Quand et Pourquoi : Microsoft Teams ou Outlook ?

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Avec l’introduction de Microsoft Teams en 2016, les entreprises ont pu découvrir un nouveau scénario « Quel outil pour quelle situation » dans l’univers d’Office : quel outil utiliser pour la communication et la collaboration ? Outlook ou Microsoft Teams viennent immédiatement à l’esprit. Les deux applications ont chacune leurs points forts et leurs faiblesses. Lorsque vous devez décider laquelle utiliser, pensez à vous référer aux bonnes pratiques évoquées ici.


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Note de l’éditeur : cet article est le troisième de la série « Quel outil pour quelle situation » rédigée par Matt Wade. Cliquez ci-dessous pour lire les articles précédents.


 

Introduction

Les usages d’Outlook et de Teams se recoupent à certains endroits, mais j’estime qu’il est pertinent d’avoir recours à l’une et l’autre des applications dans des situations différentes. La manière dont vous souhaitez communiquer est généralement le facteur décisif déterminant laquelle des applications, Outlook ou Teams, vous devez utiliser.

Je ne prétends pas que cet article est la panacée pour tous les utilisateurs dans toutes les circonstances, mais je soutiens que ces recommandations constituent de bonnes pratiques permettant de tirer le meilleur parti des deux applications et d’améliorer la manière dont vous interagissez avec vos collègues, vos clients, vos fournisseurs et toutes les autres personnes avec lesquelles vous travaillez.

Pour faire court : il est fort probable que vous utiliserez à la fois Outlook et Teams dans un avenir proche, et ce, pour les nombreuses raisons que j’explique dans la suite de cet article. Voici pourquoi.

Les boucles

Microsoft a récemment diffusé un schéma constituant à ma connaissance la meilleure représentation graphique de la manière dont utiliser ses applications dédiées à la communication. Lorsque l’on parle des usages respectifs de Teams et d’Outook, il faut bien avoir en tête les notions de boucle intérieure, boucle extérieure et boucle ouverte.

Teams est véritablement conçu pour votre boucle intérieure. Si vous n’aimez pas ce jargon marketing, pensez aux échanges incessants que vous avez avec les personnes (y compris externes à l’entreprise) avec lesquelles vous travaillez régulièrement, aux fichiers que vous modifiez ensemble.

Teams ne sert pas seulement à converser, Teams permet de modifier des fichiers simultanément et en direct, d’intégrer directement dans sa structure des sites web et des applications en tant qu’onglets ainsi que d’organiser des conférences vidéo et audio. Le tout aussi bien sur des ordinateurs de bureau que sur des appareils mobiles, et sans quitter une application centrale.

Teams est l’application idéale pour effectuer le travail. Les conversations sont informelles, courtes et précises. L’application s’appelle Teams parce que l’on y collabore étroitement en équipes. Y compris avec des personnes externes ne faisant pas partie de votre réseau.

Outlook est fait pour votre boucle ouverte. Vous pouvez envoyer des e-mails à n’importe quel correspondant qui dispose d’une adresse électronique, mais vous vous exprimez toujours avec mesure dans un e-mail, au cas où il serait transféré à une personne plus haut placée dans la hiérarchie. Les e-mails sont donc plus officiels, plus concrets et moins libres. Conservez Outlook pour envoyer des messages officiels aux clients, aux fournisseurs, etc.

Considérez donc les discussions dans Teams comme internes. Certes, votre entreprise compte peut-être 10 000 salariés et travaille avec 5 000 fournisseurs et clients alors que votre groupe ne compte que 20 personnes. Mais entendons-nous sur le terme internes pour désigner ce qui se rapporte à votre groupe de travail. Toute communication entre vous et une personne qui ne fait pas encore partie de votre groupe est externe, que cette personne fasse partie de votre entreprise ou appartienne à une entité tierce.

Si vous vous demandez encore, à ce stade, pourquoi vous devriez utiliser Teams, pensez à tous les e-mails inutiles que vous recevez, tous ces messages brefs rattachés à de longues chaînes d’e-mails difficiles à parcourir et appelant des réponses de type « OK », « Merci » et « C’est noté ».

Vous abhorrez ces e-mails. Vous dites constamment aux gens que vous recevez trop d’e-mails. Teams rompt avec ces problèmes de manque de commodité grâce à une interface utilisateur de type messagerie, sans oublier le bouton de pouce levé. Avec mes collègues, nous utilisons quasiment exclusivement Teams. Je ne connais même pas les numéros de téléphone de mes collègues, car nous ne communiquons plus que par Teams (même pour les messages textuels et les appels).

Comprendre les groupes Office 365 Groups

Teams est construit sur la base d’Office 365 Groups. En créant une équipe Teams (une « Team »), vous créez un groupe Groups (un « Group ») dont vous définissez les membres. Les Groups n’entrent pas en ligne de compte lorsque vous utilisez Outlook pour envoyer des e-mails quelconques, mais Outlook a aussi des liens avec Groups. Au lieu de discuter avec le Group concerné dans Teams, vous échangez des e-mails avec ses membres. En fait, un Outlook Group est rattaché à chaque Team. Les choses deviennent assez complexes, mais cet infographique facilite la compréhension.

Un bon moyen de gérer en parallèle une Team et son Outlook Group associé est d’effectuer le travail d’équipe exclusivement dans Teams et de réserver Outlook aux échanges plus formels avec les personnes externes.

Ma proposition revient à mener toutes les discussions internes dans Teams et toutes les discussions externes dans Outlook, toutes les discussions étant alors organisées, enregistrées et accessibles dans votre Group. Vos e-mails sont stockés de manière centralisée dans l’Office 365 Group en arrière-plan de votre Team et vos chats restent dans Teams de façon native. Lorsque le nombre de collègues utilisant Teams au sein de votre organisation augmentera, vous pourrez commencer à interagir avec eux dans Teams au lieu d’Outlook, mais dans l’intervalle, Outlook restera le numéro un.

Si alterner entre Outlook et Teams à l’intérieur d’un même Group vous intéresse (et cela devrait vous intéresser), consultez ce Guide de Teams/Outlook Group pour vous mettre le pied à l’étrier.

Réunions et conférences

Par ailleurs, vous utilisez Outlook pour planifier les réunions et pour y participer. En fait, pas vraiment. Vous utilisez Outlook pour planifier les réunions. Vous utilisez probablement Skype Entreprise pour participer aux réunions.

À ce propos, si vous ne le saviez pas déjà, Microsoft Teams remplacera Skype Entreprise l’année prochaine. (Tout au moins dans la version cloud d’Office 365. Skype continuera d’exister en tant qu’option pour les installations locales pendant au minimum le cycle de vie de Skype 2019). Ainsi, vous finirez de toute façon par utiliser Microsoft Teams dans Outlook même si vous n’aviez pas prévu de le faire.

Teams rassemble donc votre calendrier et vos conférences de manière innovante et vous évite d’avoir à basculer entre deux applications (comme vous le faites avec Outlook et Skype). C’est le cas aussi bien dans la version de bureau que dans la version mobile de Teams.

Pour résumer : il est vrai que vous pouvez continuer d’utiliser Outlook pour planifier vos réunions, mais puisque vous savez qu’à terme vous devrez passer à Teams, pourquoi ne pas le faire dès aujourd’hui ?

Conclusion

Comme toujours, l’outil à utiliser dépend de la situation dans laquelle vous vous trouvez. Teams est la nouvelle coqueluche dans le domaine de la collaboration. Et pourquoi ne le serait-elle pas ? Réservez Outlook aux usages plus officiels et servez-vous de Teams pour le travail de tous les jours.

Mais assurez-vous de tirer parti des principaux avantages de Teams et prenez garde aux pièges que Teams recèle.

Vous pouvez suivre les dernières actualités concernant Outlook et Teams sur différents sites Internet. En voici quelques-uns :

Qu’en pensez-vous ? Quel outil préférez-vous et pourquoi ? Veuillez laisser un commentaire ci-dessous : je ne manquerai pas d’y répondre.


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