise et il est généralement beaucoup plus facile de le déployer et d’y former les utilisateurs que pour SharePoint en raison de l’étendue de la plateforme. De plus, OneDrive (aussi bien l’outil en ligne que l’outil de synchronisation sur le PC) propose des fonctions sur lesquelles se base SharePoint.
Optimiser vos projets avec Microsoft Teams
Parmi les entreprises avec qui je suis en contact, beaucoup ont déjà commencé à utiliser Microsoft Teams pour optimiser leurs projets, leurs équipes virtuelles et réelles et bien plus encore. Cependant, alors qu’elles ont commencé à déposer des fichiers sur les canaux créés dans Teams, elles négligent souvent les file shares. En fait, lorsque je demande aux services informatiques ce qu’ils envisagent en termes de migration des file shares vers SharePoint, ils n’ont généralement pas de plan concret. Bien souvent, ils en sont encore au stade où ils planifient d’élaborer un plan.
Cet état de confusion générale est fortement dû au fait que le SharePoint actuel est différent de celui avec lequel les services informatiques travaillaient par le passé. Avant, tout était logique : les fichiers étaient enregistrés dans des bibliothèques, qui étaient hébergées dans des sites, qui dépendaient de collections de sites.
Même si, sur le plan technique, c’est toujours le cas, l’ancien SharePoint avait plusieurs sites logés dans ces collections de sites. Cela s’apparentait à l’arborescence de fichiers d’un file share : un fichier placé à l’intérieur d’un dossier, lui-même placé dans un autre dossier situé dans un autre dossier enregistré sur emplacement d’un lecteur mappé, lui-même relié à un serveur de fichiers.
Le défi actuel porte sur les Office 365 Groups. Chacun d’entre eux est un lecteur mappé distinct, une échelle que personne n’avait envisagée jusqu’à présent. À chaque équipe créée dans Microsoft Teams, un nouveau « lecteur mappé » est créé au moyen d’un nouveau site SharePoint comportant une bibliothèque de documents. Pour chacun, la structure d’autorisation et l’adhésion au groupe sont différentes.
Ce qu’il faut en fait revoir, ce sont nos habitudes de travail. La plupart d’entre nous travaillent de la même façon depuis que des outils comme File Manager sous Windows 3.1 et Outlook ’97 ont été lancés. Malgré les efforts déployés pour optimiser les processus de travail, les entreprises constatent souvent que tout le monde n’est pas sur la même longueur d’ondes.
Cela vaut également pour Microsoft Teams. Bien que cet outil soit censé être plus agile que les méthodes de travail rigides que nous utilisions jusqu’à présent, il reste basé sur ces anciens processus.
Vous vous demandez ce que je veux dire ?
Eh bien chaque canal d’une équipe Teams est un dossier. Ainsi, quand un propriétaire crée une nouvelle équipe Microsoft Teams, il crée souvent une structure de canal afin de reproduire une arborescence de fichiers existante. Mais en réalité, un canal est bien plus qu’un simple regroupement de fichiers. Il inclut des conversations, des réunions, des applications et des bots.
Alors votre « catalogue de solutions » est-il juste destiné à stocker des garanties concernant vos solutions ou sert-il à discuter des solutions à proprement parler ? Si c’est la première option, peut-être vaudrait-il mieux créer un simple dossier sur le canal général. Si c’est la deuxième option, il convient de créer un dossier à part entière. Peut-être qu’il y aura une évolution d’une option à l’autre. Il n’existe pas de réponse unique.
Et c’est bien le problème. Lorsqu’elles cherchent à déployer Microsoft Teams, les entreprises doivent penser à transférer les file shares aux équipes Microsoft Teams concernées et les bibliothèques de documents SharePoint qui en dépendent. Il convient de former les utilisateurs au fonctionnement des bibliothèques de documents, du contrôle de version, de l’archivage/extraction, du partage, des colonnes, des filtres et vues, de l’approbation de contenu et bien plus encore. Le service informatique, les propriétaires des équipes et les utilisateurs finaux doivent tous comprendre ces fonctions.
Une fois que l’entreprise a compris ce qu’apporte la fonctionnalité des fichiers de Microsoft Teams et son interaction avec les canaux, elle doit examiner ces fichiers et trouver un moyen de les migrer. Un simple copier/coller des file shares ne fait que transférer les anciens problèmes sur le nouvel environnement. Cela s’apparente à déménager le capharnaüm de votre ancien garage dans votre nouvelle maison sans vérifier au préalable si vous avez vraiment besoin de ces choses ou si vous ne pourriez pas trouver un autre endroit pour les mettre.
Lorsque les entreprises envisagent de migrer vers Microsoft Teams et d’adopter de nouvelles méthodes de travail, elles doivent s’assurer que les file shares ne sont pas oubliés lors que les déménageurs arrivent !
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