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Aussi surprenant que cela puisse paraître, être propriétaire d’une équipe Microsoft Teams n’est pas une mince affaire. Des fonctionnalités utiles à connaître aux mesures de sécurité importantes à implémenter, il est parfois difficile de garder un œil sur tout. Pour vous aider à ne pas perdre le fil, voici une liste de contrôle pour les propriétaires d’équipes détaillant tous les aspects auxquels vous devez être attentif.

Si vous créez une équipe dans un cadre professionnel, deux types d’équipes entrent en ligne de compte :

Équipe basée sur l’organisation : ce type convient aux équipes qui travaillent ensemble de façon régulière. Chez AvePoint par exemple, nos gestionnaires de comptes ont leur propre équipe au sein de laquelle ils réalisent toutes leurs activités. De même, le service marketing dispose d’une équipe dédiée hébergeant le canal du blog, le canal des webinaires, etc.

Équipe basée sur la fonction : créer une équipe dédiée à la réalisation d’un projet donné permet de renforcer le workflow de ce projet. C’est le fonctionnement choisi par notre équipe d’exécution dans Microsoft Teams. L’équipe crée des canaux pour chaque client, si bien que tout ce qui concerne un client donné peut être géré à un emplacement unique.

Liste de contrôle du propriétaire d’équipe

Chaque type d’équipe s’accompagne de responsabilités d’encadrement propres. Voici une liste des principaux points à garder à l’esprit lorsque l’on est propriétaire d’une équipe basée sur l’organisation :

Implémenter des onglets

Vous devez vous assurer que vos onglets sont configurés de manière à ce que les documents régulièrement consultés soient facilement accessibles. Votre groupe pourra ainsi travailler uniquement à partir de Microsoft Teams, sans avoir à se rendre à plusieurs emplacements différents.

Des noms d’équipes précis

Le nom que vous donnez à une équipe doit être précis et se rapporter à l’usage que vous comptez faire de celle-ci. Un nom tel que « Marketing régional » serait par exemple trop vaste pour une équipe créée dans le but de traiter un projet marketing. Un nom tel que « Newsletter » ou « Blog » serait plus pertinent.

Une culture axée sur l’équipe

Mettre en place une culture où l’ensemble de la communication interne s’échange au sein d’une équipe constitue un énorme avantage pour la gouvernance des données. Même si une conversation relative à un projet démarre par un e-mail, du fait de l’intégration d’Outlook, toute la chaîne d’e-mails peut être directement envoyée à l’équipe concernée. Pour initier ce changement culturel et le pérenniser, il est probable que le propriétaire de l’équipe ou un groupe sélectionné de membres de l’équipe devra donner l’exemple.

Contrôlez régulièrement vos équipes

Vous devriez, de temps à autre, effectuer une analyse globale de vos équipes pour vérifier qu’elles jouent le rôle pour lequel elles ont été créées. Une fois par mois par exemple, prévoyez du temps pour passer en revue vos équipes et poser des questions telles que :

  • « Avons-nous les conversations que nous avions imaginées au sein de cette équipe ? »
  • « Avons-nous tendance à nous éloigner du sujet annoncé lorsque nous bavardons ici ? »
  • « Devrions-nous ajouter des canaux sur des thèmes particuliers ? »

Sécurité

Est-il acceptable que le contenu des discussions que vous aurez dans les différentes équipes soit visible pour tous les collaborateurs de l’entreprise ? Ou souhaitez-vous tenir une liste déterminant qui peut voir certains contenus donnés ? En gardant ces questions à l’esprit, voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre pour assurer la sécurité de vos équipes :

  1. Prenez note de la mission et de l’objectif de chaque équipe et des discussions susceptibles d’avoir lieu
  2. Projetez-vous dans l’avenir et demandez-vous : « Qu’est-ce qui pourrait mal se passer ? » Par exemple, un groupe de personnes discutant de sujets marketing courants pourrait ou non avoir besoin d’accéder au budget marketing. Souvenez-vous que chaque personne que vous invitez dans une équipe peut, par défaut, consulter l’ensemble des fichiers conservés dans cette équipe. Anticipez les problèmes et assurez-vous qu’aucune information ne se trouve à un endroit où elle n’est pas supposée être.
  3. Vérifiez régulièrement la liste des membres d’une équipe pour en exclure les utilisateurs n’ayant pas nécessairement besoin d’y accéder. Mieux : nous disposons d’un outil envoyant automatiquement des e-mails de recertification pour contrôler si les utilisateurs concernés peuvent ou non faire partie d’une équipe donnée.

Sachez ce dont vous disposez

En plus des aspects ci-dessus à prendre en compte lorsque vous créez et supervisez une équipe, vous devriez également savoir que vous avez accès aux éléments suivants lorsque vous en créez une :

Une adresse e-mail de distribution. Chaque groupe dispose d’une adresse e-mail propre, c’est pourquoi votre équipe s’en voit attribuer une par défaut. Cette fonctionnalité est utile si vous avez besoin de contacter simultanément tous les membres de l’équipe par e-mail.

Un calendrier de groupe. Vous souhaitez programmer facilement une réunion avec tous les membres d’une équipe particulière ? Cette fonction vous en donne la possibilité.

Un tableau Planificateur. Il s’agit d’un tableau Planificateur basé sur des cartes classique, semblable à ceux utilisés par Trello ou Asana. Mais soyez sur vos gardes avec cette fonction. En quittant le tableau associé à une équipe vous risquez, dans certains cas, de quitter complètement l’équipe concernée. Scrutez attentivement l’interface du Planificateur chaque fois que vous quittez un tableau.

Un site d’équipe SharePoint. Un site SharePoint va de pair avec une foule de fonctionnalités. Il vous permet de créer un wiki d’aspect plus traditionnel et de gérer du contenu statique pouvant être utilisé par votre équipe. Un bloc-notes est également attribué par défaut à chaque équipe.


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